A comunicação empresarial é uma atividade estratégica para promoção da imagem da organização e seus objetivos aos diferentes públicos, melhorando resultados por meio da informação. Com uma boa comunicação, fica mais fácil se conectar com clientes e colaboradores e encontrar ressonância de seus valores e missão dentro e fora da empresa.
A comunicação empresarial é a voz do seu negócio.
Para dizer quem você é no mercado, é preciso que seu discurso esteja muito bem alinhado.
Afinal, as empresas precisam se comunicar o tempo todo, com os mais diversos públicos.
Mais do que criar sua identidade, a comunicação tem o poder de melhorar resultados, abrir portas para novos negócios e engajar seus colaboradores.
Da mesma forma, uma comunicação ineficiente pode custar caro.
Uma pesquisa da consultoria de RP Holmes Report revela que as falhas internas de comunicação custam US$ 37 bilhões às empresas.
Ao mesmo tempo, as organizações cujos líderes sabem se comunicar alcançam resultados 47% melhores para seus acionistas.
São dados suficientes para prestar atenção nas suas estratégias de comunicação, não é mesmo?
A seguir, vou mostrar o caminho para você criar um ambiente de diálogo, troca de ideias e engajamento na sua empresa.
E, depois, projetá-lo para o público de fora e atrair simpatia e envolvimento dos consumidores.
O que é Comunicação Empresarial?
Comunicação empresarial é uma atividade estratégica que promove a reputação da empresa e transmite suas informações para diferentes públicos.
Da assessoria de imprensa até a publicidade, todas as informações passam por esse conjunto de ferramentas e métodos que adequa a mensagem ao público-alvo.
Em uma empresa, as partes interessadas são várias: clientes, colaboradores, investidores, acionistas, parceiros e a própria sociedade.
Para cada público, é preciso ter uma estratégia exclusiva de comunicação – daí a necessidade de integrar a comunicação corporativa.
Mais do que a transmissão de mensagens, a comunicação moderna envolve soluções interativas e se baseia em relacionamentos.
Graças à era digital, as empresas podem construir redes globais de relações.
Qual a diferença de comunicação empresarial e organizacional?
A comunicação empresarial está relacionada ao ambiente corporativo, enquanto a comunicação organizacional abrange outras formas de organização.
Embora os termos sejam vistos como sinônimos, os acadêmicos recomendam o uso de “empresarial” somente para organizações que buscam o lucro e o ganho financeiro.
Por outro lado, “organizacional” é mais amplo e pode incluir organizações sem fins lucrativos como ONGs, associações, instituições, etc.
A História da Comunicação Empresarial
A comunicação empresarial teve origem nos EUA, no início do século 20, quando as organizações começaram a se preocupar com sua imagem.
No livro Comunicação Empresarial (IESDE Brasil, 2010), o autor Luiz R. D. Melo conta que o primeiro escritório de Relações Públicas foi aberto em 1906, pelo jornalista Ivy Lee.
Na época, o objetivo de Lee era recuperar a credibilidade do empresário John D. Rockefeller, acusado de competição desleal contra empresas menores.
Ao publicar notícias positivas sobre as ações filantrópicas do magnata nas seções editoriais, o jornalista conseguiu transformar o “patrão avarento” em “benfeitor da humanidade”.
Foi o primeiro case de sucesso em relações públicas, que abriu caminho para o desenvolvimento da comunicação empresarial.
A partir da experiência norte-americana, o conceito se espalhou pelo mundo e chegou ao Brasil na década de 1950.
Aqui, o início da comunicação empresarial foi marcado pela chegada das agências de publicidade dos EUA, durante o governo de Juscelino Kubitschek.
Mas ainda levou anos para que esse tipo de comunicação deixasse de ser vista como um esforço para “limpar” a imagem das empresas.
Os benefícios de investir em uma boa comunicação empresarial
A comunicação empresarial traz mais benefícios do que você imagina.
Confira bons motivos para investir na sua.
Melhora na imagem da empresa
Como vimos, o próprio surgimento das relações públicas é marcado pela necessidade de melhorar a imagem da empresa.
A reputação da organização é fundamental para aumentar sua influência e conquistar a confiança de clientes, colaboradores, fornecedores, investidores, governo e comunidade.
Ao construir uma imagem de autoridade e credibilidade, a empresa multiplica as oportunidades de negócio e ganha destaque no mercado nacional e global.
Mas a comunicação empresarial vai muito além da promoção de uma imagem positiva, pois abrange toda a gestão da informação.
Profissionais engajados
Esse é um dos benefícios mais notáveis da comunicação empresarial.
Um estudo da McKinsey, de 2012, aponta que as empresas que conseguem estabelecer uma comunicação efetiva entre colaboradores aumentam sua produtividade em 20-25%.
Já uma pesquisa da Gallup, de 2016, revela que as equipes com altos níveis de engajamento apresentam uma lucratividade 21% maior.
Quando a empresa pratica a transparência e promove a comunicação aberta, os profissionais se sentem mais motivados a participar e colaborar para o sucesso do negócio.
Além disso, os colaboradores engajados são muito mais propensos a recomendar a empresa em seu círculo social.
Bom clima organizacional
A comunicação empresarial tem o poder de transformar o clima organizacional para melhor.
Isso porque os esforços de comunicação refletem diretamente no humor, sentimentos e percepções dos colaboradores, aumentando os níveis de satisfação.
O resultado é o impacto positivo na atmosfera geral do ambiente de trabalho.
Para medir seu clima organizacional, você pode conduzir pesquisas de clima periódicas.
Canais de comunicação sempre abertos
Manter os canais de comunicação sempre abertos é a receita para uma cultura colaborativa e um ambiente frutífero à inovação.
De acordo com um relatório da Salesforce, com dados de 2018, os colaboradores que se sentem ouvidos pela organização são 4,6 vezes mais propensos a dar o seu melhor no trabalho.
Ou seja: dar voz às pessoas é a melhor forma de aprimorar a comunicação empresarial e melhorar a performance.
A Comunicação no Ambiente de Trabalho
A comunicação empresarial se desdobra em várias especialidades dentro da organização.
Vamos conhecer as principais.
1. Comunicação Interna
A comunicação interna trata das relações entre a empresa e seus colaboradores.
Desde a época dos memorandos, as técnicas e ferramentas para compartilhar informações evoluíram muito nas organizações.
Graças à era digital, a comunicação interna está cada vez mais dinâmica, aberta e colaborativa.
2. Comunicação Mercadológica
A comunicação mercadológica se volta para a venda e promoção dos produtos e serviços da empresa.
É onde se encaixam a publicidade, merchandising, trade marketing, marketing direto e outras áreas da comunicação externa.
Também podem ser incluídos na comunicação mercadológica o SAC, CRM, customer service e demais ferramentas voltadas ao relacionamento com o cliente.
3. Comunicação Institucional
Por fim, a comunicação institucional está relacionada ao branding ou gestão de marca da empresa.
É a área que concentra todos os esforços para posicionar a marca na mente dos consumidores e associá-la aos valores e propósitos da organização.
As relações públicas, assessoria de imprensa e marketing social são exemplos de áreas sob essa classificação.
Fluxos da Comunicação Empresarial
A comunicação corporativa também ocorre em diferentes fluxos dentro das organizações.
Veja quais são os principais.
Fluxo descendente
O fluxo descendente caracteriza as empresas com hierarquia rígida e estrutura verticalizada.
Nesse modelo corporativo tradicional, as informações vêm do alto escalão e vão sendo filtradas até chegar à base de colaboradores.
Não é a opção mais democrática, mas pode funcionar em segmentos mais conservadores.
Fluxo ascendente
O fluxo ascendente é o exato oposto: as informações emanam da base para o alto da pirâmide hierárquica.
É sempre uma boa ideia ouvir o que os colaboradores têm a dizer, mas é preciso organizar bem esse tipo de comunicação.
Inclusive, os fluxos descendente e ascendente podem ser combinados na mesma empresa.
Fluxo horizontal
O fluxo horizontal é o compartilhamento de informações entre colaboradores do mesmo nível hierárquico e posição dentro da organização.
É o tipo de comunicação mais espontânea e informal, mas também deve ser organizada para facilitar a troca de conhecimentos.
Fluxo transversal
Já o fluxo transversal é uma comunicação multidirecional, que reúne pessoas de todos os níveis e áreas da organização.
É uma ótima forma de ampliar a interação e construir uma cultura colaborativa, principalmente se o fluxo for intermediado por soluções tecnológicas.
Nesse caso, é possível construir redes internas complexas que incluem todos os membros.
Fluxo circular
Por fim, o fluxo circular é o preferido das empresas mais informais e dinâmicas.
Sua principal característica é a livre circulação de ideias, sem regras ou padrões rígidos para a troca de informação.
No entanto, a partir de um certo tamanho, a empresa precisa de ferramentas e sistemas para organizar esse tipo de comunicação.
Como tornar a comunicação de minha empresa mais eficiente?
Você já deve estar convencido de que é uma boa ideia investir na comunicação empresarial.
Para ir além da newsletter, você precisa atualizar suas técnicas e implementar ferramentas mais ágeis e eficientes.
Então, vamos aos critérios fundamentais para começar esse trabalho.
Agilidade
Vivemos mergulhados em um fluxo de informação interminável e lutando para nos manter atualizados em uma correria diária.
Nessa realidade, é claro que sua comunicação precisa ser extremamente ágil.
Aquela oportunidade de última hora ou novidade estrondosa precisa chegar o mais rápido possível a todos os membros da empresa.
A solução para isso, obviamente, passa pela tecnologia e plataformas de comunicação corporativa.
Interatividade
Seus colaboradores estão usando as últimas tecnologias e interagem o tempo todo nas redes sociais.
Se você quer uma comunicação à altura dos novos tempos, é melhor oferecer uma experiência realmente participativa.
Para isso, não faltam soluções em aplicativos e plataformas que criam canais de comunicação diretos com os colaboradores.
Mobilidade
Até 2020, 67% da população mundial já estará conectada pelos smartphones, segundo o Statista.
Logo, é obrigatório desenvolver sua comunicação adaptada aos dispositivos móveis.
Vale prestar atenção na responsividade e adaptação dos conteúdos, para que a experiência nos dispositivos móveis tenha a qualidade esperada.
Assim, seus colaboradores podem se informar e trocar ideias a qualquer hora e lugar.
Capilaridade
Capilaridade é outro conceito fundamental para a comunicação empresarial, que diz respeito à capacidade de alcançar um público amplo.
Sua mensagem tem que chegar da mesma forma a todos os colaboradores, da unidade regional até as unidades do outro lado do mundo.
Manter a coerência da informação é crucial, pois evita os mal-entendidos comuns que afetam a produtividade da empresa.
Nem preciso dizer que o TI é o único caminho para isso.
Engajamento
Não é à toa que você lê e ouve essa palavra em todos os lugares.
O engajamento é a energia motora dos negócios de sucesso.
Por isso, sua comunicação precisa despertar o envolvimento dos colaboradores.
Quanto mais ativos eles puderem ser no fluxo de comunicação, mais motivados estarão para contribuir com ideias e ampliar o patrimônio intelectual da empresa.
Isso é pura gestão do conhecimento: fomentar o compartilhamento de saberes e promover a inteligência coletiva.
Monitoramento de Resultados
Você também vai precisar de uma ajuda do Business Intelligence e Analytics para monitorar os resultados da comunicação.
Para isso, os dados são o material perfeito: quem está acessando as informações, com quais dispositivos, em que momento, etc.
Inclusive, essas informações podem ser cruzadas com as avaliações de desempenho, para determinar com precisão a eficiência e impacto das suas estratégias de comunicação.
Transparência
A transparência é o selo de autenticidade da sua comunicação, que demonstra o comprometimento com a verdade.
É o pilar essencial das relações de confiança, e sua forma de se comunicar com os colaboradores deve refletir esse valor imprescindível.
Antigamente, era comum que as organizações tentassem encobrir erros e problemas a todo custo.
Hoje vale mais a pena compartilhar a situação real com os colaboradores para encontrar soluções em conjunto, ao invés de cobrir o sol com a peneira.
Tecnologia
Finalmente, o elo que interliga todos os pilares da comunicação moderna: a tecnologia da informação.
Algumas tendências são as redes sociais corporativas, aplicativos de mensagens, conteúdos em vídeo e outras soluções que aproximam pessoas e permitem conversas em tempo real a qualquer distância.
De acordo com o relatório Future of Work da Raconteur, de 2016, as principais tecnologias utilizadas no novo ambiente de trabalho são:
- Aplicativos para dispositivos móveis
- Mídias sociais
- Ferramentas de colaboração na web
- Smartphones e tablets
- Sistemas de gestão de conteúdo.
Barreiras de uma comunicação empresarial
Enfim, chegamos às barreiras que você terá de superar para implementar uma comunicação efetiva.
O relatório da consultoria Holmes mostra que as barreiras de comunicação causam um prejuízo de U$ 62,4 milhões nas empresas norte-americanas e britânicas.
Essas perdas se devem à baixa produtividade, que é consequência natural dos problemas de comunicação interna e externa.
Conheça seus principais obstáculos.
Semânticas
As barreiras semânticas estão relacionadas à incompatibilidade na linguagem e tom que a empresa utiliza para se comunicar.
Semântica diz respeito aos significados, e cada público tem suas particularidades para interpretar mensagens.
Logo, não adianta escrever textos formais para os designers do time criativo, da mesma forma que um meme pode ser demais para uma equipe jurídica.
A linguagem oficial da empresa deve ser adaptada à média dos seus colaboradores – e segmentada sempre que possível.
Psicológicas e pessoais
As barreiras psicológicas e pessoais são as mais difíceis de lidar, porque estão entranhadas nas relações interpessoais.
No convívio diário, os colaboradores têm opiniões conflitantes, preconceitos e diferenças de personalidade profundas, que atrapalham a comunicação e geram ruídos diversos.
Uma cultura de apoio à diversidade e relações mais cooperativas pode ajudar a contornar o problema, assim como uma liderança ativa que se responsabilize por mediar desentendimentos.
O clima organizacional também influencia diretamente o humor dos colaboradores e sua disposição a ouvir o outro.
Por isso, é necessário um esforço conjunto para estimular o respeito às diferenças e mostrar os benefícios de ter acesso a vários pontos de vista.
Informações
As informações se tornam uma barreira quando ultrapassam o limite aceitável para os receptores.
No cenário atual, o excesso de informação é endêmico e tem sobrecarregado os colaboradores nas organizações.
Para evitar esse problema, você precisa direcionar esforços para filtrar essa informação, além de entregá-la em porções menores e mais fáceis de absorver.
Algumas tecnologias úteis para isso são o microlearning e gamificação, que tornam o aprendizado mais divertido e engajante – e podem ser muito úteis na comunicação interna.
A comunicação eficaz também passa pela redução da burocracia, que é a principal responsável por reuniões inúteis e processos desnecessários.
Geográficas e físicas
Apesar de a internet romper com as distâncias, as barreiras geográficas e físicas ainda dificultam a comunicação empresarial.
As empresas globais, por exemplo, precisam de sistemas mais sofisticados do que e-mails e mensagens para melhorar sua comunicação interna.
Para isso existem as redes sociais corporativas e plataformas colaborativas, capazes de reunir um grande número de usuários e facilitar suas interações.
Problemas no ambiente de trabalho como ruídos, tecnologias obsoletas e falta de mobilidade também são considerados barreiras físicas que prejudicam a comunicação.
Conclusão
À primeira vista, o termo comunicação empresarial remete às formalidades de relações públicas.
Mas agora você sabe que esse conceito é muito mais amplo, englobando todos os esforços de comunicação da empresa – especialmente internos.
Mais do que nunca, as empresas precisam investir em uma comunicação eficiente, que converse com todos os públicos e leve sua reputação adiante.
Não é somente uma questão de imagem, mas de propósitos e valores.
Quando a organização tem uma voz potente, consegue construir relacionamentos mais sólidos e alinhar objetivos com todas as partes interessadas.
Assim, conquista o respeito e apoio de clientes, parceiros, investidores, colaboradores e outros públicos essenciais para seu sucesso.
Agora você já pode fazer seu diagnóstico.
Como anda o diálogo da sua empresa com as pessoas mais importantes para o negócio?
Compartilhe suas ideias sobre o tema nos comentários abaixo.
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