No importa el sector del que hablemos, siempre hay más trabajo que hacer que tiempo disponible.
Eso significa que siempre hay algo que falta, más trabajo por hacer, y las empresas nuevas nunca logran cumplir las expectativas y los tiempos de entrega.
Una de las cosas más graves de esto es que conduce a un gran estrés. Según el coach de negocios Michael Hyatt, el 45% de los emprendedores están estresados.
Entonces, ¿qué puede hacer un emprendedor sobrecargado?
Hay muchas respuestas y no todas funcionan para todo los emprendedores. Pero la solución a la que cada vez más empresarios están recurriendo es: hacer outsourcing o delegar de forma externa.
Hacer outsourcing es dar tu trabajo a alguien que está fuera de tu negocio.
Eso puede hacerse por medio del trabajo freelance o contratando a otra compañía (como un call center) para gestionar algunos segmentos de tu negocio.
Puedes incluso contratar outsourcing para un proceso de tu negocio como la manufactura en el extranjero.
Sin embargo, para la mayoría de pequeños empresarios esto simplemente significa que alguien fuera el negocio hace el trabajo.
Aquí surge una pregunta inevitable: ¿cómo puedes asegurarte de que la calidad siga siendo la misma?
Otras personas externas a tu negocio no comprenden la cultura y los valores de tu empresa, ni tienen el mismo impulso de crear trabajo de alta calidad.
Bueno, eso no es del todo cierto.
En esta guía aprenderás todo lo que necesitas saber acerca de hacer outsourcing y cómo evitar los errores que puedan costarte calidad.
Pero, antes de hablar de estrategias específicas, debes tener claro por qué quieres hacer outsourcing.
Comprende primero por qué quieres hacer outsourcing
Al final, la única razón por la que deberías hacer outsourcing es porque puedes ganar más dinero que si no lo haces.
Aunque hacer outsourcing puede parecer emocionante, no tiene sentido a menos que tenga sentido económicamente.
De la misma manera, hacer outsourcing no es un método para realizar más tareas que no son esenciales. Deberías utilizar el outsourcing solamente como una herramienta para generar ventas e ingresos.
Dicho esto, sería útil que revisaras dónde podrías mejorar en eficiencia y generación de ingresos por medio del outsourcing.
Según Wasp Barcode Technologies, los cinco retos más importantes que enfrentan los pequeños negocios se centran alrededor de la gestión de empleados y las ganancias.
Eso se refiere a contratar nuevos empleados, aumentar los ingresos, la salud de los empleados, y aumentar el flujo de caja.
Cualquier tipo de outsourcing que hagas debería ser útil para lograr tres de esos objetivos (aumentar ganancias, aumentar ingresos, aumentar flujo de caja) a la vez que se controlan los problemas relacionados con los empleados.
Esta es la forma en la que puedes darte cuenta exactamente de qué puedes tercerizar o subcontratar y qué no.
Haz una lista de tareas generales
Te ecomiendo que eches un buen vistazo a cómo estás invirtiendo tu tiempo actualmente, y te ajustes a lo que los datos te digan.
Para empezar, te recomiendo que registres tu tiempo con RescueTime. Es una aplicación instalada en tu ordenador que lleva el registro de tu productividad.
Después de utilizarla durante algunos meses, valora para qué tareas puedes hacer outsourcing. Para revisar dónde estás invirtiendo tu tiempo, haz click en el ícono RescueTime en la barra del menú.
Elige “Go to Dashboard…” desde el menú.
En el dashboard o tablero, tendrás una vista general de cómo has invertido tu tiempo.
Haz click en la esquina superior derecha para ver los Reportes. Elige Aplicaciones y Sitios web.
Selecciona el período de tiempo que quieres ver.
Ahí puedes ver qué áreas requirieron la mayor cantidad de tu tiempo.
Normalmente, las áreas más importantes son aquellas que son tus competencias principales. A no ser que estés malgastando tu tiempo, estas áreas son donde mejor te desempeñas.
Sin embargo, cuando revises otros programas que consumen tu tiempo, probablemente te darás cuenta de que hay actividades con una calidad general más baja.
Estas son actividades que reducen tus ingresos. Normalmente, estas son los mejores candidatas para hacer outsourcing.
Encuentra tareas en las que no eres muy bueno
El segundo método para entender cuáles son las oportunidades para hacer outsourcing, es ver las tareas en las que tú (o tus empleados) no eres muy bueno.
Esto te da muchos beneficios.
Primero, podrás hacer que alguien más preparado realice estas tareas.
Esto significa que no tendrás que preocuparte por que tus empleados hagan mal una tarea que realmente no entienden.
Segundo, podrás hacer estas tareas con una economía a escala.
Si tienes que hacer un anuncio, por ejemplo, puedes contratar una agencia con un cámara, un diseñador y un gerente de relaciones públicas que trabajen a tiempo completo.
Esto es más eficiente que contratar a todos estos empleados a tiempo parcial, o esperar que un empleado a tiempo completo en tu empresa entienda cada una de estas tareas.
Tercero, podrás enfocarte en lo que es más importante.
Esencialmente, concentrarte en los aspectos más importantes de tu negocio y delegar el resto es lo que realmente hace que una empresa sea exitosa.
La mayoría de las veces, este será el mayor beneficio de hacer outsourcing. Al dejar que otra persona se encargue de tu nómina u otra tarea, puedes dedicar tu tiempo a hacer mejores productos.
Según Link Vista Digital, la razón principal de hacer outsourcing fue poder enfocarse en aspectos más importantes, junto con reducir costes de operación.
Así que, ahora que sabes para qué contratar servicios de outsourcing, hay algunas cosas con las que debes tener precaución.
Estas son áreas en las que definitivamente debes evitar hacer outsourcing y hacerlas parte principal de tu negocio.
A qué no hacer outsourcing
Aunque hacer outsourcing es tentador, se puede exagerar. Si empiezas a dejar que otros se encarguen de las tareas que tu compañía hace mejor, puedes empezar a perder terreno.
Si puedes tercerizar absolutamente todo, tus competidores están a unos cuantos freelancers de distancia de ganarte en tu propio juego.
Primero, debes asegurarte de que algo no forme parte de tus competencias principales. Aunque puedas pensar que ese sea tu negocio principal, una competencia importante no necesariamente está en los productos que haces.
Hay muchos autores que cuentan con ghostwriters para escribir sus libros. Pero, como mantienen las ideas y el marco de trabajo básicos que hacen que los libros sean exitosos, ese modelo les funciona bien.
El secreto está realmente en tu ventaja competitiva.
¿Qué te diferencia? ¿Qué hace que tu producto sea distinto a todos los demás? ¿Qué pasión, enfoque u opciones definen tu negocio?
El ejemplo perfecto de esto es Apple. Aunque Apple hace outsourcing a la mayor cantidad de su manufactura, el diseño se realiza internamente.
Cualquier persona puede hacer un smartphone, pero solo Apple puede hacer que luzca como un iPhone.
Si sabes que algo no forma parte de tu competencia principal o de tu ventaja competitiva, hay dos preguntas que debes hacerte.
Primero, ¿es esto algo que estoy haciendo simplemente para ahorrar dinero?
Muchas veces, hay buenas razones para hacer outosourcing que tienen que ver con dinero. Pero también hay momentos en que el dinero está bien invertido.
Si estás considerando hacer outsourcing a tu servicio al cliente para ahorrar dinero, por ejemplo, lo más probable es que vayas a frustrarte.
No todas las tareas se basan netamente en el dinero que está en juego, y puede que incluso pierdas dinero a largo plazo si te enfocas solamente en el dinero a corto plazo.
Finalmente, tienes que preguntarte si esto es solamente porque no te gusta realizar una tarea.
Aunque puede ser bueno pensar en contratar el servicio de outsourcing para un proyecto que no quieres hacer, esto con frecuencia es un error.
Algunas partes cruciales de tu empresa, como las ventas o la contratación, son con frecuencia las partes menos divertidas del trabajo de un emprendedor.
Pero si contratas outsourcing para hacerlas, vas a empezar a notar una diferencia en la empresa.
Estas son habilidades que vas a necesitar aprender (o contratar a alguien que las pueda aprender), y hacer outsourcing simplemente no es una solución a largo plazo.
Ahora que sabes a qué hacer outsourcing, empecemos con el primer nivel del outsourcing.
Cómo hacer outsourcing de tu trabajo con software
Técnicamente, esto no es contratar a otra persona para gestionar tus tareas, pero es una gran manera de reducir tu carga de trabajo.
Las ventajas del software son innumerables. Usualmente, es más económico que un empleado, y la tecnología no va a hacer pausas o a dejar de trabajar (generalmente).
Por esta razón, deberías siempre buscar primero un software que un humano. Estas son las tres áreas que debes considerar cuando bsuques hacer outsourcing por medio de ordenadores.
Automatizar
Un número sorprendente de procesos repetitivos pueden ser digitalizados.
Si notas que estás invirtiendo cualquier período de tiempo haciendo lo mismo una y otra vez en el ordenador, hay una buena probabilidad de que puedas realizar esto con un software.
El tiempo que se ahorra no es poca cosa. El 94% de los especialistas en marketing que automatizan dicen que esto ha mejorado el rendimiento de sus empresas, según MDG Advertising.
Hay una buena cantidad de herramientas disponibles que pueden hacer tu vida más fácil. Para tareas sencillas, te recomiendo la herramienta gratuita IFTTT.
IFTTT significa If This, Then That (‘Si Esto, Aquello’, por sus siglas en inglés). Gestiona integraciones básicas con tu programa de correos electrónicos, documentos de Google y cientos de otros programas.
Es una excelente forma de crear tus facturas, compartir publicaciones en redes sociales, o recibir una notificación cuando un cliente importante te envía un correo electrónico.
Aunque la mayoría de las tareas que gestiona parecen poca cosa, en conjunto pueden ahorrarte muchísimas horas cada semana.
Tareas más avanzadas requieren herramientas más avanzadas, y ahí es donde Zapier entra.
Zapier es, esencialmente, una versión más completa de IFTTT. A diferencia de IFTTT, no es gratis, pero la funcionalidad del software vale la pena.
Con Zapier, puedes enviar bonos a tus clientes cuando te envíen un correo, categorizar y registrar correos electrónicos con solicitudes de tus clientes e importar clientes nuevos de Stripe hacia tu CRM.
Si inviertes algunas semanas creando sistemas frecuentes en Zapier, puedes fácilmente ahorrar algunas horas extra o incluso una posición de tiempo parcial con automatización.
Pero, ¿qué pasa si algo requiere realmente de un toque humano? Bueno, quizá no puedas automatizarlo, pero probablemente puedas acortar el tiempo que lleva completar el proceso.
Reduce, no elimines
No todas las tareas tienen que ser eliminadas por completo para lograr un máximo rendimiento.
SI puedes utilizar la tecnología para reducir una tarea, puede transformarse en algo que no requiera hacer outsourcing o alguna otra forma de trabajo extra para completarse.
Una de mis herramientas favoritas para esto es TextExpander. Es una simple herramienta que expande automáticamente snippets de texto.
Si utilizas un encabezado general para tus artículos, por ejemplo, puedes escribir algunas letras y hacer que la herramienta complete la frase automáticamente.
Es una heramienta que poco a poco puede ahorrarte muchas semanas de tiempo.
Por ejemplo, si escribes una respuesta general a tus correos electrónicos más populares, puedes reducir tu tiempo de correos de dos horas a treinta minutos.
Esto implica una tarea que, de otra forma, se subcontrataría a un empleado más costoso y que puedes gestionar en solo una fracción de tu trabajo diario.
Hay otras formas de hacer esto también.
Familiarizarte con atajos del teclado y aplicaciones que ahorran tiempo puede hacerte ganar mucho tiempo y hacer que algunas tareas para las que se contrata outsourcing no sean ni siquiera necesarias.
Pero hay otra razón por la cual querrás utilizar la tecnología: gestionar el problema de la asincronicidad.
Soluciona el problema de la asincronicidad
De forma simple, el problema de la asincronicidad se refiere a que no puedes trabajar todo el tiempo. Hay un problema simple de estar en tiempo real pero no poder trabajar en tiempo real.
Para resolver esto, puedes utilizar la tecnología para replicar la interacción en tiempo real sin que tú tengas que controlarlo.
El ejemplo más común de esto son las redes sociales. Dado que las redes sociales necesitan constante interacción, no tiene sentido proveer la constante atención que requieren.
Yo recomiendo utilizar la automatización del marketing para ahorrar muchas horas de trabajo, mientras que las mismas tareas se llevan a cabo.
Hay una variedad de herramientas que hacen esto posible. Una que te recomiendo es Hootsuite, que te permite preparar actualizaciones para redes sociales con antelación.
Una opción especial es Edgar, que te permite agendar publicaciones aun cuando tu lista de actualizaciones esté vacía, puesto que recicla de la librería de contenido.
Y, por último, Buffer te permite configurar una lista de publicaciones que quieras compartir en una variedad de redes sociales.
Estas herramientas te permiten trabajar asincrónicamente con las restricciones de tiempo que tengas. En otras palabras, puedes establecer bloques de tiempo y obtener los resultados en otros momentos.
Esto es muy útil si estás buscando contratar a alguien como outsourcing para hacer un proyecto solamente porque no tienes tiempo.
Al repartir estas tareas de esta manera, podrás obtener beneficios que creías que ibas a obtener con otro empleado.
Por último, también puedes trabajar de forma asincrónica con correos electrónicos. Utilizando una herramienta como ContactMonkey, puedes programar correos para que sean enviados después.
Esto te permite hacer envíos a lo largo de la semana sin necesidad de programarlos cada día.
Pero el software tiene sus limitaciones, por lo que quizá necesites tercerizar algunas tareas a humanos para hacer un trabajo más avanzado.
Aquí es donde puedes empezar.
Sistemas de negocio
Algunas veces hay procesos y sistemas que tu negocio necesita y que simplemente no deberías hacer tu solo.
Por ejemplo, todos los negocios deben pagar impuestos cada año. Pero la mayoría de las empresas pequeñas eligen contratar outsourcing a una empresa de contabilidad o a un contable certificado.
¿Por qué?
Porque este conocimiento especializado sobre impuestos es algo que las pequeñas empresas necesitan solo ¡unas pocas veces al año!
Es más económico contratar a alguien para esa parte del negocio que a un nuevo empleado que no va a tener que hacer mucho la mayor parte del año.
Estos son los sistemas de negocio más importantes para los que deberías considerar hacer outsourcing.
Cómo elegir a alguien para hacer outsourcing en los sistemas de tu negocio
Para cada uno de estos trabajos, te recomiendo buscar una empresa establecida.
El nivel de conocimiento y experiencia para cada una de estas áreas es importante y quizá tengan requerimientos legales, así que es importante que elijas una empresa en la cual confíes.
Para estas áreas, no deberías buscar freelancers online. En lugar de eso, busca con cuidado una empresa que supla tus necesidades.
Dependiendo de tu situación, considera los siguientes criterios.
- Local. Si eres un negocio local y necesitas comunicación constante, deberías buscar una empresa en tu área. Esto también se aplica si necesitas una empresa que esté presente físicamente, bien sea para instalar un nuevo sistema de tecnología de información o para escanear los documentos de los impuestos del año anterior.
- Pericia. A veces, tu industria es tan especializada que necesitas una empresa que pueda cumplir con tus necesidades específicas. Las empresas que trabajan dentro de un nicho como la administración de recursos humanos para startups de tecnología, estarán en capacidad de entender tus necesidades especiales mejor que nadie.
- Experiencia. Esto es un requisito para cualquier empresa que maneje información importante como impuestos o documentos legales. Cualquiera que sea la empresa que decidas utilizar, busca una que sepa lo que está haciendo y que tenga referencias y datos que la respalden.
Finanzas y contabilidad
El ejemplo más común de outsourcing de un negocio son las finanzas y la contabilidad.
El problema no solamente es el tiempo que un equipo interno tenga que dedicar a ese trabajo.
Las empresas más grandes de contabilidad pueden costear el software y los recursos a los cuales los empleados internos nunca tendrán acceso.
Esta falta de recursos es una lucha importante para equipos con empleados de finanzas y contabilidad internos, según Consero.
Como resultado, muchas empresas pequeñas contratan outsourcing para este tipo de trabajo.
Aunque muchos buscan opciones locales, como una firma de contabilidad cercana o un contable certificado recomendado por un amigo, cada vez más empresas utilizan los servicios online.
Timber Tax, por ejemplo, se especializa en impuestos para freelancers y consultores.
Este tipo de especialización los hace perfectos para emprendedores freelance que tal vez no tengan un contable certificado especializado en la localidad.
Recursos humanos
Aunque parezca una locura contratar outsourcing para la gestión de tus empleados, los recursos humanos se están convirtiendo rápidamente en una industria importante de outsourcing.
Los servicios de outsourcing de recursos humanos crecieron un 27% en 2016, y la mayoría de los proveedores de servicios de recursos humanos esperan que ese crecimiento continúe aumentando , según Prism HR.
Si eres una pequeña empresa con pocos empleados, este quizá no sea el lugar adecuado para empezar.
Sin embargo, como cualquier gran compañía pueda dar fe, los recursos humanos pueden ser un gasto enorme en términos tanto de tiempo como de dinero. Considera contratar outsourcing para poder enfocarte en las partes importantes de tu empresa.
Tecnología de información
Aunque las empresas anteriormente solían apoyarse en un equipo interno de tecnología de la información, hoy en día las empresas valoran usar outsourcing para esta parte del rompecabezas.
Aunque es bueno tener un empleado a tiempo completo encargándose de los problemas que puedan surgir, puede resultar siendo un gasto extra innecesario.
Según TekSystems, actualmente el trabajo de tecnología de la información hecho a través de servicios de outsourcing, como las tareas basadas en proyectos y en la declaración de tareas o SOW (‘statement of work’ por su siglas en inglés) son equivalentes a los incrementos de personal de tecnología de la información.
Si todavía no has empezado a contratar outsourcing para alguna de tus tareas de tecnología de la información, empieza ahora.
Cuestiones legales
Muy pocas empresas pequeñas tienen la pericia legal para gestionar el creciente número de requisitos de leyes locales y nacionales.
Para partes más desafiantes de tu negocio, considera contratar un abogado externo para consultoría legal.
Según Cogneesol, contratar servicios de outsourcing para procesos legales está en aumento en casi todos los subsectores.
Esta es una de las áreas donde la experiencia y ser local es crucial.
Asegúrate de encontrar una empresa que entienda bien las leyes locales específicas y tenga un buen historial de dar consejos exitosos a empresas similares a la tuya.
Tareas comerciales auxiliares
El mejor lugar para empezar a hacer outsourcing es dejar que alguien más se encargue de las tareas comerciales auxiliares del negocio.
Estas son tareas que son parte fundamental de tu negocio, pero no son parte de tu ventaja competitiva.
Aunque para estas no siempre tienes que contratar outsourcing, es una buena idea hacerlo.
Tareas repetitivas
Si haces algo de la misma forma todos los días, es muy probable que puedas encontrar a alguien más que lo haga por menos dinero, que le preste más atención y que así mejore tu eficiencia.
Para calcular estas tareas, te recomiendo que estimes el valor de tu salario por hora.
Estima cuánto tiempo te gastas en tus tareas más importantes y considera si podrías o no contratar a alguien que las haga por un valor menor al que obtienes tú por hacerlas.
Una vez que sepas cuáles son tus tareas menos importantes, delégalas si lo consideras apropiado.
Proyectos simples como la entrada de datos, cálculos y dar formato, son tareas que pueden ser realizadas por otros. Para empezar, identifica una tarea que hagas con frecuencia.
La mejor manera de hacer outsourcing es crear una grabación de pantalla del proyecto. Si utilizas Mac, te recomiendo la herramienta Tapes.
Puedes realizar rápidamente una grabación de pantalla demostrando exactamente el procedimiento para realizar la tarea.
Una vez que hayas grabado el procedimiento, haz que alguien más la ponga por escrito. Este es un documento que puedes utilizar en el futuro.
Utilizando este proceso, la persona a quien le des el trabajo como outsourcing, puede realizar las tareas de forma fácil y rápida.
Según Cogneesol, de las empresas que han contratado outsourcing para el registrode datos, el 82% dice que mejoró en general el funcionamiento de su negocio.
Diseño web y mantenimiento
A menos que seas una empresa de desarrollo web, no hay realmente una razón para que mantengas tu propio sitio web.
Como mencionaba antes, esto es algo que otra empresa puede hacer de una forma más efectiva, y por lo que puedes pagar con economías de escala.
Si ya has diseñado tu propio sitio web, busca contratar outsourcing para este trabajo la próxima vez que requieras hacer una actualización.
Generación de contenido
La oportunidad más grande de hacer outsourcing tal vez sea la generación de contenido. Esta es una buena forma de empezar con el outsourcing, especialmente si es un área nueva para ti.
La actividad para la que se contrata outsourcing más común del marketing de contenidos es la redacción, con el 44% de los especialistas de marketing utilizándolo.
Como mencioné antes, lleva muchísimo trabajo escribir y promocionar contenido que se vuelva viral. Hacer que un experto redactor o alguien que promocione haga el trabajo pesado, puede ahorrarte muchísimo tiempo.
Sin embargo, muchas empresas aún no lo hacen: dos tercios de los especialistas en marketing hacen outsourcing de menos de un tercio de su contenido, según Fronetics.
Si en este momento alguien más crea el contenido para ti, o si tú mismo lo haces, lo más seguro es que puedas conseguir a un ghostwriter que produzca contenido por una fracción del precio.
Repito, ten presente tu salario por hora y el valor de tus actividades. Lo más probable es que redactar no sea la actividad de mayor valor que deberías estar haciendo tú mismo.
Para empezar, deberías considerar hacer outsourcing a un editor para que te convierta en un escritor más productivo.
El secreto para hacer outsourcing de tu contenido es tener unos cuantos ejemplos ya realizados de contenido, que apoyen tus efuerzos y que expliquen lo que estás buscando.
También debes tener un plan de contenidos claro acerca de lo que quieres crear.
Pero, ¿cómo te aseguras de no contratar a un freelancer que sea un total fracaso?
¿Cómo dar con el mejor freelancer siempre?
Si quieres conseguir un muy buen freelancer para una tarea específica, hay algunos pasos que puedes seguir para asegurarte de que la persona que contrates haga un trabajo excelente.
Utiliza este marco de trabajo de tres partes para asegurarte de que consigas a alguien que no solo esté bien cualificado para hacer tu trabajo, sino que lo haga a un precio justo.
1. Investiga tu precio
Antes de buscar un freelancer, debes tener en mente un presupuesto. Comprende que aunque hacer outsourcing es más económico, no deberías buscar la opción más barata.
Hacer outsourcing de software, por ejemplo, cuesta mínimo $70 dólares la hora en Norte América, segun Accelerance.
Y, aunque puedes conseguir a alguien por $20 a $40 dólares la hora en Asia, sacrificarías cosas importantes como que el freelancer hable tu idioma y que los horarios de trabajo coincidan.
Antes de empezar, investiga. Comprende exactamente qué deberías pagar por el proyecto que quieres que se realice y entiende cuál sería el rango de precio justo.
También sería una buena idea hacer una lista de las características que son más importantes para ti.
¿Necesitas a alguien que hable perfecto español? ¿Es el código limpio importante, o solo te importa que el software del proyecto final funcione?
Estas son preguntas importantes sobre las que debes pensar antes de empezar a recibir ofertas de freelancers.
2. Explica tu proyecto completamente
Lo que muchos emprendedores no entienden es que el éxito de los freelancers con frecuencia depende de las especificaciones del proyecto que escriban.
Una propuesta de un trabajo con una descripción vaga, puede terminar recibiendo cotizaciones muy diversas.
Elegir el precio más bajo puede terminar significando que elijas al freelancer con la menor comprensión de lo que implica el proyecto completo.
En lugar de someterte a este tipo de caos, explica de forma precisa lo que esperas que el freelancer te entregue para este proyecto.
El sitio principal para encontrar freelancers es Upwork, y te voy a mostrar cómo escribir una descripción detallada en este sitio.
Si estás utilizando otra plataforma, puedes fácilmente adaptar estos mismos principios.
Para empezar, regístrate o accede a tu cuenta de Upwork. Haz click en Publica un Nuevo Trabajo.
Vas a ver la página de Publicar un Trabajo. Si ya has publicado antes, puedes reutilizar ese viejo trabajo. De lo contrario, sigue a la siguiente sección.
Elige una categoría y subcategoría. Asegúrate de elegir correctamente, puesto que ¡podrías atraer a los freelancers equivocados si publicas la categoría equivocada!
Ahora vas a describir el trabajo. Aquí es donde debes ser tan específico y detallado como sea posible.
Da a tu proyecto un encabezado simple y claro. En la sección de la descripción, aporta tantos detalles como puedas.
Si es posible, te recomiendo que adjuntes archivos que anticipen cómo debería lucir el proyecto, diseños actuales que quieres replicar, u otros recursos para el freelancer.
Para que Upwork elija exactamente el tipo de freelancers que necesitas para el trabajo, debes elegir unos cuantos parámetros distintos acerca del proyecto.
Si estás empezando, te recomiendo hacer una parte pequeña del proyecto.
Si algo falla, es mejor que pase con una tarea de algún diseño pequeño de $100 dólares que con un proyecto de $30.000 dólares para el desarrollo de un sitio web.
Elige un proyecto único y un freelancer. Introduce las habilidades que debe tener para realizar tu proyecto exitosamente.
Por último , determina cuándo comienza el proyecto.
Luego, debes decidir tu Precio y Disponibilidad. Aquí es donde es útil la investigación de precio que hiciste previamente.
Elige cómo quieres pagar y el nivel de experiencia que estás buscando.
Elige también el tiempo para el trabajo. Para la recomendación de empezar con un proyecto pequeño, elige un rango de tiempo corto (entre una semana y un mes).
Determina quién puede encontrar tu trabajo y optar a él. Te recomiendo la opción por defecto, aunque puedes tener resultados de mayor calidad con usuarios solo de Upwork.
No elijas solo freelancers a quienes invites a menos que ya hayas realizado algunos proyectos antes. Es mejor ver primero quién está interesado.
Las otras preguntas son opcionales. Si piensas que son importantes, puedes especificar calificaciones preferidas, realizar preguntas o solicitar una carta introductoria.
Aunque, personalmente, no he encontrado necesario esto para tareas pequeñas.
Finalmente, haz click en Publicar Trabajo.
Una vez que tu trabajo esté publicado durante algunas horas, vas a empezar a recibir ofertas de freelancers.
¡Aquí es donde empieza lo divertido!
3. Conoce a los freelancers que ofertan
Una vez que publicas un trabajo, los freelancers en Upwork van a empezar a hacer ofertas basadas en tus especificaciones. Antes de elegir un freelancer, debes investigarlo.
Este es un candidato que ofertó en uno de mis proyectos. Hice click en su perfil para ver su información.
Los tres datos más importantes para mí son su Puntuación de Trabajos Exitosos, su historial de trabajo y sus idiomas.
La Puntuación de Trabajos Exitosos es un indicador de la retroalimentación que un freelancer recibe de clientes anteriores. Con un 93% de éxito, Goran J. tiene una puntuación sólida.
Su historial de trabajo me indica que ha invertido más de 500 horas en Upwork con 76 trabajos, lo que es una buena cantidad para tener un récord y un historial de trabajo sólido.
Y, por último, habla inglés fluido. Esto hace que el proceso de comunicación sea mucho más fácil, y me garantiza que entenderá cualquier revisión que yo necesite realizar.
Si quieres saber más acerca de la retroalimentación de los clientes, puedes revisar la sección de Historial de Trabajo y Retroalimentación del freelancer.
Yo prefiero organizarlos desde la puntuación más baja para ver qué problemas (si los hay) son quejas frecuentes.
Dado que la mayoría de los freelancers ofrecen revisiones, no deberías encontrar muchos comentarios negativos. Si hay una retroalimentación negativa significativa, significa que el freelancer no se adaptó mucho a los clientes.
Afortunadamente, Goran J. tiene una excelente retroalimentación. La calificación más baja que ha recibido fue un “no se proporcionó retroalimentación”, y la puntuación más baja fue de 4,30.
Es un buen candidato basado en su experiencia previa.
Ahora que sabemos que está cualificado para el trabajo, asegurémonos de que la calidad de su trabajo coincide con lo que los clientes han dicho.
La mayoría de los freelancers en Upwork incluyen algún tipo de portafolio, así que asegúrate de que puedas revisar trabajos realizados previamente.
A diferencia de un Puntuación de Trabajos Exitosos bajo o una mala retroalimentación de un cliente, no te vas a equivocar con un portafolio.
Simplemente te aseguras de que te gusta su estilo.
Si sigues estos pasos para examinar a los freelancers que aplican para tus trabajos, te aseguras de que el trabajo se va a realizar de acuerdo a tus expectativas.
Cómo lograr proyectos continuos de éxito
Cuando te aventuras por primera vez en el mundo del outsourcing, escuchas historias de horror de freelancers que trabajan de forma continua y amontonan cuentas por pagar enormes, entregan el trabajo tarde o renuncian a la mitad del trabajo.
Esto se puede prevenir fácilmente recurriendo a la contratación de freelancers con una tarea pequeña primero.
Pero, ¿qué pasa si tienes un proyecto continuo más grande? ¿Cómo puedes asegurarte de que un trabajo tenga calidad manteniendo un precio justo?
La respuesta es tan simple como encontrar un freelancer de calidad para un proyecto pequeño: hay algunos pasos clave para encontrar al candidato perfecto.
Invierte más en el proceso de selección
Como vas a trabajar con alguien durante un período de tiempo más extenso, es importante que ea perfecto para tus proyectos.
Para hacer esto, querrás asegurarte de tener un proceso más riguroso para encontrar a los freelancers correctos.
Te recomiendo agregar algunas preguntas de prueba en tu solicitud para descartar a cualquier persona que no siga tus instrucciones.
Poner de requisito una línea de asunto específica u otro tipo de “clave” es una gran forma de darte cuenta de quien está dispuesto a adaptarse incluso a pequeños requerimientos.
Para encontrar a la persona correcta, también debes aumentar la cantidad de vacantes para el empleo. Observa por lo menos a tres personas y elige a la que trabaja mejor con tus exigencias.
Te recomiendo que realices un proyecto de prueba de pago para estas personas. Sí, puede ser costoso pagar a varias personas por el mismo trabajo, pero es una buena inversión.
Es mejor darte cuenta previamente de que no son aptos para un proyecto antes de confiarles un trabajo mucho más importante.
Por último, deberías realizar una entrevista por videoconferencia con tus candidatos preseleccionados. Esto es para asegurarte de que pueden cumplir con una cita y de que te lleves bien con ellos.
Comunícate con frecuencia
La comunicación regular es importante para que tu equipo esté alineado con los objetivos de tu emprendimiento.
Igual que debes realizar una entrevista por videoconferencia al principio, deberías mantener este tipo de comunicación en el tiempo.
Asegúrate de que esta persona sepa utilizar las herramientas que tú utilizas, de que aparezca a tiempo y esté disponible. Yo utilizo Skype para la comunicación con mi equipo remoto.
Todos saben cómo funciona y es simple de utilizar.
Otra herramienta que he encontrado que es útil para conversaciones de trabajo con este tipo de equipos es Slack. Si no estás familiarizado con la herramienta, es una aplicación de mensajería y chat para equipos de trabajo.
Es una excelente manera de estar actualizado con los cambios más recientes de tu proyecto y de asegurarte de que cada freelancer esté en la misma onda que el resto de tu compañía.
Comparte documentos y monitoriza el progreso
Por último, pero no menos importante, necesitas poder compartir documentos.
Esto especialmente en marketing de contenidos, puesto que las ediciones pueden volverse rápidamente tediosas si tienes que estar enviando y recibiendo documentos.
Yo utilizo y recomiendo Google Docs para esto, pues me facilita la comunicación con mi editor acerca de los artículos que escribo.
Google Drive también es útil para guardar muchos archivos. Esto es de mucha ayuda si tienes una lista de espera para tu marketing de contenidos y necesitas preparar contenido con antelación.
Google Drive te permite crear carpetas compartidas que todos en tu equipo editorial (redactores, editores, publicistas, etc.) pueden revisar.
Por último, Dropbox es una herramienta muy útil que te permite compartir una variedad de archivos, desde plantillas hasta logos, con otros miembros de tu equipo.
Es una buena manera de mantener tu branding al día y que un freelancer no utilice una versión vieja de tu logo por accidente.
Antes de empezar un proyecto grande, asegúrate de que todos comprendan las herramientas que vas a utilizar. Dales cuentas y enséñales cómo utilizar las herramientas si es necesario.
Con estas precauciones básicas, puedes comenzar un proyecto continuo cuyo éxito esté garantizado.
Conclusión
Si eres un emprendedor que busca hacer más cosas en menos tiempo, deberías considerar el outsourcing como solución.
Aunque no funciona para todas las situaciones, hacer outsourcing de las partes menos importantes de tu trabajo es una forma segura de aumentar tu eficiencia.
Si utilizas las técnicas correctas y haces investigación, puedes estar seguro de que el trabajo al que haces outsourcing tenga el mismo impacto que los proyectos que tú mismo realizas.
¿Qué técnicas de outsourcing realizas o vas a utilizar sin perder calidad?
Comentarios (2)