La mayoría de las empresas utilizan Excel para ingresar y organizar información.
Hay más de 750 millones de personas utilizando Excel en el mundo.
Si estás familiarizado con Excel y tienes una idea de las funciones básicas es genial y una gran ventaja.
Pero, estoy aquí para ir un paso más allá de las funciones básicas.
Deberías estar utilizando Excel para analizar y organizar información sobre los esfuerzos que estás poniendo en el marketing.
Probablemente sabrás cómo meter números, palabras, cantidades de dinero y, otras cifras en las columnas y filas de una hoja de Excel.
Si solo estás utilizando Excel para eso, no estás usando todo el potencial de este software.
¿Por qué?
Dicho de forma simple, es difícil analizar grandes cantidades de información sin la ayuda de elementos visuales.
Aquí es donde puedes utilizar una tabla dinámica para hacer tu vida más fácil.
A pesar de su reputación, las tablas dinámicas no son tan complicadas e difíciles como puedas pensar. Puedes usarlas para:
- Resumir
- Analizar
- Explorar
- Presentar
Necesitas analizar gran cantidad de datos para conocer la efectividad de tu campaña de marketing.
Si no estás analizando de forma apropiada tu información de marketing, te va a costar.
¿Cómo puedes saber si tus esfuerzos tienen éxito o son rentables sin analizar los números? No puedes.
Allí es donde las tablas dinámicas juegan un papel importante.
Son una gran herramienta cuando tienes una gran cantidad de cifras que debes sumar.
También, puedes utilizar tablas dinámicas para comparar información similar y cifras desde distintas perspectivas.
Te mostraré cómo crearlas y cómo analizar de manera efectiva tu información de marketing.
Primero, organiza toda la información en Excel.
Antes de que puedas hacer una tabla dinámica, tienes que tener organizada toda tu información en una hoja de Excel.
¿Cuál es la fuente de tus datos?
Este es un desglose de como las empresas están invirtiendo sus presupuestos de marketing digital.
Tal vez, tengas tu información en otra plataforma o software que no sea Excel.
Si estás metiendo información de forma manual en una hoja de Excel, lo más probable es que ya esté de alguna forma organizada.
Sin embargo, si tu información está en otra parte, necesitas meter esos números en una nueva hoja de cálculo.
Hay algunas formas en las que puedes hacer eso.
La primera, es meter todo manualmente. Yo, no recomiendo esto.
Claro, si has estado metiendo datos de forma manual en una hoja de Excel diariamente o cada semana por un largo período de tiempo, no es mala idea.
Sin embargo, escribir de forma manual la información de todo un año en Excel no es práctico ni realista en algunas ocasiones.
Dependiendo de cuánta información tengas, este proceso podría durar horas, semanas o incluso meses. Ese, definitivamente no es un uso eficiente de tu tiempo.
Un increíble 89 por ciento de los empleados admite perder tiempo en el trabajo.
Tus empleados ya están perdiendo tiempo, así que si tú no estás trabajando de forma productiva, entonces es una receta para el desastre.
Importa tus datos
Para ahorrar algo de tiempo y maximizar la productividad, puedes importar datos o información en una hoja de Excel. Así es cómo lo haces:
Paso #1: Elige el menú «Archivo» en una nueva hoja de cálculo de Excel.
Empieza abriendo una nueva hoja de cálculo.
Encuentra el menú «Archivo» en la esquina superior izquierda de tu pantalla.
Paso #2: Selecciona «Importar» del menú desplegable.
Después de que hagas click en «Archivo», verás «Importar» más o menos en el centro del menú.
Haz click en «Importar.»
Paso #3: Elige el tipo de archivo.
Aparecerá un nuevo recuadro con las opciones para elegir el tipo de archivo.
La opción que elijas dependerá completamente de la fuente de tus datos.
Tus datos probablemente estarán en un formato de CSV o HTML, pero todas las opciones son una posibilidad dependiendo de la plataforma o software que estés utilizando.
Aunque, Excel es extremadamente útil, no siempre es perfecto.
Es posible que tu proceso de importación no haya resultado 100 por ciento correcto.
Tómate el tiempo de revisar la información y corregir cualquier campo incorrecto.
Por ejemplo, columnas que se suponen ser moneda, como el dólar, tal vez aparezcan como cifras normales.
Eso se puede arreglar de forma fácil.
Simplemente, resalta las celdas y selecciona tu moneda bajo la sección «Números» de la pestaña «Inicio.»
Tal vez, haya otros problemas menores en la importación, pero no es nada que no puedas arreglar rápidamente.
Si estás teniendo dificultades, Microsoft tiene una guía para resolver problemas, en donde te explica paso a paso cómo hacerlo.
Es importante que toda tu información esté organizada antes de que intentes crear una tabla dinámica.
En la mayoría de casos simplemente necesitarás eliminar algunas columnas o filas vacías, o celdas en blanco.
Crea tu tabla dinámica utilizando la información.
Ahora que has importado toda la información a Excel, puedes crear una tabla dinámica para organizar y compararla.
Ahora mismo tu hoja de cálculo contiene solo información en bruto.
Para llevar las cosas un paso más allá, puedes crear una tabla dinámica para analizar la información.
Este es un ejemplo sobre un equipo de ventas hipotético.
Te mostraré cómo construir una tabla dinámica con esta información.
Paso #1: Elige los datos que quieres analizar.
Estos datos en bruto son una gran información, pero ¿qué puedes hacer con ellos? No mucho.
No conoces el pedido total de cada vendedor, y no sabes cuál es el total de todos los pedidos.
Si quieres analizar tu campaña de marketing, estas son piezas de información importantes.
Primero, resume la información.
No necesitas seleccionar toda la hoja de cálculo para crear una tabla dinámica.
Por ejemplo, la captura de pantalla de arriba tal vez contenga columnas adicionales acerca de la fecha de cada venta o la dirección de los clientes.
Sin embargo, eso no es necesario para comparar las ventas y los pedidos mensuales.
Simplemente, selecciona la información importante.
Resalta todas esas celdas de conteniendo con los datos relevantes, incluyendo los encabezados de cada columna.
Paso #2: Elige «Tabla Dinámica» de la pestaña «Datos.»
Notarás que la pestaña «Datos» está en la parte superior derecha en Excel.
A partir de ahí, puedes seleccionar «Tablas Dinámicas» bajo la sección «Análisis.»
Paso #3: Crea la tabla.
Por defecto, tu tabla dinámica se abrirá en una nueva pestaña de la hoja de trabajo.
Recomiendo que lo dejes así.
Puede ser difícil leer si colocas tu tabla dinámica en la hoja de trabajo existente con toda la información.
Si necesitas recurrir a tu hoja de datos, es fácil cambiar entre pestañas.
Como ya has resaltado previamente la información en la hoja de cálculo, la opción «Seleccionar una tabla o rango» ya está marcada.
Paso #4: Abre una nueva pestaña de hoja de trabajo.
La nueva hoja de trabajo será nombrada automáticamente como «Hoja 2», pero puedes nombrarla como quieras para organizarte.
Fíjate en la sección superior derecha de la pantalla.
Es la sección de los campos de la tabla dinámica que contiene todos los encabezados que resaltamos anteriormente en el primer paso.
¿Recuerdas que dije de seleccionar solo la información importante de tu fuente de datos?
Pues bien, ahora tienes la opción de resumir esas opciones mucho más.
Paso #5: Elige los campos
Para este ejemplo, simplemente seleccionaremos los campos «Vendedor» y «Pedido.»
Paso #6: Arrastra los campos al área deseada.
Puedes colocar un campo seleccionado en una de cuatro áreas.
- Filtros
- Columnas
- Filas
- Valores
En este ejemplo, coloqué el campo «Vendedor» bajo «Filas» y «La Cantidad del Pedido» bajo la sección de «Valores.»
Paso #7: Cambia el campo del valor.
Si quieres cambiar el campo del valor por otra cosa diferente a la suma, tienes algunas opciones.
Simplemente, haz click en la configuración del campo de valor y ajusta el cálculo.
En este ejemplo, la única opción relevante sería, probablemente, un promedio.
Sin embargo, lo dejaré como una suma por ahora.
Paso #8: Visualiza tu nueva tabla dinámica.
Tómate un minuto para analizar lo que hemos logrado hasta ahora.
Recuerda cómo se veía nuestra información en el paso número uno. Si no lo recuerdas, vuelve un momento y míralo.
Es mucho más fácil analizar la información ahora.
Se muestra a cada vendedor por separado, y sus ventas totales ya están calculadas.
Puedes ver incluso el total de todas las ventas.
Convertimos la información en bruto de nuestra hoja de cálculo inicial, en una tabla dinámica organizada.
Paso #9: Extrae la información.
Digamos que quieres ver el total de pedidos cada mes.
No necesitas empezar de cero.
Esta información puedes conseguirla fácilmente con algunos simples clicks.
Tan solo deselecciona la casilla de vendedor y haz click en el campo «Mes».
Asegúrate de que el campo «Mes» aparezca en la sección de «Filas» en la parte inferior derecha de tu pantalla.
Eso es todo.
La información se calcula en segundos.
Sigue mezclando y combinando las casillas que quieras seleccionar, dependiendo de la información que estés intentando analizar.
Puedes utilizar también otras herramientas de análisis mientras estás evaluando la información.
Analiza los resultados.
Está bien, así que ahora eres un experto creando tablas dinámicas, entonces es tiempo de aplicar la información a tu negocio.
¿Qué deberías buscar?
Esta gráfica de Customer Engagement, te da algunos puntos de partida cuando analizas las decisiones de marketing basándote en datos.
Toda la información debería ayudarte a escalar y a medir los resultados de tu campaña de marketing.
¿Es efectiva o está creando un agujero en la cuenta corriente de la empresa?
Todos tus datos deberían mirar hacia la experiencia de usuario.
¿Dónde te encuentran tus clientes?
¿Qué está generando ventas?
¿Qué esfuerzos de marketing se convierten en tasas de conversión altas?
Trata de utilizar los resultados de los datos para maximizar la optimización de la tasa de conversión.
Una de las mejores formas de analizar tus datos de marketing es con ayuda visual.
Observa esta gráfica de la Escuela de Medicina de la Universidad de Alabama. Llevaron a cabo un estudio acerca de los beneficios de las ayudas visuales.
Si presentas la información de la tabla dinámica a tu equipo de ventas, equipo de marketing o departamento de contabilidad, puedes utilizar elementos visuales para transmitir mejor el mensaje.
La tabla dinámica es genial. Ya hemos dejado eso claro.
Pero, puedes llevar un paso más allá la información de tu tabla si estás haciendo una presentación.
Si eres un especialista en marketing de contenidos, deberías familiarizarte con estas estadísticas antes de una reunión o presentación.
Crea una gráfica dinámica
Para mantener las cosas simples, continuaré con los mismos datos hipotéticos del ejemplo que usamos antes.
Paso #1: Haz click en cualquier celda de tu tabla dinámica.
No importa si es una palabra, número, total o encabezado.
Simplemente, asegúrate de que la celda esté resaltada.
Paso #2: Ve a la pestaña «Gráficas» en la parte superior de Excel.
Haz click en la pestaña «Gráficas» para mostrar las diferentes opciones.
Paso #3: Elige un gráfico de la lista.
Yo he seleccionado el de columnas agrupadas para este tipo de información. Es una buena representación visual de la información de tres meses.
Cuando estés haciendo esto, elige la opción que más te guste.
Con eso en mente, es mejor mantener las cosas simples, especialmente si estás haciendo una presentación.
Paso #4: Analiza la gráfica.
Es una buena ayuda visual para medir la productividad y compararlo con tu estrategia de marketing.
Profundicemos un poco más en esta información.
Michael Brennan tuvo un gran mes en enero.
De hecho, fue el mes con mejor productividad de todo el equipo de ventas.
¿Qué hizo que bajara su productividad tan drásticamente los siguientes dos meses?
Pudo haber sido una variedad de factores, pero establezcamos un par de escenarios realistas.
Podría ser un problema de marketing. Compara esa información con lo que hayas cambiado durante esos dos meses.
¿Redujiste tus esfuerzos de marketing? ¿Cambiaste tu estrategia?
Tienes que crear una estrategia de marketing efectiva y seguir el plan.
Si cambiaste algo en tu e-commerce, también podría afectar a los datos.
Este es un vídeo donde explico cómo optimizar tus páginas de productos en tu e-commerce.
Tal vez, Michael perdió motivación y como resultado se redujeron sus números.
Echa un vistazo a esta gráfica de Hay Group.
Los casos de estudio muestran que los empleados motivados aumentan su productividad en un 40%.
Esto implica una mayor satisfacción al cliente y una menor rotación de los empleados, lo que en última instancia, aumenta tus ingresos totales.
Si Michael ya logró su comisión total para ese trimestre, no se sentirá motivado para seguir vendiendo tu producto.
Para arreglar este problema, puedes darle a tus empleados comisiones sin tope, o encontrar formas de mantenerlos motivados.
Tienes que motivar a tus empleados para mantener al equipo muy alineado con los objetivos de la empresa.
Además de la motivación financiera, estas son algunas de las razones más importantes por las que los empleados se mantienen motivados según KMI Learning.
¿Qué podemos aprender de esto?
Los números que utilizamos para crear la tabla dinámica y la gráfica dinámica son hipotéticos.
Aun así, pueden decir mucho sobre los escenarios que puedas encontrar cuando analices tu propia información.
No siempre es falta de publicidad o un error del departamento de marketing lo que impacta en tus ventas.
Hay otros factores externos a tener en cuenta cuando examinas estas cifras.
Esto es algo más a tener en cuenta sobre tus datos de marketing.
Necesitas tener objetivos claros para que sepas qué medir y analizar.
Escribe tus objetivos de marketing.
Estos son los pasos que necesitas dar para analizar de forma efectiva tu información de marketing.
- Establece objetivos y metas.
- Gestiona tus datos (utilizando una tabla dinámica).
- Analiza e informa (con una gráfica dinámica).
Cuando lo desglosas en estos tres simples pasos, realmente no es tan difícil.
Conclusión
La información es un componente esencial de tu campaña de marketing.
Como aprendimos antes, el 87% de los especialistas en marketing creen que la información de su empresa es el recurso menos utilizado.
¿Cómo puedes analizar de forma efectiva la información del marketing que estás haciendo?
Primero, necesitas organizar todos estos datos en Excel.
Sigue mi guía de tres pasos, en donde explico cómo importar tu información.
A partir de aquí, puedes crear una tabla dinámica fácilmente.
La tabla dinámica convertirá tus datos en bruto, en algo que puedes analizar para evaluar tu campaña de marketing.
Luego, lleva esta evaluación un paso más allá.
Puedes utilizar tu tabla dinámica para crear una gráfica dinámica. Es un proceso simple que solo lleva unos cuantos clicks.
Las gráficas dinámicas son una gran representación visual de la información de tu marketing.
Funcionan particularmente bien si estás haciendo una presentación o una reunión con tus empleados.
Las gráficas dinámicas no son tan complicadas como suenan.
Ahora, que ya estás familiarizado con cómo hacerlas y utilizarlas como herramienta de marketing, puedes empezar a hacer tu primera tabla dinámica ya mismo.
La tendrás lista en minutos.
¿Qué información importarás para crear tu primera tabla dinámica y analizar tus esfuerzos de marketing?
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