Onboarding: O Que É e Como Criar Um Processo Eficiente

Com um onboarding eficiente, o primeiro dia de trabalho pode ser uma experiência incrível.

Mas essa não é a realidade na maioria das empresas.

Um novo emprego costuma gerar ansiedade e incertezas, tanto no empregador quanto no colaborador.

Por isso, é preciso investir no processo de integração dos novos funcionários.

Assim, você aproveita toda a energia dos recém-chegados e acelera sua adaptação, garantindo que produzam o mais rápido possível e alcancem seu pleno potencial em curto prazo.

As vantagens não param por aí: o onboarding também ajuda a reter talentos e reduzir a rotatividade na sua empresa.

Parece um bom negócio, certo?

E não é difícil de implementar, como você vai descobrir nos próximos tópicos.

Continue lendo e aprenda a valorizar seus novos talentos desde o primeiro dia.

O que é onboarding?

Onboarding, em gestão de pessoas, é o processo de integração de novos colaboradores à cultura e método de trabalho da empresa. Seu propósito é facilitar a adaptação do profissional e garantir que ele atinja seu pleno potencial o mais rápido possível, alinhado aos objetivos do negócio.

A palavra inglesa onboarding representa o ato de “embarcar”, ou seja, trazer o recém-contratado a bordo.

Esse processo é fundamental, pois cada nova contratação exige um tempo para inserir o colaborador no contexto da empresa, transmitindo seus valores, metas e procedimentos.

Quando o assunto é onboarding, o RH é o departamento responsável, que deve iniciar o programa de integração logo após a admissão do candidato.

É importante evitar a confusão com o onboarding marketing, um processo que guia o cliente no uso do produto e serviço logo após a compra.

Historicamente, o conceito começou a ser utilizado na década de 1970, quando as empresas perceberam que o treinamento “on the job” (aprendizado na prática) não era suficiente para orientar seus novos funcionários.

Sem a atenção necessária, os profissionais demoram muito mais tempo para compreender os processos e objetivos da organização e se familiarizar com o ambiente e as pessoas.

E cada hora de trabalho perdida, obviamente, representa um prejuízo para a empresa.

Logo, o onboarding surgiu para agilizar a aprendizagem dos iniciantes e, de quebra, melhorar os níveis de retenção e qualidade das contratações.

Quais os benefícios de ter um processo eficiente?

A importância do onboarding está na capacidade de acelerar a adaptação dos recém-contratados e alcançar sua produtividade máxima rapidamente.

Estes são alguns dos benefícios em ter um processo eficiente na sua empresa.

Motivação desde o início

O onboarding é o impulso inicial para garantir a motivação dos novos talentos dentro da empresa.

Quando o profissional se sente acolhido e orientado, a tendência é que se envolva rapidamente com o trabalho e comece a apresentar resultados em poucos dias.

Começar motivado também é muito importante para facilitar a socialização e contribuir com o clima organizacional da empresa.

Assim, você garante o melhor início possível para o profissional e colhe os frutos do engajamento.

Integração em todas as dimensões

A integração tem várias dimensões dentro da organização, tais como:

• Socialização com os colegas de trabalho e gestores
• Adaptação às ferramentas e tecnologias utilizadas no dia a dia
• Acesso ao conhecimento e informações compartilhados pela empresa
• Alinhamento aos objetivos, estratégias e metas do negócio
• Internalização dos valores, propósitos e missão da organização
• Identificação com a cultura organizacional
• Domínio dos processos, métodos e rotinas de trabalho
• Desenvolvimento da visão sistêmica da empresa, compreendendo seu funcionamento e interação entre as áreas.

Todos esses aspectos são contemplados pelo onboarding, ao menos em seu estágio inicial.

Retenção de talentos

O estudo The True Cost of a Bad Hire (2015), realizado pelo Brandon Hall Group e publicado pela Glassdoor, mostra que um ótimo onboarding é capaz de aumentar a retenção de talentos em 82%.

O resultado mostra a importância de reter seus colaboradores desde o primeiro dia de trabalho, por meio de uma experiência satisfatória.

Assim que entram em uma nova empresa, as pessoas esperam ser bem recepcionadas e enxergar perspectivas de crescimento.

Do contrário, podem simplesmente continuar sua procura por vagas e sair na primeira oportunidade.

Redução da rotatividade

A redução da taxa de rotatividade, ou turnover, é outro benefício valioso do onboarding nas empresas.

Esse indicador representa o fluxo de entradas e saídas de colaboradores, que pode prejudicar seriamente a produtividade se for muito intenso.

Além disso, uma alta rotatividade gera custos extras com rescisões contratuais e impacta diretamente o clima organizacional, aumentando a insegurança e afetando os ânimos das equipes.

Para evitar esses problemas, é melhor investir em um excelente onboarding de novos funcionários para reduzir o risco de demissões precoces.

Vale lembrar que os recém-contratados são duas vezes mais propensos a procurar outro emprego quando ficam insatisfeitos no período de integração, segundo uma pesquisa da Digitate, realizada em 2018.

Como criar um processo de onboarding para novos funcionários?

Se você quer criar um processo de onboarding sob medida na sua empresa, está no artigo certo.

Aqui vão alguns passos importantes para essa missão.

Planeje e defina o cronograma

O onboarding exige um planejamento prévio e um cronograma para criar a melhor experiência possível para o novo colaborador.

Para isso, é importante partir das seguintes questões:

• Quais os objetivos e metas do onboarding na empresa?
• Qual o período ideal para o processo (duas semanas ou um mês, por exemplo)?
• Qual a expectativa de aprendizagem do novo colaborador nesse período?
• Quais ações de onboarding serão utilizadas?
• Como será medido o desempenho do recém-contratado?
• Quem será responsável por acompanhar o colaborador e dar feedback?
• Quais treinamentos serão necessários para integrá-lo à empresa?
• Quais líderes e profissionais ele deverá conhecer?
• Quais recursos serão oferecidos para apoiar sua jornada?

Essas perguntas permitem que você personalize o onboarding e ajuste às necessidades do seu negócio.

Depois de respondê-las, você poderá distribuir as ações e eventos no cronograma, pensando no processo de aprendizagem e adaptação do profissional ao longo das semanas.

Comece o onboarding logo após a aprovação

Ao invés de esperar pelo primeiro dia do colaborador, você pode dar início ao processo de onboarding logo após a aprovação no processo seletivo.

Se tiver um portal dedicado ao programa, por exemplo, vale liberar o acesso ao novo colaborador para ir se ambientando.

Você ainda pode enviar e-mails e materiais introduzindo a empresa e dando as boas-vindas ao profissional, com algumas dicas para se sair bem no período de integração.

Qualquer informação que você puder adiantar já ajuda no preparo psicológico do novo contratado e aumenta as chances de sucesso do processo.

Prepare a recepção do primeiro dia

Nada é mais frustrante para um colaborador do que chegar ao seu primeiro dia de trabalho e ficar perdido, sem um login de acesso ao sistema ou alguém para guiá-lo pela empresa.

Por isso, você deve preparar tudo para a recepção do profissional, desde as instruções para a recepcionista e equipe até os materiais de escritório e recursos necessários.

Por exemplo, é essencial que o colaborador já tenha uma estação de trabalho pronta, um login e senha para acessar seu e-mail e a intranet, e também uma pessoa responsável para apresentá-lo a todos – que pode ser seu superior imediato.

Invista em treinamentos e capacitação

Durante todo o onboarding, o colaborador deverá contar com treinamentos e capacitações para absorver o máximo de informações sobre a empresa.

Você terá que desenvolver essas formações com base nas necessidades do recém-contratado, tendo em mente o objetivo de fazê-lo produzir o mais rápido possível.

Mas não adianta ficar só na apresentação de slides com a breve história da empresa.

Você terá que transmitir os valores da organização, suas metas de negócio, política de carreiras, organograma, programa de avaliação de desempenho, entre outros temas fundamentais para a integração do novato.

Documente todo o processo

O processo de onboarding deverá ser documentado e devidamente padronizado, para que todos os recém-contratados tenham a mesma experiência.

Com as avaliações de resultados, você poderá aprimorar o processo ao longo do tempo, mas sempre atualizando o documento oficial e compartilhando com os responsáveis.

A ideia é fixar um modelo de integração de sucesso e aplicá-lo imediatamente após todos os processo seletivos.

Compartilhe com os gestores

A participação da liderança é decisiva para o sucesso do onboarding, pois os gestores têm o papel de acolher e orientar os novos colaboradores.

Se possível, o superior imediato deverá acompanhar atentamente os primeiros passos do profissional, sendo responsável pela sua avaliação ao final do processo.

Também é interessante que o novo funcionário tenha contato com outros líderes da empresa, o que pode ocorrer em reuniões, almoços e eventos.

6 Dicas para você aproveitar melhor o primeiro dia do colaborador

O primeiro dia do colaborador é uma oportunidade única de começar com o pé direito e aproveitar toda a energia de uma nova contratação.

Se você não quer perder essa chance, siga minhas dicas.

Prepare um kit de boas-vindas

Para que o colaborador se sinta valorizado desde o primeiro dia, você pode recebê-lo com um kit de boas-vindas personalizado.

Pode ser algo simples, contendo o manual do colaborador, crachá, materiais de escritório como cadernos, lápis, calendário e talvez algum brinde personalizado com a marca, como uma caneca ou um apoio para celular.

Esse pequeno gesto fará toda a diferença para causar uma primeira impressão incrível, estimulando o senso de pertencimento do novo profissional.

Envolva os colegas de trabalho

Toda a equipe deverá estar preparada para receber seu novo integrante, pois o calor humano é a melhor forma de acolher novos colaboradores.

Um sorriso e um cumprimento de boas-vindas será suficiente para aliviar a ansiedade do novato e suas inseguranças a respeito dos novos colegas.

Por isso, cabe ao responsável pelo onboarding informar as equipes sobre a chegada do profissional e instruí-las para esse momento.

Você ainda pode promover um almoço em equipe para integrar ainda mais o recém-chegado.

Nomeie um padrinho ou madrinha

Também é essencial nomear um padrinho ou madrinha para acompanhar o colaborador durante seu onboarding.

Mesmo que o superior imediato tenha um papel importante, ele não estará sempre por perto para ajudar o novo profissional.

Logo, é interessante ter um colega de trabalho sempre disponível para oferecer o suporte necessário e as orientações sobre a empresa.

Faça o tour da empresa

O tour da empresa é fundamental no onboarding, pois ajuda o colaborador a se ambientar e conhecer melhor os espaços e pessoas do escritório.

Logo que a pessoa chegar, leve-a para conhecer todos os setores e partes do escritório, apresentando os funcionários e seus cargos.

É importante explicar pequenos detalhes como o funcionamento da copa, política de uso das salas de reunião e organização das estações de trabalho.

Esclareça as políticas do RH

Outro ponto importantíssimo é deixar claro quais são as políticas do RH, como o plano de carreira, programa de benefícios e data de pagamento.

Além disso, o colaborador deve estar ciente das práticas de avaliação de desempenho e metas desde o primeiro dia.

Não se esqueça de apresentar todos os programas de treinamento, campanhas de endomarketing e iniciativas de inovação dentro da empresa.

Explique todo o processo e suas metas

Boa parte da ansiedade do primeiro dia vem das incertezas sobre o que fazer, como fazer e quais são as expectativas da empresa.

Por isso, é essencial que você explique como será o processo de onboarding em todas as etapas e quais metas de aprendizagem e desempenho o colaborador deverá cumprir.

Assim, ele já começa sabendo exatamente como agir e quais objetivos terá que atingir para provar suas competências.

As 5 Melhores Ferramentas Para Auxiliar no Onboarding da Sua Empresa

Você já sabe como estruturar seu processo de onboarding, mas vai precisar de um bom kit de ferramentas para implementá-lo.

Estas são as melhores opções.

Plataforma de onboarding

Ter sua própria plataforma de onboarding na intranet da empresa é uma excelente forma de digitalizar o processo e automatizar tarefas.

Se não tiver recursos para desenvolver um sistema próprio, há inúmeras opções de softwares e aplicativos no mercado.

Algumas soluções de RH já integram ferramentas para auxiliar no onboarding, e outras são desenvolvidas especialmente para isso, como o Talmundo.

Esses sistemas permitem que você digitalize toda a documentação do processo, crie treinamentos interativos e mapeie toda a jornada do novo colaborador.

Canais de comunicação interna

Os canais de comunicação interna da sua empresa são veículos importantes para informar sobre a chegada dos novos colaboradores e andamento do onboarding.

Você pode, por exemplo, anunciar os novos contratados na TV corporativa, rede social corporativa e newsletter da organização.

Também é interessante usar as mídias sociais da empresa para apresentar os novos profissionais e desejar as boas-vindas publicamente.

Assim, você faz com que os iniciantes se sintam importantes e ainda motiva os colaboradores a recebê-los.

Manual do colaborador

O antigo “regulamento interno” da empresa foi reinventado para se tornar um simpático manual do colaborador.

Esse é um dos materiais mais importantes para guiar seu novo talento pela jornada de onboarding, e pode ser oferecido em formato digital e/ou impresso.

Confira alguns conteúdos que não podem faltar no seu manual:

• Missão, visão e valores da empresa
• Breve histórico e momento atual da organização
• Oportunidades de carreira e desenvolvimento
• Funcionamento dos sistemas de comunicação interna
• Regras de funcionamento da copa, cozinha, banheiros e salas de reunião e eventos
• Normas sobre dress-code (se houver), horários e uso de espaços
• Programas de incentivo, reconhecimento e inovação
• Dicas de adaptação à cultura organizacional
• Outras orientações importantes sobre liderança, segurança e políticas internas.

Assim, o novo colaborador terá todas as informações que precisa sempre à mão.

Chatbots

Já imaginou utilizar um chatbot (robô de conversação) para o tutorial de primeiros passos na sua empresa?

É uma solução criativa e inteligente para responder às dúvidas mais comuns dos recém-contratados, tornando seu processo de onboarding mais prático e divertido.

Para isso, basta programar o software para guiar os usuários e oferecer respostas às questões mais importantes sobre a organização, em uma simulação de diálogo real.

Se tiver recursos para desenvolver seu bot, não deixe de usar essa ferramenta altamente eficiente.

Treinamentos engajantes

Para aproveitar ao máximo a energia e vontade de aprender do seu novo funcionário, seus treinamentos de onboarding precisam ser engajantes.

Que tal usar a gamificação e criar quizzes sobre a empresa para treinar os colaboradores?

Ou utilizar vídeos interativos para motivar ainda mais o aprendizado?

Você também pode apostar no mobile learning e microlearning, tendências que facilitam a aprendizagem no próprio celular com microlições diárias.

Com certeza, seus novos colaboradores ficarão empolgados com essas estratégias de capacitação.

Conclusão

Entendeu a importância do onboarding para integrar e reter seus novos talentos?

Com um processo bem estruturado, você pode aproveitar toda a energia revigorante dos recém-contratados e torná-los produtivos em poucas semanas.

Para isso, os primeiros dias na empresa são decisivos, e você pode transformá-los em uma experiência única.

Como um profissional do marketing, vejo no onboarding uma oportunidade de fidelizar seus colaboradores desde o início e garantir sua vantagem competitiva.

Parece uma boa ideia para você?

Quais dicas você pretende aplicar para criar seu onboarding?

Já compartilhei meu conhecimento, e agora quero contar com a sua opinião nos comentários abaixo.