Não importa qual é a indústria, há sempre mais trabalho a fazer do que tempo para executa-lo.
Isso quer dizer que há sempre algo em falta, mais trabalho a ser feito e que novas empresas estão sempre abaixo de suas expectativas e com entregas além dos prazos.
Uma das piores partes é que isso leva ao estresse intenso. De acordo com o coach de negócios Michael Hyatt, 45% dos empreendedores são estressados.
Então, o que um empreendedor sobrecarregado faz?
Há muitas respostas, e nem todas funcionam para todos os tipos de empreendedores. Mas uma resposta simples está se tornando cada vez mais comum entre os empresários: terceirização.
Terceirizar é dar seu trabalho para alguém fora de seu negócio principal.
Isso pode ser através de freelancing ou contratando outra empresa (como um call center) para lidar com segmentos de seu negócio.
Você pode até terceirizar ao enviar um processo do negócio, como fabricação, para o exterior.
Para a maioria dos empresários, no entanto, isso simplesmente significa ter alguém de fora do negócio para fazer o trabalho.
Mas surge a dúvida inevitável: como você se certifica de que a qualidade se manterá a mesma?
Outras pessoas de fora da sua empresa não têm o mesmo entendimento dos seus valores cuturais e a mesma motivação para produzir trabalho de alta qualidade, certo?
Bem, não tão rápido.
Neste guia, você irá aprender tudo o que precisa saber sobre terceirização, evitando erros que poderiam te custar a qualidade.
Mas antes que possamos cobrir estratégias específicas, você precisa saber como terceirizar trabalho e porquê.
Entenda porquê você quer terceirizar
No fim do dia, a única razão pela qual você deve terceirizar é porque você pode fazer mais dinheiro terceirizando do que não terceirizando.
Embora essa ideia possa parecer excelente, ela não faz sentido a menos que faça sentido na questão financeira.
Da mesma forma, terceirização não é um método para fazer mais tarefas não essenciais. Você deve somente utilizar a terceirização como uma ferramenta para gerar vendas e receita.
Dito isso, olhar para onde você poderia melhorar em sua eficiência e geração de receita através da terceirização ajuda.
De acordo com Wasp Barcode Technologies, os cinco maiores desafios enfrentados pelas pequenas empresas dizem respeito ao gerenciamento de funcionários e lucro.
Elas estão contratando novos funcionários, aumentando o lucro e a receita, investindo na saúde dos funcionários e aumentando fluxo de caixa.
Qualquer terceirização que você faça deve ajuda-lo a alcançar três desses objetivos (aumento do lucro, aumento da receita ou aumento do fluxo de caixa), enquanto novos problemas de funcionários são contornados.
Veja como encontrar exatamente o que você pode terceirizar e o que você não pode.
Faça uma lista de tarefas comuns
Eu recomendo que você veja com bastante cuidado como está gastando seu tempo atualmente, e então se adeque de acordo com o que os dados lhe dizem.
Para começar, recomendo você rastrear seu tempo com RescueTime. É um aplicativo simples que funciona de forma silenciosa em seu computador e rastreia sua produtividade.
Depois de usar o app por alguns meses, veja quais tarefas terceirizar. Para verificar onde você está gastando seu tempo, clique no ícone do RescueTime na barra do menu.
Selecione “Go to Dashboard…” no menu.
No painel, você terá uma visão geral de como seu tempo tem sido gasto.
Clique na opção Reports, no canto superior direito, para ver os relatórios. Selecione Applications & Websites.
Escolha o período de tempo que deseja visualizar.
A partir disso, você pode ver quais áreas te demandavam mais tempo anteriormente.
Em geral, as maiores áreas são suas principais competências. A menos que esteja gerenciando muito mal o seu tempo, essas são as áreas nas quais você se sobressai.
À medida que olhar para outros programas que ocupam seu tempo, contudo, você provavelmente notará atividades com uma qualidade geral mais baixa.
Essas são atividades com rendimentos decrescentes. Geralmente, são suas melhores opções a serem terceirizadas.
Encontre tarefas nas quais você não é muito bom
O segundo método para entender quais são as oportunidades para terceirizar é olhar para as áreas nas quais você (ou seus funcionários) não se destaca.
Isso lhe proporciona grandes benefícios.
Primeiro, você poderá ter essas tarefas feitas por alguém que sabe como melhor realizá-las.
Isso significa que você não terá que se preocupar com seus funcionários compromentendo uma tarefa que eles podem não entender perfeitamente.
Em segundo lugar, você poderá alcançar essas tarefas com uma economia de escala.
Se você há necessidade de um anúncio, por exemplo, você pode contratar uma agência especializada que já possui um videografista, um designer e um gerente de relações públicas em tempo integral.
Isso é mais rentável do que contratar todos esses funcionários em regime de meio período ou esperar que um funcionário da sua empresa entenda como fazer cada uma dessas tarefas específicas.
Em terceiro lugar, você poderá focar no que é mais importante.
Focar nas principais competências de seu negócio e delegar o restante é o que realmente faz uma empresa dar certo.
Na maioria das vezes, esse será o maior benefício da terceirização. Ao permitir que outra pessoa lide com determinadas tarefas, você pode dedicar seu tempo para a composição de um produto melhor.
Focar nas questões principais era o melhor motivo para terceirizar, empatado com redução dos custos operacionais, de acordo com Link Vista Digital.
Então, agora que se sabe o que terceirizar, há algumas armadilhas às quais você precisa estar atento.
Estas são áreas que você deve procurar evitar a terceirização e manter próximas do seu negócio principal.
O que não terceirizar
Apesar da tentação de terceirizar, é preciso tomar cuidado com o excesso. Se você começar a deixar que outros lidem com as tarefas nas quais a sua empresa se destaca, sua empresa pode perder espaço no mercado.
Se você pode terceirizar tudo, sua concorrência também pode, e é então que você se arrisca a perder o jogo.
Em primeiro lugar, você deve se certificar de que não faz parte da sua competência principal. Embora se possa pensar que algo é o núcleo do seu negócio, uma competência principal não está necessariamente nos produtos que você produz.
Há muitos autores que têm seus livros escritos por escritores-fantasmas. Porém, como eles mantêm as ideias e a estrutura que tornam os livros bem-sucedidos, o modelo funciona para eles.
O segredo, na verdade, está em sua vantagem competitiva.
O que o destaca? O que torna seu produto diferente dos demais? Que paixão, foco ou escolha define seu negócio?
O exemplo perfeito disso é a Apple. Embora a Apple terceirize a maior parte da sua fabricação, o design ainda é feito internamente na empresa.
Qualquer um pode fazer um smartphone, mas somente a Apple consegue fazer um como o iPhone.
Se você sabe que algo não é uma competência principal ou parte de sua vantagem competitiva, há duas questões que você precisa se perguntar.
Primeiro, isso é apenas algo que estou fazendo para economizar dinheiro?
Muitas vezes, há boas razões para terceirizar que envolvem dinheiro. Contudo, também há vezes em que o dinheiro é bem gasto.
Se está pensando em terceirizar seu serviço ao cliente para economizar dinheiro, por exemplo, você provavelmente irá se frustrar.
Nem toda tarefa é totalmente baseada no dinheiro em jogo, e você pode vir a perder dinheiro a longo prazo se focar apenas no dinheiro no curto prazo.
Finalmente, você precisa se perguntar se isso é apenas porque você não gosta de fazer tal tarefa.
Embora possa parecer bom pensar em terceirizar um projeto que você não gostaria de fazer, isso geralmente é um erro.
Partes cruciais da sua empresa, como vendas e contratações, muitas vezes são as menos divertidas do trabalho de um empreendedor.
Mas se você terceirizá-las, irá começar a notar uma diferença na sua empresa.
Essas são habilidades que você precisará aprender (ou contratar alguém que as aprenda), e terceirização simplesmente não é uma solução de longo prazo.
Agora que você sabe o que terceirizar, vamos começar com o primeiro nível de terceirização.
Como terceirizar seu trabalho com software
Tecnicamente, não é contratar uma outra pessoa para lidar com as tarefas por você, mas é uma ótima maneira de reduzir a carga de trabalho.
As vantagens do software são inúmeras. É geralmente muito mais acessível que um funcionário e a tecnologia não precisa de folgas ou para de funcionar (geralmente).
Por conta disso, você deve sempre procurar solucionar essa questão com software, ao invés de pessoas. Aqui estão três áreas para procurar quando você está considerando a terceirização feita com computadores.
Automatize
Um número surpreendente de processos pode ser digitalizado.
Se você notou que você está gastando tempo fazendo algo muito repetitivo no computador, há uma boa chance de se encontrar uma solução para isso em software.
O tempo a ser economizado não é algo de pouca importância. 94% dos marqueteiros que automatizam dizem que melhoraram o desempenho de suas empresas, de acordo com MDG Advertising.
Existe um punhado de ferramentas que pode simplificar sua vida. Para tarefas básicas, eu recomendo a ferramenta gratuita IFTTT.
IFTTT quer dizer Se Isso, Então Aquilo, em inglês. A ferramenta lida com integrações básicas com seu programa de email, Google Docs e centenas de outros softwares.
É uma ótima maneira de guardar suas faturas, compartilhar posts nas redes sociais ou ser notificado se um cliente importante lhe enviar um email.
Embora a maioria das tarefas que essa ferramenta realiza possam parecer pequenas, elas podem te poupar inúmeras horas toda semana.
Tarefas mais avançadas exigem uma ferramenta mais avançada, e é então que surge Zapier.
Zapier é uma versão mais complexa da IFTTT. Diferente da IFTTT, ela não é gratuita, mas as funcionalidades fazem o preço valer a pena.
Com o Zapier, você pode enviar bônus aos clientes que lhe enviam emails, classificar e registrar os emails de solicitação de recursos de clientes e importar novos clientes Stripe para o seu CRM.
Se você passar algumas semanas construindo sistemas frequentes no Zapier, você pode facilmente economizar um bom tempo, ou até mesmo um cargo de meio período, com automatização.
Mas e se algo realmente exige um toque humano? Bem, você pode não ser capaz de automatizar, mas provavelmente pode reduzir o tempo necessário para completar a tarefa.
Diminua, não elimine
Nem toda a tarefa tem que ser totalmente eliminada para que funcione com o máximo desempenho.
SE você puder usar a tecnologia para diminuir uma tarefa, isso pode transforma-la em algo que não requer terceirização ou outra forma de mão-de-obra extra.
Uma das minhas ferramentas favoritas para isso é a TextExpander. Ela é uma ferramenta simples que irá automaticamente expandir fragmentos de texto.
Se você usa um cabeçalho comum para seus artigos, por exemplo, é possível digitar algumas palavras-chave e fazê-la preencher automaticamente a frase.
É uma ferramenta que pode lhe poupar semanas, um minuto por vez.
Por exemplo, se escrever uma resposta comum aos seus emails mais populares, você pode reduzir seu tempo de e-mail de duas horas difíceis para trinta minutos gerenciáveis.
Isso executa uma tarefa que teria que ser feita por um funcionário caro e permite que você lide com ela em apenas uma fração de sua jornada de trabalho.
Há, também, outras formas de fazer isso.
Familiarizar-se com atalhos de teclado comuns e com aplicativos para sua produtividade pode lhe economizar muito tempo e fazer com que a terceirização não seja mais necessária.
Mas há mais um motivo pelo qual você pode querer usar a tecnologia para ajudar: gerenciar o problema de assincronia.
Resolva o problema de assincronia
Em poucas palavras, o problema de assincronia é que você não pode trabalhar todo o tempo. Há um problema simples em estar em tempo real e não poder trabalhar em tempo real.
Para contornar isso, você pode usar a tecnologia para imitar interações em tempo real sem que você precise controlá-la.
O exemplo mais comum disso é a mídia social. Com as mídias sociais precisando constante interação, não faz sentido fornecer a atenção constante que ela precisa.
Recomendo usar automatização de marketing para economizar horas de seu trabalho, enquanto obtém a mesma quantidade de trabalho realizado.
Existe uma variedade de ferramentas que torna isso mais fácil. Uma que recomendo é a Hootsuite, que permite preparar atualizações nas mídias sociais antecipadamente.
Uma opção mais exclusiva é a Edgar, que te dá a possibilidade de agendar posts que continuam mesmo após a sua lista de atualizações a enviar estar vazia, pois ele irá reciclar através de uma biblioteca de conteúdo.
E, finalmente, Buffer permite criar uma fila de posts que você gostaria de compartilhar em suas redes sociais.
Essas ferramentas lhe permitem trabalhar de forma assíncrona com as restrições do seu tempo. Em outras palavras, você pode colocar um bloco de tempo definido e colher os resultados posteriormente.
Isso é útil se estiver procurando terceirizar um projeto simplesmente porque você não tem tempo.
Ao preencher essas tarefas, é possível ter os benefícios que você achou que teria apenas se contratasse outro funcionário.
Finalmente, também se pode trabalhar de forma assíncrona com emails. Usando uma ferramenta como ContactMonkey, você pode facilmente agendar emails para que sejam enviados mais tarde.
Isso permite que você envie novos leads durante a semana sem precisar agendá-los todos os dias.
Porém, softwares têm suas limitações, e você pode encontrar o que precisa terceirizando suas tarefas com outras pessoas, para trabalhos mais avançados.
Aqui é onde você pode começar.
Sistemas de negócios
Às vezes, existem processos e sistemas em seu negócio com os quais você simplesmente não deve lidar sozinho.
Por exemplo, todo negócio precisa registrar os impostos anualmente. Mas a maioria dos pequenos negócios terceirizam isso com um escritório de contabilidade.
Por quê?
Porque esse tipo de tarefa é algo que um negócio pequeno precisa apenas algumas vezes por ano!
É muito mais barato contratar uma empresa à parte do que um novo funcionário que não tem o suficiente para fazer durante a maior parte do ano.
Aqui estão os principais sistemas de negócios que você deve considerar terceirizar.
Como decidir quem usar para terceirizar seus sistemas de negócios
Para cada um desses, recomendo procurar por uma empresa já estabelecida.
O nível de expertise de cada uma dessas áreas é importante e pode até ter requisitos legais, então é importante escolher uma empresa na qual você confie.
Para essas áreas, você não deve procurar por freelancers online. Em vez disso, procure cuidadosamente por uma empresa que atenda às suas necessidades.
Dependendo da sua situação, considere os critérios a seguir.
- Local. Se você é um negócio local com necessidade de comunicação constante, se deve procurar por uma empresa por perto. Isso também vale se haverá a necessidade de a empresa estar fisicamente presente, seja para configurar um novo sistema ou escanear os documentos fiscais do ano passado.
- Expertise. Às vezes, seu segmento é tão especializado que você precisa de uma empresa que atenda às suas necessidades específicas. Companhias que trabalham em um nicho, como gerenciadoras de RH para startups tecnológicas, poderão entender melhor suas necessidades únicas.
- Experiência. Isso é importante para qualquer empresa que lide que informações importantes, como impostos ou documentação legal. Seja qual for a companhia que você decidir usar, procure por uma empresa que saiba o que está fazendo e que tenha referências e dados para apoiar suas reivindicações.
Finanças & contabilidade
O exemplo mais comum de terceirização de negócios é finanças e contabilidade.
O problema não é apenas a quantidade de tempo que uma equipe interna deve dedicar ao trabalho.
Escritórios maiores de contabilidade podem proporcionar softwares e recursos que funcionários internos nunca irão ter acesso.
Essa falta de recursos é um grande problema para as equipes com pessoal interno de finanças e contabilidade, de acordo com a Consero.
Como resultado, inúmeros negócios pequenos terceirizam esse tipo de trabalho.
Embora muitos procuram por opções locais, como um escritório de contabilidade ou um contador recomendado por um amigo, mais e mais empresas estão usando serviços online.
Timber Tax, por exemplo, é especializada em impostos para freelancers e consultores.
Essa especialização os tornam a melhor opção para empresários independentes que podem não ter uma especialização em contabilidade.
Recursos humanos
Embora possa parecer loucura terceirizar a gestão de funcionários que compõem seu empreendimento, recursos humanos está rapidamente se tornando um segmento de terceirização promissor.
A terceirização dos prestadores de serviços de RH cresceu 27% em 2016, e a maioria deles espera que continue crescendo, de acordo com o Prism HR.
Se você está em uma companhia pequena sem uma grande equipe, esse pode ser um lugar trivial para começar.
Como qualquer grande empresa pode atestar, no entanto, RH pode ser uma grande despesa em termos de tempo e dinheiro. Considere terceirizar isso para focar no núcleo de seu negócio.
Tecnologia da informação
Embora as empresas do passado geralmente contavam com equipes internas de TI, as empresas de hoje veem o valor na terceirização dessa parte.
Apesar de ser bom ter funcionários em tempo integral lidando com problemas assim que eles aparecem, isso pode representar uma despesa extra desnecessária.
Atualmente, o trabalho de TI terceirizado como tarefas de projeto e declaração de trabalho (statement of work, ou SOW) agora é igual ao aumento de pessoal para o trabalho de TI, de acordo com o TekSystems.
Se você ainda não começou a terceirizar alguma de suas necessidades em TI, vá em frente e comece agora.
Jurídico
Poucas empresas pequenas têm a expertise jurídica na equipe interna para lidar com o aumento do número de requisitos exigidos pelas leis locais e nacionais.
Para as partes mais desafiadoras de seu negócio, considere contratar um advogado externo para conselhos jurídicos e consultoria.
A terceirização de processos legais está crescendo na quase todos os subsetores, de acordo com a Cogneesol.
Essa é uma das áreas na qual a experiência e localidade são críticas.
Certifique-se de encontrar uma firma que consegue atender às especificidades das suas leis locais e que tenha um histórico de dar aconselhamento bem-sucedido a empresas similares às suas.
Tarefas de negócio auxiliares
O melhor lugar para começar com a terceirização é deixar alguém lidar com as tarefas de negócio auxiliares.
Essas são tarefas que são uma parte integral do núcleo do seu negócio, mas não são parte de sua vantagem competitiva.
Embora nem sempre têm que ser terceirizadas, pode ser uma ideia inteligente terceiriza-las.
Tarefas repetitivas
Se você faz a mesma coisa todo dia, há grandes chances de se poder encontrar alguém que possa fazer isso por menos, dar mais foco e melhorar sua eficiência.
Para calcular essas tarefas, eu recomendo calcular seu salário por hora.
Estime quanto tempo você está gastando nas tarefas mais importantes e verifique se você pode ou não contratar alguém por menos que isso.
Uma vez que você sabe quais são suas tarefas menos críticas, delegue-as da melhor forma possível.
Projetos simples como entrada de dados, cálculos e formatação podem ser feitas por outros. Para começar, encontre uma tarefa que você realiza com frequência.
A melhor maneira de terceirizar isso é criar um screencast do projeto. Se você está em um Mac, recomendo Tapes.
Você pode rapidamente criar um screencast demonstrando o procedimento exato disso.
Depois de ter o procedimento gravado, peça para outra pessoa registra-lo como procedimento. Esse é um documento que você pode usar como um recurso posteriormente.
Usando esse procedimento, a pessoa à quem você terceirizou o trabalho pode completar as tarefas rapidamente sem erros.
Das empresas que terceirizam entrada de dados, 82% dizem que melhorou sua gestão geral, de acordo com a Cogneesol.
Desenvolvimento e manutenção do site
A menos que você tenha uma empresa de desenvolvimento, não há motivo para fazer a manutenção de seu próprio site.
Como mencionado anteriormente, isso é algo que outra empresa pode fazer por um custo benefício melhor e você pode pagar com economias de escala.
Se você já desenvolveu seu site, procure terceirizar esse trabalho na próxima vez que precisar atualizá-lo.
Geração de conteúdo
Talvez a maior oportunidade de terceirizar é através da geração de conteúdo. Isso é uma ótima forma de começar com terceirização especialmente se isso é uma área nova para você.
A atividade de marketing de conteúdo terceirizado mais comum é a escrita, com 44% dos marqueteiros fazendo uso dela.
Como eu mencionei anteriormente, leva muito tempo para escrever e promover conteúdo que seja viral. Ter um escritor experiente para fazer o trabalho pesado pode te economizar bastante tempo.
No entanto, há ainda espaço para crescer, com dois terços dos marqueteiros terceirizando menos de um terço dos seus conteúdos, de acordo com a Fronetics.
Se você já tem alguém para criar conteúdo para você – ou se você mesmo o faz – é quase sempre possível ter um escritor fantasma para produzir conteúdo por uma fração do preço.
Novamente, tenha em mente seu valor por hora e o valor de suas atividades. Escrever não é a atividade de maior valor que você deveria estar fazendo.
Antes de tudo, você deve considerar terceirizar um editor para te tornar um escritor mais produtivo.
O segredo do sucesso com a terceirização do seu conteúdo é ter alguns exemplos de conteúdos criados previamente para tomar como base e explicar o que você está procurando.
Você também precisa de um plano claro do conteúdo que você gostaria de produzir.
Mas como você tem certeza de que não ficará preso a um freelancer que é um fracasso total?
Como acertar na escolha de um freelancer toda vez
Se você quer contratar um bom freelancer para um trabalho específico, há alguns passos que você deve seguir para se certificar de que a pessoa contratada faça um excelente trabalho.
Siga estes passos para ter certeza de que encontrou alguém que não é somente bem qualificado, mas que também irá fazer o trabalho por um preço justo.
1. Pesquise seu preço
Antes de procurar um freelancer para contratar, você precisa ter um orçamento em mente. Entenda que, embora terceirização é mais em conta, você não deveria procurar pela opção mais barata.
Terceirização de software, por exemplo, custa no mínimo U$70/horas nos Estados Unidos, de acordo com a Accelerance.
E, apesar de você poder conseguir U$20-40/hora na Ásia, você irá sacrificar um importante benefício como a fluência no inglês e a diferença de fuso horários.
Antes de começar, faça uma pesquisa. Entenda exatamente quanto você deveria pagar pelo projeto que você deseja fazer, e saiba qual é a faixa de preço justa.
É uma boa ideia fazer uma lista das características mais importantes para você.
Você precisa de alguém fluente em inglês? Código limpo é importante ou você só se importa com o projeto final funcionando?
Essas são questões importantes para você se decidir antes de começar a receber as propostas dos freelancers.
2. Explique seu projeto por inteiro
O que muitos dos empresários não percebem é que o sucesso dos freelancers muitas vezes depende das especificações do projeto que eles informam.
Uma chamada para um trabalho com uma descrição vaga pode não ter o resultado esperado.
Escolher o menor preço pode, em último caso, significar escolher o freelancer com o menor entendimento do que seu projeto requer.
Ao invés de passar por esse tipo de problema, explique precisamente o que você espera que o freelancer faça para o projeto.
O principal site para contratação de freelancers é o Upwork, e eu irei te mostrar como escrever uma descrição detalhada lá.
Se você está usando outra plataforma, é possível simplesmente adaptar esses mesmos princípios.
Para começar, cadastre-se ou entre com sua conta no Upwork. Clique em Post a New Job.
Você acessará a página para cadastrar um trabalho. Se já era cadastrado previamente, você pode reutilizar um trabalho antigo. Caso contrário, vá para a próxima seção.
Escolha uma categoria e subcategoria. Certifique-se de que escolheu corretamente, pois pode acabar não atraindo os freelancers certos se fizer a postagem na categoria errada!
Agora, é hora de descrever o trabalho. Aqui é onde você precisa ser o mais específico e detalhista possível.
Dê um título simples e claro para seu projeto. Na seção de descrição, forneça o maior número de detalhes que puder.
Se possível, eu recomendo anexar arquivos para mostrar inspirações para o projeto, designs que gostaria de utilizar ou outros recursos para o freelancer.
Para que o Upwork selecione com precisão os tipos certos de freelancers para o trabalho, você precisa selecionar alguns parâmetros sobre o projeto.
Se está começando agora, eu recomendo fazer uma pequena apresentação ou demonstração do projeto.
Se algo der errado, é melhor que isso aconteça com uma apresentação de U$100 do que com um projeto de desenvolvimento de site de U$30.000.
Selecione One-time project e I want to hire one freelancer. Informe quais habilidades o freelancer precisa ter para completar o projeto com sucesso.
Finalmente, informe quando o projeto deve começar.
A seguir, você precisa decidir quanto pagar e disponibilidade. É agora que sua pesquisa de preço será útil.
Escolha como você gostaria de pagar e o nível de experiência que está procurando.
Você também selecionará o cronograma para o trabalho. Novamente, para o tipo de trabalho curto, eu recomendo que você escolha um intervalo curto de tempo (um mês a uma semana).
Decida quem pode encontrar e se candidatar ao seu trabalho. Eu recomendo a opção padrão, embora você possa ter resultados de maior qualidade com apenas usuários Upwork.
Não selecione somente freelancers que você convidou a menos que você já tenha feito alguns projetos. É melhor ver quem está interessado primeiro.
As outras questões são opcionais. Se achar que são importantes, você pode especificar qualificações preferenciais, apresentar algumas questões e uma carta de apresentação.
Mas eu não acho que seja necessário para trabalhos pequenos.
Finalmente, clique Post Job.
Uma vez que sua postagem estiver no ar por algumas horas, você irá começar a receber propostas de freelancers para seu trabalho.
É aí que a diversão começa!
3. Saiba mais sobre os freelancers que se candidatam
Uma vez que você postou um trabalho, freelancers no Upwork irão lhe enviar propostas baseadas nas suas especificações. Antes de escolher um freelancer, é necessário fazer uma pesquisa sobre ele ou ela.
Aqui está um candidato que se ofereceu para um dos meus projetos. Eu cliquei em seu perfil para ver os detalhes dele.
As três informações mais importantes para mim são o Job Success Score dele, histórico de trabalho e idiomas.
Job Sucess Score é um indicador de feedback que um freelancer recebe de clientes anteriores. Com 93%, Goran J. tem uma classificação sólida.
O histórico de trabalho dele me diz que ele já gastou mais de 500 horas on Upwork com 76 trabalhos, o que é uma boa quantidade para ter certeza de que faz um trabalho confiável.
E finalmente, ele é fluente em inglês. Isso torna o processo de comunicação muito mais fácil e ele irá entender todas revisões que eu precisar fazer.
Se quiser mais detalhes sobre o feedback dos clientes anteriores, você pode analisar as seções Work History e Feedback do freelancer.
Eu prefiro ordenar por menor classificado, para ver quais problemas e queixas (se tiver) são os mais comuns.
Já que a maioria dos freelancers oferece revisões, você não deve ver muitas críticas negativas. Uma série de comentários negativos geralmente significa que o freelancer não foi muito atencioso com os clientes.
Por sorte, Goran J. tem um excelente feedback. A classificação mais baixa que ele recebeu foi “nenhum feedback foi dado” e a menor pontuação foi 4.30.
Ele é um sólido candidato baseado nas experiências anteriores.
Agora que sabemos que ele é qualificado para o trabalho, vamos nos certificar que o trabalho dele tem a qualidade dita por seus clientes.
A maioria dos freelancers no Upwork incluem um portfólio, então certifique-se de que você possa verificar os trabalhos anteriores dele.
Ao contrário de um baixo Job Sucess Score ou Feedback ruins, não há certo ou errado no que diz respeito ao portfólio.
Você apenas tem que ter certeza de que gosta do estilo do freelancer.
Se você seguir esses passos para investigar os freelancers que se candidatam aos seus trabalhos, tenha certeza de que irá acertar na escolha do freelancer.
Como fazer projetos em andamento bem-sucedidos
Quando você se aventura no mundo da terceirização pela primeira vez, você ouve histórias de arrepiar sobre freelancers que acumularam muitas contas a pagar, demoraram muito para entregar ou desistem no meio do projeto.
Isso é fácil de prevenir se for uma tarefa pequena.
Mas e se você tiver um projeto maior em andamento? Como pode garantir um trabalho de qualidade enquanto mantém um preço justo?
A resposta é tão simples quanto ter qualidade do freelancer para um projeto pequeno: há algumas etapas importantes para garantir um ajuste perfeito.
Invista mais no processo de seleção
Uma vez que você estará trabalhando com alguém por um longo período de tempo, é importante que o freelancer se encaixe perfeitamente ao seu projeto.
Para isso, você deverá definir um processo mais rigoroso para encontrar os freelancers ideais.
Eu recomendo adicionar um teste de questões aleatórias no processo de candidatura para excluir qualquer pessoa que não siga suas instruções.
Exigir uma linha de assunto única ou outro tipo de “senha” é uma ótima maneira de ver quem realmente irá atender até mesmo os pequenos requisitos.
Para conseguir a pessoa certa, você também precisa expandir suas entradas. Tenha no mínimo três pessoas em sua mira, e escolha aquele que trabalha melhor para suas demandas.
Eu recomendo exigir um projeto de teste pago para essas pessoas. Sim, isso pode se tornar caro ao precisar pagar várias pessoas para o mesmo trabalho, mas é um bom investimento.
É melhor descobrir logo quem não está apto a lidar com o projeto antes de confiar um trabalho importante a eles.
Finalmente, você deve fazer uma entrevista com videoconferência com os candidatos. Isso é para garantir que eles possam se apresentar para um compromisso e para se certificar de que vocês se deem bem.
Comunique-se regularmente
Comunicação regular é vital para manter sua equipe alinhada aos objetivos do seu negócio.
Assim como se deve ter uma entrevista com videoconferência no início, você deve manter esse nível de comunicação durante todo o projeto.
Certifique-se que o freelancer entenda o projeto e tenha disponibilidade. Eu uso o Skype para comunicação remota com minha equipe.
Todos já parecem saber como usá-lo e é realmente simples.
Outra ferramenta que acho útil para discussões de trabalho com equipes é o Slack. Se você não está familiarizado com essa ferramenta, é um aplicativo de chat e mensagens para trabalhos em equipe.
Essa é uma ótima maneira de se manter atualizado com os mais recentes desenvolvimentos no projeto e garantir que cada freelancer esteja na mesma página que o resto da empresa.
Compartilhe documentos e monitore o progresso
Por último, mas não menos importante, você precisa da habilidade de compartilhar documentos.
Isso é importante especialmente para marketing de conteúdo, pois as edições podem se tornar cansativas rapidamente se você precisar enviar documentos para frente e para trás.
Eu uso e recomendo Google Docs para isso, pois torna fácil a comunicação com meu editor ao longo dos artigos que escrevo.
Também acredito que Google Drive seja útil para manter grandes coleções de arquivos. Isso é útil se você tem um fila para seu marketing de conteúdo e precisa prepará-lo antecipadamente.
O Google Drive lhe permite criar pastas compartilhadas com todos em sua equipe editorial (escritores, editores etc.) para que eles possam revisar o conteúdo.
Finalmente, Dropbox é uma ferramenta poderosa que permite a você compartilhar uma variedade de arquivos, desde templates a logos, com outros membros de sua equipe.
É uma ótima maneira de manter a marca atualizada e não deixar que um freelancer acidentalmente use uma versão antiga de seu logo.
Antes de começar um projeto grande, certifique-se de que todos estão cientes das ferramentas que você estará usando. Forneça contas e ensine-lhes como usar as ferramentas, se necessário.
Com essas precauções básicas tomadas, você pode prosseguir com um projeto em andamento que será um sucesso garantido.
Conclusão
Se você é um empreendedor que procura fazer mais em menos tempo, a terceirização é uma solução que você deve considerar.
Embora não funcione para todas as situações, terceirizar as partes menos vitais de seu trabalho é uma maneira infalível de aumentar a sua eficiência.
Se você usar as técnicas corretas e fizer sua pequisa, terá certeza de que seu trabalho terceirizado tem o mesmo impacto dos projetos que você finalizou por si só.
Quais técnicas você irá usar para terceirizar sem perder a qualidade?
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