Scrum é um método de planejamento e gestão de projetos de alta performance, utilizado para otimizar recursos materiais, humanos, financeiros e de tempo. Para tanto, trabalha com equipes reduzidas, mas multifuncionais, dividindo as ações em ciclos, o que agrega eficiência e produtividade ao processo.
Já ouviu falar em Scrum?
Essa é uma metodologia ágil que veio para revolucionar a gestão de projetos e o trabalho em equipe.
Mesmo sendo muito usada para otimizar e organizar o desenvolvimento de softwares, também pode beneficiar vários outros tipos de projetos.
E não estou exagerando quando digo “outros tipos”, porque pode servir para planejar até mesmo um casamento.
É isso mesmo. Pode acreditar.
A grande vantagem de usar a metodologia Scrum é aprender a fazer mais em menos tempo, o que tem relação com conceitos amplamente perseguidos no ambiente corporativo, como eficiência e produtividade.
Cá entre nós, é isso o que toda empresa quer, concorda?
Ao adotar o modelo Scrum, é possível garantir entregas de qualidade dentro dos requisitos, custos e prazos previamente definidos.
Como consequência, isso evita prejuízos financeiros, insatisfação com os resultados ou retrabalhos desnecessários.
É por isso que recomendo que busque saber mais sobre a metodologia, seu objetivo, onde e quando foi criada e como funciona ao longo deste artigo.
Já adianto que o uso do Scrum parece bastante técnico.
Mas, ao conhecer o que está por trás de palavras como Backlog e Sprint, você está pronto para aprender tudo o que precisa.
Solte os ombros e vamos nesta!
O que é Scrum?
Scrum é um conjunto de boas práticas para a gestão de projetos de alta performance. Uma metodologia ou framework para otimizar recursos, custos e tempo.
Em resumo: é trabalhar com equipes reduzidas e multifuncionais, onde cada membro tem uma função para atingir o objetivo final.
Com a divisão das tarefas em ciclos, o modelo agrega eficiência e produtividade, qualificando os resultados e permitindo ao time realizar mais em um prazo menor.
Uma curiosidade interessante sobre o Scrum é que essa é uma metodologia muito semelhante a um jogo de rúgbi.
Ainda neste artigo você vai entender o motivo para tal comparação.
Qual é o objetivo do Scrum?
Com o aumento da competitividade e exigência do mercado, as empresas precisam correr contra o tempo para criar soluções inovadoras, se destacar e não perder espaço para os concorrentes.
Considerando esse cenário, o principal objetivo do Scrum é dar agilidade ao desenvolvimento de projetos.
Assim, o modelo é um aliado para aumentar a satisfação dos clientes e também a aderência ao produto final.
Como funciona
Embora existam vários termos técnicos envolvidos no uso da metodologia, vou explicar antes, de forma descomplicada, o funcionamento do Scrum.
Assim, fica mais fácil para que entenda as nuances do processo.
Combinado? Vamos lá!
Para começar, vamos aos conceitos:
- No Scrum, os projetos são divididos em ciclos de atividades (chamados de Sprints).
- Cada um desses ciclos tem um prazo para ser executado (o que recebe o nome de Time Box).
- Paralelo a isso, existe uma lista de funcionalidades (é o Backlog) a serem implementadas no projeto.
- Para que nada saia dos trilhos, são realizadas reuniões de planejamento diárias (o que chamamos de Daily Scrum).
- Durante esses encontros, os profissionais envolvidos alinham com o dono do produto (Product Owner) as atividades pelas quais serão responsáveis.
- A cada novo dia, eles fazem uma nova reunião (é o Sprint Review) para que todos fiquem por dentro do que foi feito no dia anterior. Na oportunidade, são levantados os possíveis impedimentos para a realização das atividades e é definido o que deve ser priorizado.
- Quando um ciclo de atividades chega ao fim, os envolvidos se reúnem novamente para discutir o que foi implementado e, assim, começam a planejar o próximo (Sprint Planning). E é assim que a coisa flui e tudo recomeça.
Observe que cada etapa dá origem a um conceito.
E por mais que os nomes sejam estrangeiros, não é difícil compreender o papel de cada um.
Como destaquei antes, o Scrum é um método cíclico, o que ajuda na sua implementação e acompanhamento.
Onde e quando o Scrum foi criado?
A história do Scrum é cheia de idas e vindas.
E tem origem em uma jogada de rúgbi, como eu já havia adiantado.
A metodologia foi criada e documentada por Jeff Sutherland, John Scumniotales e Jeff McKenna no ano de 1993.
Na oportunidade, eles implementaram o Scrum pela primeira vez na empresa Easel Corporation.
Mas a trama começa a ficar curiosa ao conhecer a fonte de inspiração do trio.
Foi o artigo “The New Product Development Game”, de autoria de Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, publicado na Harvard Business Review, em 1986, e que você pode conferir na íntegra neste link.
Na publicação, os dois pesquisadores japoneses fizeram uma analogia com o jogo de rúgbi para explicar como as suas equipes estavam desenvolvendo produtos.
Entre eles, havia carros, computadores e impressoras.
Takeuchi e Nonaka perceberam que, quando equipes pequenas e multidisciplinares (cross-functional) tocavam os projetos, os resultados se mostravam melhores.
Assim, associaram o trabalho delas com o significado de Scrum no rúgbi: uma jogada para reinício de jogo.
Na prática do esporte, oito jogadores interagem como uma muralha para que os outros possam avançar.
Com isso, cada um deles usa de suas competências para conquistar um objetivo em comum. E, assim, novas etapas são iniciadas.
Mas a história não acaba aí, tampouco é dada como definitiva.
Mesmo considerando esse cenário, muitos estudiosos apontam Ken Schwaber como o verdadeiro criador do Scrum, tendo sido apontado como aquele que formulou as primeiras versões do método.
O que se sabe é que, em 1995, ele formalizou a definição do conceito e chamou a atenção de todo o mundo para a aplicação da metodologia no desenvolvimento de softwares.
Era apenas o início de algo muito maior, que foi além dos softwares e invadiu projetos em empresas e mesmo no âmbito pessoal de muita gente.
Quem pode se beneficiar da metodologia Scrum?
Esse é um ponto muito importante sobre o Scrum.
Para muita gente, a metodologia é restrita a desenvolvedores e engenheiros.
Afinal, é cheia de conceitos estrangeiros e segue quase uma ciência exata de aplicação.
Mas a verdade é que pode beneficiar qualquer tipo de projeto, seja ele um casamento ou uma pesquisa científica.
Acredite: até mesmo o FBI usa a metodologia para realizar seus projetos investigativos.
O Scrum pode ser aplicado a qualquer trabalho em equipe, onde um grupo de pessoas trabalham juntas por um mesmo objetivo final.
Então, que tal descomplicar o processo e tirar proveito dele você também?
Veja alguns exemplos de aplicações dessa metodologia ágil:
- Para começar uma escola
- Para criar uma campanha de e-mail marketing
- Para fazer uma pesquisa científica
- Para planejar um casamento ou uma construção civil
- Para produzir conteúdo para um projeto de marketing digital.
Os exemplos não me deixam mentir que essa é mesmo uma metodologia abrangente.
Mas e a parte técnica? Não é preciso se assustar.
Agora que você já conhece o funcionamento do processo, fica mais fácil compreender seus detalhes.
A Base Fundamental
As seguintes práticas são fundamentais para a aplicação da metodologia:
- Papéis fundamentais: Product Owner, Scrum Master e Time Scrum
- Atividades básicas: Planejamento do Scrum, Execução do Sprint, Reuniões Diárias, Revisão do Sprint, Retrospectiva do Sprint e Product Backlog Grooming
- Documentos (Artefatos): Product Backlog, Sprint Backlog e Definição de Pronto.
Isoladamente, os nomes dos conceitos podem até gerar alguma dúvida, mas você vai acompanhar a partir de agora como eles funcionam na prática.
Papéis Fundamentais
Para a aplicação da metodologia as equipes devem ser compostas, basicamente, dos seguintes papéis: Product Owner, Scrum Master e Time Scrum.
Descubra as responsabilidades de cada uma delas:
Product Owner
É o ponto central do processo: o dono do produto.
Tem a função de garantir o sucesso do projeto. Isso porque fala pelo usuário e, ao mesmo tempo, pela equipe.
Avalia os benefícios e também os riscos do projeto, estipulando o que pode ou não pode ser feito.
A responsabilidade do Product Owner é decidir os recursos e funcionalidades a serem desenvolvidos. Ou seja, o Product Backlog.
Todos os pedidos devem passar por ele, incluindo solicitações urgentes.
Para que tudo flua corretamente, também deve colaborar com o Scrum Master e a equipe de desenvolvimento, além de responder às dúvidas dos profissionais envolvidos.
Scrum Master
Tem na ponta da língua as melhores práticas do Scrum, ajudando o Time Scrum a otimizar tempo e recursos.
Como um facilitador, auxilia a equipe a resolver problemas e a protege de interferências externas.
Então, afasta tudo o que pode atrapalhar sua produtividade.
Com profundos conhecimentos sobre a metodologia, é como se fosse um coach que ajuda a equipe a ter a melhor a performance possível.
Ele estimula os profissionais a abraçarem o projeto e a utilizarem o Scrum do modo mais eficiente possível.
Está se perguntando sobre a diferença entre Product Owner e Scrum Master?
Eu explico: mesmo que o gerente de projetos queira assumir esse papel, o Scrum Master não gerencia a equipe, mas lidera. Ele orienta e facilita o trabalho de todos os envolvidos.
Time Scrum
É formado pelos profissionais responsáveis pelo desenvolvimento do projeto.
São aqueles que concebem, constroem e testam o produto.
No Scrum, as equipes são autogerenciáveis e multidisciplinares.
Ou seja, trabalham de modo proativo e não precisam de supervisão.
Isso porque sabem muito bem quais são suas atividades e também as responsabilidades envolvidas.
Atividades e Artefatos Principais
A metodologia parece difícil, concordo com você.
Mas, ao conhecer as interações entre as atividades, você vai entender melhor a dinâmica do Scrum.
Apresento, a seguir, as principais atividades e artefatos a serem utilizados:
Product Backlog
É a lista de tarefas que devem ser priorizadas em cada ciclo do projeto.
E, como tal, está sempre evoluindo e se atualizando. Ou seja, é suscetível a ajustes e nunca está completa.
O Product Owner é quem põe os itens do Backlog em ordem de importância para que possam ser executados.
Para isso, leva em consideração: conhecimento, custo, risco e valor.
Então, as atividades de maior prioridade devem aparecer no topo da lista. Já as de menor valor, vão para a parte inferior.
As tarefas do Backlog podem ser adicionadas, excluídas ou revisadas de acordo com as mudanças e as necessidades de negócio.
Sprints
São ciclos de um projeto e têm duração definida. Podem durar alguns dias, ou mesmo vários meses.
Assim que um Sprint acaba, outro se inicia imediatamente logo em seguida.
Sprint Planning
O Planejamento de Sprint compreende subconjuntos de itens do Product Backlog.
Afinal, nem sempre é possível concluir todas as atividades previstas em poucas semanas de trabalho.
Durante o Sprint Planning, é preciso ter em mente qual é o objetivo do Sprint e, com isso, determinar os itens a serem priorizados.
Daily Scrum
É uma reunião diária e rápida para que todos os envolvidos estejam alinhados sobre o que foi executado e o que é prioridade.
Pode ser feita até mesmo com os participantes de pé, para que flua mais rapidamente.
Afinal, a ordem máxima da metodologia é ser eficiente e não perder tempo.
Deve ser organizada e convocada pelo Scrum Master.
3 perguntas básicas da Reunião Diária
Já que a agilidade é sempre uma meta perseguida, para acelerar o Daily Scrum, o Scrum Master pode fazer as seguintes perguntas para cada membro da equipe:
- O que você fez ontem?
- O que pretende fazer hoje?
- Existe algum obstáculo no caminho?
Dessa forma, todos podem entender o progresso do projeto e também os possíveis impeditivos com potencial para prejudicar a execução das atividades.
A ideia é que essas reuniões estimulem ainda mais a colaboração entre os profissionais envolvidos.
Dica: use a criatividade para evitar que se transforme em uma leitura de agendas.
As falas não devem ser repetitivas, mas interativas e objetivas.
Definition of Done (Definição de Pronto)
É o documento que define quando parte do produto ou funcionalidade está concluída.
Para isso, é preciso que todo o Time Scrum tenha clareza sobre a Definição de Pronto. Isto é, quando devem entender que foi finalizada.
Sprint Review (Revisão do Sprint)
Funciona como uma reunião informal de final de Sprint.
Tem por objetivo apresentar a evolução do projeto e discutir de modo colaborativo a necessidade de adaptações.
Sprint Retrospective (Retrospectiva do Sprint)
Acontece depois do Sprint Review e antes do planejamento do próximo Sprint.
Essa é uma retrospectiva sobre as atividades realizadas, os aprendizados, os desafios e as oportunidades de melhorias.
Mudanças no projeto
Como nem tudo é perfeito e imprevistos acontecem, as alterações de Sprint fazem parte da execução do projeto.
Não se chateie se isso acontecer: olhe como uma oportunidade de aperfeiçoar ainda mais os processos.
Quando ajustes forem necessários, é a hora de iniciar um segundo Sprint.
O que não for concluído, deve seguir para o próximo ciclo.
E, assim, sucessivamente.
Afinal, o uso da metodologia é incremental.
Ferramentas
Por que perder tempo com post-its se existem ferramentas Scrum para facilitar a gestão ágil de projetos?
Desapegue!
Você pode montar o seu Quadro Scrum dentro de ferramentas digitais gratuitas.
Um lugar para organizar o Backlog, gerenciar tarefas e acompanhar o andamento do projeto.
Não sabe onde?
Veja uma lista com 10 ferramentas de Scrum gratuitas para facilitar o trabalho em equipe:
Oferece: busca básica, painéis, projetos e tarefas ilimitadas, além de acesso a até 15 membros.
Oferece: espaço para um time, um projeto, 3 aplicativos e 100 MB de armazenamento.
Oferece: aplicativos móveis, 2 integrações com apps, dashboards e painéis customizáveis, projetos e tarefas ilimitadas e 20 MB para arquivos anexos.
Oferece: chat, acesso a 5 usuários, integração com código-fonte e relatórios de progresso.
Oferece: agendamento de eventos, gerenciamento do Product Backlog, Monitoramento de progresso e planejamento de Sprints.
Oferece: um projeto, dois usuários, integração com Dropbox, quadro Kanban e relatórios.
Oferece: acesso a 3 membros em 1 projeto privado com até 300 MB de armazenamento, além de participação ilimitada a projetos públicos.
Oferece: anexos ilimitados de até 10 MB, cartões, checklists, quadros, listas, além de integração com outras ferramentas como Google Drive e Dropbox.
Oferece: acesso a 5 usuários, apps, atualizações em tempo real, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de tarefas, integrações e 2 GB de armazenamento.
Oferece: acesso a 10 usuários, geração de relatórios, rastreamento de bugs e 5 GB de armazenamento.
É verdade que existem outras ferramentas que poderiam fazer parte da lista.
Mas com essas 10 relacionadas você já tem todo o suporte de que precisa para colocar o método Scrum em prática e obter excelentes resultados.
Conclusão
Depois de conhecer os detalhes sobre a metodologia Scrum, seu funcionamento e as principais bases envolvidas, é hora de se voltar à sua realidade.
Preparado para testar o modelo, otimizar o trabalho em equipe e garantir a qualidade do seu projeto?
Com o Scrum, você garante que tudo aconteça dentro do previsto e que os custos e prazos sejam cumpridos.
Já usou alguma vez o Scrum no seu negócio? Ou quais são os seus planos para ele? Compartilhe a sua experiência nos comentários!
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