14 Herramientas Editoriales para Mantener Tu Contenido Organizado

El término «marketing de contenidos» es popular. Está en los labios de todos los emprendedores y marketeres ambiciosos. Pero, también es un término tendencioso. A fin de cuentas, ¿qué es contenido? El Content Marketing Institute define el marketing de contenidos de la siguiente manera:

Esa es una excelente definición en teoría. En la práctica, sin embargo, no es tan clara. Una persona puede referirse sólo a artículos de blog cuando dice «contenido». Otra persona puede referirse sólo a las actividades en las redes sociales. Y otra podría estar hablando de podcasts. Pero el contenido es todo eso. No se trata solamente de podcasts, artículos de blog o redes sociales. Es todo lo anterior. En mi caso, en mi sitio web, el contenido significa artículos de blog…

Y videos…

Y podcasts.

El problema, sin embargo, es que puede ser difícil mantener organizadas las muchas ramas del contenido. Con la falta de organización, crear el contenido correcto en el momento adecuado puede convertirse rápidamente en un desafío. La prisa de publicar algo, en lugar de publicar lo correcto, involuntariamente guía el camino. Pero tu estrategia de marketing de contenidos no tiene que ser dejada a los dioses de la indecisión y la imprevisibilidad. De hecho, con estas 14 herramientas editoriales, puedes recuperar el control de tu estrategia de marketing de contenidos.

1. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos versátil y altamente visual.

Si te gusta visualizar todo el proceso de marketing de contenidos, desde la ideación hasta la publicación, Trello es la herramienta para ti. Con su innovador sistema de tarjetas, las puedes mover de columna en columna para controlar dónde se encuentra un contenido en su proceso de producción. Los artículos de blog, por ejemplo, pueden tener una configuración de tarjeta similar a esta.

Entonces, puedes crear tarjetas y moverlas por el proceso a medida que tú o tu equipo completan cada paso.

También puedes asignar tarjetas a una persona específica, para ayudarte a controlar quién está a cargo de qué contenido. Y para mantener el planeamiento, puedes establecer fechas límite para cada tarjeta. Puedes convertir a Trello en tu centro de marketing de contenidos creando múltiples tableros, uno para cada tipo diferente de contenido. Sólo asegúrate de que todo tu equipo sepa cómo usarlo y que todos estén en sintonía. Si quieres jugar con Trello tú mismo, puedes ir a esa página y mover las tarjetas para tener una idea de cómo funciona.

Trello es gratis para personas y cuesta $9,99 por miembro del equipo, por mes, para empresas.

2. Asana

Asana es otra herramienta de gestión de proyectos que deberías probar. Funciona muy bien para organizar tu estrategia de marketing de contenidos.

No es tan visual como Trello, pero ofrece una vista de alto nivel de tu calendario de publicaciones. Asana permite a los usuarios crear proyectos. Dentro de esos proyectos, puedes crear tareas. Y dentro de esas tareas, puedes crear subtareas. Es decir, puedes crear un proyecto titulado «Marketing de Contenidos». Entonces, puedes crear tareas para cada contenido que vas a publicar en los próximos meses. Puedes establecer fechas límite, crear y asignar subtareas dentro de cada tarea de marketing de contenidos. Asana también hace un seguimiento del progreso de cada proyecto, informándote si las personas cumplen o no con las fechas límite y cuántas tareas quedan antes de la finalización.

La barra de búsqueda de Asana te permite encontrar tareas en progreso o ya completadas. Si quieres gestionar un equipo de marketers de contenido, grande o pequeño – y no te preocupas demasiado por las representaciones visuales del progreso – Asana es probablemente una buena opción para ti. Es gratis para equipos de hasta 15 personas y $9,99 por miembro, por mes, para empresas más grandes.

3. HubSpot

La máquina de marketing de contenido en línea conocida como HubSpot ofrece un software holístico de marketing para personas que están dispuestas a pagar un poco más.

Su herramienta de marketing empieza en $200 por mes, lo que podría ser demasiado caro para ti. Pero quizás reconsideres ese precio cuando veas qué ofrece esta herramienta. HubSpot se especializa en centralizar todos tus datos, herramientas y equipo en un único lugar.

También te permite hacer una modesta cantidad de diseño para páginas de destino, artículos de blog y correos electrónicos por tu cuenta. Incluso podrás tener acceso a varias herramientas de SEO, blogs y redes sociales. Finalmente, HubSpot te ayudará a automatizar tu marketing. La automatización es una parte importante para tener contenidos organizados. Cuanto más automatices el proceso de creación y promoción del contenido, más impecables serán tus campañas de marketing de contenido. Puedes solicitar una demostración aquí.

4. Kapost

Al igual que Trello, Kapost te permite organizar visualmente tu plan de marketing de contenidos.

Con Kapost, puedes planificar tu estrategia de contenido cómo quieras, ya sea para días, semanas, meses o años. Y con sus analytics, te ayuda a identificar cualquier obstáculo que se interponga en el camino de tu éxito. Muy parecido a Asana, Kapost les permite a ti y a tu equipo trabajar juntos en un lugar centralizado. Con su calendario editorial, puedes controlar dónde te encuentras en la trayectoria del marketing de contenidos.

Además, los análytics de Kapost te muestran cuántos compartidos, visitas, clics y descargas obtienes con cada contenido.

Por último, te agiliza el proceso de compartir, para que puedas compartir fácilmente tu contenido en las redes sociales sin tener que abrir varias pestañas.

Sin embargo, Kapost definitivamente está hecho para aquellos con un bolsillo más generoso. Su plan empieza en $3,500 por mes.

5. Brightpod

Brightpod es otra herramienta de gestión de proyectos que es excelente para organizar contenido. Te permite crear proyectos con tareas, entonces puedes priorizar esos proyectos y establecer hitos. Para una visualización de alto nivel, hay un calendario editorial. Para una vista granular, los empleados pueden registrar el tiempo que dedican a cada tarea. Cada miembro del equipo recibe su propio tablero, lo que significa que cada persona puede enfocarse en los proyectos y tareas que le pertenece. Brightpod también facilita el intercambio de archivos entre los miembros del equipo.

Al crear distintos proyectos en diferentes pods, los miembros del equipo pueden colaborar y optimizar el proceso de creación de contenidos. La organización es fundamental para el éxito de cualquier campaña de marketing de contenidos. Brightpod es una herramienta que ayuda indistintamente a pequeñas y grandes empresas a poner todo fácilmente en el «pod» apropiado. El costo empieza en $29 por mes, para hasta 10 usuarios.

6. CoSchedule

¿Alguna vez has escrito un artículo de blog increíble, lo programó, pero te olvidaste de promocionarlo? No eres el único. Muchos creadores y marketers de contenido han sufrido a manos de una mente olvidadiza. ¿Pero sabes qué no se olvida? CoSchedule. CoSchedule es un plugin de WordPress que hace que publicar y promocionar tu contenido sea simple y fácil de recordar. Cuenta con un calendario editorial donde puedes programar no sólo la publicación de tus artículos, sino también su promoción en redes sociales. Entonces, puedes adjuntar la promoción programada al artículo de blog correspondiente.

En resumen, CoSchedule es la solución para marketers muy ocupados que se olvidan fácilmente de hablar sobre su contenido en las redes sociales. Una vez que hayas configurado tu calendario editorial, puedes filtrarlo para ver apenas publicaciones de blog, publicaciones en redes sociales o publicaciones escritas por ciertos autores. En lugar de olvidarse de publicar o promocionar tu publicación, CoSchedule te enviará un recordatorio cuando llegue el momento de hablar sobre el increíble contenido que creaste.

7. Pipefy

El software de gestión de proyectos Pipefy es un pariente cercano de Trello. Pero en lugar de usar proyectos, tareas o pods, utiliza «pipes». Puede crear distintos pipes para diferentes departamentos. Podrías, por ejemplo, tener un pipe de marketing de contenidos, un pipe para incorporación de clientes y un pipe de editorial. Así, al igual que Trello, puedes personalizar las columnas dentro de cada pipe.

Puedes controlar el flujo de trabajo, establecer fechas límite, asignar proyectos a ciertas personas y poner tareas pendientes predeterminadas en cada tarjeta. Cuando mueves una tarjeta a una nueva columna, ella se puede asignar automáticamente a la persona responsable por el siguiente paso. Sin embargo, te advertiré sobre una cosa. Pipefy tiene una aplicación que funciona muy bien en dispositivos móviles, pero su sitio web está lejos de ser optimizado para móviles. Si vas a utilizar Pipefy en tu teléfono, asegúrate de obtener la aplicación. Pipefy es gratis para equipos de hasta cinco personas y $9 por usuario, por mes, entre cinco y diez usuarios. El precio sube desde allí.

8. Google Calendar

Es probablemente que ya utilices Google Calendar. Pero, ¿has pensado en usarlo para ayudarte a organizar tu marketing de contenidos? Si estás buscando una forma fácil y gratuita de obtener una visualización de alto nivel de tu calendario de contenidos, Google Calendar es una excelente opción. Con Google Calendar, puedes crear tantos calendarios como quieras, de forma gratuita. Puedes crear calendarios privados o públicos, y puedes invitar a otras personas para visualizar un calendario que hayas creado. ¿Cómo lo haces? Si ya tienes una cuenta de Gmail, ve allí. Luego, haz clic en el cuadrado con pequeños bloques a la derecha de la barra de búsqueda.

Esto es lo que verás en el menú desplegable:

Haz clic en el calendario.

Ahora verás tu Google Calendar. Si quieres crear un evento y compartirlo con las personas, simplemente haces clic en «Crear» en la esquina superior izquierda.

Entonces, titulas tu evento.

Y al lado derecho en «Invitados», ingresas la dirección de correo electrónico de cualquier persona con la que desees compartir el evento.

Y entonces, haces clic en guardar.

Ahora tendrás un artículo de blog programado en tu calendario, y Google notificará a todos los que seleccionaste. Puedes hacer lo mismo para cada artículo de blog. Google Calendar no es tan automatizado como a la mayoría de los marketers les gustaría, pero es sencillo y efectivo.

9. Buffer

La promoción del contenido es una de las partes más difíciles de organizar en tu estrategia de marketing. A veces, las personas demoran para promocionar el contenido. Y a veces, se olvidan por completo de promocionarlo. Una gran razón por la que la gente olvida es que la promoción de contenido suele ser un fastidio. Normalmente, uno sólo quiere hacer clic en un botón y ver a las personas acudir a su sitio web. Pero con tantos perfiles de redes sociales distintos para estar al día, ese clic se convierte en una gran cantidad de clics. Y ahí es donde entra Buffer. Este software de gestión de redes sociales permite a los usuarios promocionar contenido desde un único lugar.

Al vincular todas tus cuentas de redes sociales, Buffer actuará como el centro para compartir y promocionar contenidos en las redes sociales. En una página, puedes personalizar el mensaje para múltiples publicaciones en redes sociales. Entonces, con un solo clic, puedes enviarlos para que se hagan públicos. Buffer tiene una versión gratuita con la que puedes empezar para ver si te gusta.

10. Hootsuite

Para satisfacer tu instinto de consumidor inteligente, Hootsuite, un competidor directo de Buffer, ofrece un servicio muy similar.

En Hootsuite, puedes publicar en más de 35 plataformas distintas de redes sociales. Pero si no quieres publicar de inmediato, puedes programar tu publicación para una fecha posterior. Además, Hootsuite ofrece analytics de promoción en las redes sociales, monitoreo y curación de contenido.

https://youtu.be/wGPLw4OaMjU

Si eres un marketer de contenido, sabes la importancia de promocionar tu contenido. Pero tampoco quieres pasar horas y horas tratando de hacerlo. Hootsuite y Buffer tienen versiones gratuitas que seguramente mitigarán tus dificultades promocionales. Puede probar los dos, para ver cuál funciona mejor para tu situación.

11. Workflowy

Organizar tu estrategia de marketing de contenidos es fundamental para el éxito. Pero no es sólo la organización de tu estrategia lo que cuenta. También se trata de la organización de tu contenido en sí. Es decir, la forma en que estructuras y escribes un artículo de blog es tan importante como cuándo y cómo lo publicas. Mientras que los sistemas de gestión de proyectos harán maravillas por el lado estratégico de las cosas, una herramienta como Workflowy te ayudará con la estructura real de tu contenido escrito. Todo gran artículo de blog empieza con un buen esquema, y eso es exactamente lo que Workflowy hace bien.

Con Workflowy, puedes crear un esquema interactivo. Puedes pasar el cursor sobre cada artículo de blog y hacer clic para mostrar el esquema actual. También puedes pasar el cursor sobre los bullet points y agregar notas a cada sección. Básicamente, Workflowy te permite crear y esbozar un artículo de blog con otras personas antes de sentarse a escribir. Los precios van desde la forma gratuita hasta $4,99 por mes para listas ilimitadas.

12. Google Docs

Cuando se trata de crear contenido de blog, pocas herramientas son tan útiles como Google Docs. Ninguna otra herramienta te permite, de forma gratuita, colaborar con otras personas, hacer seguimiento de las revisiones anteriores, y editar el mismo documento en tiempo real. Google Docs es simple de usar y tremendamente eficaz para los marketers de contenido. Para crear un Google Doc, ve aquí.

Haz clic en el botón azul. Y enseguida, en la parte superior, haz clic en el documento en blanco con un signo más “+” en ello.

Y voilà, ahora tendrás tu propio Google Doc. Si te gustaría aprovechar el lado colaborativo de las cosas, puedes compartir el documento con otras personas haciendo clic en «Compartir» en la esquina superior derecha.

Entonces, ingresa la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir el documento. Así, ella podrá verlo y editarlo cuando lo desee.

Google les notificará cuando compartas el documento con ellos. Google Docs no requiere mucho esfuerzo de las personas que desean trabajar juntas en un artículo de blog. Pruébalo.

13. HTML-Cleaner

Esta es una herramienta muy específica, pero es útil si usas WordPress y Google Docs. Desafortunadamente, como habrás notado, Google Docs no te permite ver el texto HTML de un documento. Sólo se puede jugar en el editor visual. Y si bien es genial para cualquier escritor, una vez que desees mover ese artículo de blog a tu sitio web de WordPress, el proceso es un poco complicado. Por ejemplo, si copio y pego esta sección en un sitio de WordPress, aparece un poco de un HTML raro junto con el texto.

Si simplemente ignoras todo ese HTML adicional que se está pegando a tu texto, se ralentizará el tiempo de carga de tu sitio web. HTML-Cleaner lo arregla. Para usarlo, simplemente ve a su sitio web. Entonces, copia el artículo de Google Docs en el cuadro de texto a la izquierda.

Después de hacerlo, verás el HTML correspondiente en el cuadro a la derecha.

Para limpiar toda la basura extra, haz clic en «Limpiar HTML».

La mayoría (pero no todo) del HTML se limpiará. Lo único que la herramienta no limpia es cuando <strong> y </strong> aparecen sin necesidad entre las etiquetas del encabezado. Aquí hay un ejemplo:

Para arreglarlo, ve al cuadro «Buscar y reemplazar en fuente html».

En la parte «Buscar», ingresa esto: <h2> <strong>. En la parte «Reemplazar con», ingresa esto: <h2>. Haz clic en «Limpiar HTML» nuevamente. Haz lo mismo con la etiqueta final, </strong>. Y entonces, haz lo mismo con cualquier otra etiqueta de encabezado que hayas utilizado en el contenido, y tendrás un HTML limpio. Cópialo y pégalo en WordPress, y listo. Pero, ten en cuenta que que las imágenes no aparecerán, por lo que tendrás que cargarlas por separado.

14. Grammarly

Todos los creadores de contenido podrían usar un editor exigente. Ya sea que estés escribiendo un artículo de blog, o una publicación para las redes sociales o una campaña de correo electrónico, la gramática adecuada comunica que eres educado y agradable. Sin una gramática adecuada, tus posibilidades de impresionar a la persona al otro lado de la pantalla caerán en picados. Grammarly es el salvador aquí. Grammarly tiene una versión gratuita donde puedes ingresar tu texto y obtener recomendaciones de escritura. Desafortunadamente, la versión gratuita no hace mucho más que una verificación básica.

Pero la versión de pago encuentra de todo, desde palabras repetitivas hasta voz pasiva. Dependiendo de tu competencia con el idioma inglés, la versión de pago podría ser la mejor para ti. Al menos, puedes usar la versión gratuita de Grammarly para revisar la ortografía y la gramática general.

Conclusión

Con la popularidad y la ambigüedad de la palabra «contenido», la organización ha caído en picados en los almacenes de marketing en todo el mundo. No es culpa de los marketers. El marketing de contenidos es simplemente una gran empresa con demasiadas partes móviles. Todas esas partes móviles, si tienen la oportunidad, destruirán tu estrategia de marketing y desentrañarán tu negocio hilo por hilo. Para luchar contra esa posibilidad, elige herramientas para organizar tu estrategia de marketing de contenidos. Busca un sistema de gestión de proyectos como Trello, Brightpod, CoSchedule, Pipefy o Google Calendar. Elige una herramienta de promoción en las redes sociales, como Buffer o Hootsuite. Y, por último, elige herramientas diversas para ayudarte en tu organización, como Grammarly o Google Docs. Con las herramientas necesarias luchando por ti, las posibilidades de desorden en tu marketing de contenidos son más escasas. La organización es simplemente una cuestión de poner las cosas correctas, en el lugar adecuado y en el momento correcto. Estas 14 herramientas te ayudarán a hacer exactamente eso. ¿Qué herramientas utilizas para mantener tu contenido organizado?