O planejamento empresarial é uma ferramenta essencial para traçar o caminho de crescimento do negócio.
É a partir desse recurso que o gestor elabora estratégias eficazes para o alcance dos objetivos organizacionais.
Mas o fato é que as dúvidas na elaboração do planejamento empresarial ainda são comuns entre empreendedores.
Afinal, é preciso definir ações e estratégias, criar objetivos organizacionais e estabelecer métodos para alcançá-los.
Para ajudar nessa tarefa, preparei um guia especial com o qual você vai aprender a importância do planejamento empresarial, as melhores práticas e um passo a passo para colocá-lo em prática.
Ficou curioso?
Então, siga com a leitura.
O que é planejamento empresarial?
Planejamento empresarial é um instrumento de gestão que inclui prever cenários, definir metas e objetivos organizacionais, traçar estratégias e métodos para conquistá-los e determinar como será a jornada de crescimento da empresa. Por isso, trata-se de uma ferramenta essencial para qualquer empreendimento.
E quando eu digo qualquer empreendimento, quero dizer que não importa se você está recém abrindo um pequeno negócio ou já tem uma empresa líder de mercado.
Independentemente do segmento ou porte da empresa, é absolutamente necessário contar com o planejamento.
Afinal, o mercado atual muda rapidamente e é complexo e incerto devido às novas tecnologias e dinâmicas provocadas pela transformação digital.
Então, se você não traça um caminho para se adaptar ao cenário nem sabe de que forma vai alcançar os objetivos organizacionais, fica suscetível a perder vantagem competitiva.
E eu tenho certeza de que não é isso que você deseja para o seu empreendimento.
“Ser capaz de se projetar no futuro e construir um plano para atingir seus objetivos é uma habilidade que pode levar qualquer empreendedor longe”, afirma o empreendedor em série Matthew Toren, em um artigo para o site Business Insider.
De acordo com o autor, o gestor hábil sabe que o planejamento é apenas uma habilidade efetiva quando combinado com a ação.
O planejamento é o instrumento não apenas para delinear o caminho a ser percorrido, mas para garantir que todos os profissionais, desde líderes a gestores, estejam comprometidos com os resultados da empresa.
No livro Strategic business planning (Kogan Page Publishers, 2004), Clive Reading destaca que o planejamento estabelece o direcionamento para executivos e funcionários.
“Ele assegura que todas as partes da empresa estejam em harmonia, movendo-se para um propósito organizacional claro que lhe dará uma vantagem competitiva e otimizará sua performance”, ressalta o autor.
A importância do planejamento empresarial
Ainda não conhece os principais benefícios do planejamento empresarial?
A seguir, você vai descobrir quatro razões pelas quais o planejamento é importante.
Vamos a elas.
1. Evita perda de tempo e investimento
Quem faz planejamento empresarial tem um direcionamento na tomada de decisão.
Na prática, todos os investimentos, processos e dedicação de tempo dos colaboradores são bem empregados, adotando um nível maior de assertividade.
A grande vantagem é que, dessa forma, evita-se retrabalho, investimentos que não geram retorno e aplicação de recursos humanos onde não é necessário.
2. Gestão eficaz
Como eu falei no tópico que você acabou de ler, o planejamento empresarial ajuda na tomada de decisão.
E quando eu falo em fazer escolhas para o negócio, estou me referindo diretamente ao trabalho cotidiano do gestor.
Essa rotina não é fácil: envolve encontrar o equilíbrio nas decisões, fazer previsões para o futuro e criar estratégias.
Ou seja, é um trabalho complexo.
Mas se o gestor tem o planejamento em mãos, ganha embasamento para fazer uma gestão eficaz, tomando decisões certeiras para o empreendimento.
3. Alcance dos objetivos organizacionais
Vou fazer uma analogia neste tópico.
Pense em um piloto de corrida que deseja percorrer com sucesso todo o trajeto até a linha de chegada.
Mas ele não conhece a estrada, tampouco a direção que precisa tomar para chegar até o ponto final almejado.
Assim é a atuação do gestor sem um planejamento.
Ele não conhece o caminho a ser percorrido, não sabe em qual direção ir, tampouco quais escolhas deve fazer.
E aí, fica praticamente impossível atingir os objetivos organizacionais.
É justamente o planejamento que traça o caminho até as metas: onde você deseja chegar e como chegará lá.
4. Fluxo de caixa saudável
Uma parte importante do planejamento empresarial é o planejamento financeiro.
É por meio dessa ferramenta que você faz investimentos certeiros, emprega os recursos humanos corretamente e ainda tem um controle rigoroso das finanças empresariais
O resultado disso é um fluxo de caixa saudável e a manutenção do capital de giro.
Dessa forma, você ainda pode prever a trajetória de crescimento da empresas, definindo os próximos investimentos para alcançar as metas.
Objetivos do planejamento empresarial
Afinal, quais são as finalidades do planejamento empresarial?
Um dos objetivos mais importantes dessa ferramenta consiste em permitir que as empresas sobrevivam em um mercado que se transforma rapidamente.
Sim, o cenário está cada vez mais cheio de inovações e, com as novas tecnologias, os modelos de negócio se alteram.
A verdade é que não há mais como sobreviver em um ambiente de incertezas sem contar com um planejamento mínimo.
É claro que, por ser um mercado em mutação, você precisa ter um planejamento maleável, que possa ser adaptado a qualquer mudança.
Mas ele já é um primeiro direcionamento para implementar ações que permitirão à organização alterar os rumos ou a estratégia, caso seja necessário.
Aliás, isso acontece justamente porque outro objetivo do planejamento empresarial é antecipar cenários a partir da análise do mercado e das tendências.
Em outras palavras, é a definição de que se X ocorrer, a empresa fará Y para sobreviver e manter o diferencial competitivo.
Outra funcionalidade do planejamento empresarial é conduzir a empresa ao alcance dos objetivos organizacionais, como eu mencionei acima.
Afinal, quando o gestor elabora essa ferramenta, está criando estratégias, que são essenciais para orientar as condutas e investimentos da empresa, sempre tendo em mente as metas traçadas para o crescimento.
Os 4 tipos de planejamento empresarial
O ideal é que você elabore quatro tipos de planejamento empresarial para coordenar todas as áreas da empresa.
Confira quais são eles.
1. Planejamento estratégico
É o planejamento de longo prazo que define os objetivos centrais e a trajetória de crescimento do negócio.
É também a ferramenta por meio da qual são analisadas as oportunidades da empresa e o cenário em que ela está inserida.
Em Introdução à teoria geral da administração (Elsevier Brasil, 2003), Idalberto Chiavenato afirma que, nesse caso, é preciso especificar aonde a organização pretende chegar no futuro e como se propõe a fazer isso a partir do presente.
“O planejamento estratégico deve comportar decisões sobre o futuro da organização”, explica o teórico.
Geralmente, é um planejamento feito pela alta gerência, por ter relação direta com os rumos da empresa.
2. Planejamento financeiro
O planejamento financeiro, como o próprio nome diz, é um documento que organiza os recursos financeiros da empresa.
Além de fazer um diagnóstico da situação do negócio, é a partir desse tipo de planejamento que é possível elaborar estratégias e metas, considerando o controle de custos, projeção de receitas e fluxo de caixa.
Aqui também são definidos os investimentos, além de se antecipar possíveis cenários que possam comprometer, ou ao menos interferir, nos recursos financeiros da empresa.
Para fazer o planejamento financeiro empresarial, é preciso ter controle rigoroso de entradas e saídas do caixa, pois é isso que permite ao gestor ter noção da situação organizacional.
Além disso, um bom planejamento inclui a análise periódica das informações financeiras e a correção de estratégias que, na prática, não geram os resultados esperados.
A projeção de diferentes cenários, conforme os movimentos e tendências de mercado, também é fundamental para que a empresa esteja preparada para sobreviver financeiramente, mesmo quando os prognósticos das receitas não atendem às expectativas.
3. Planejamento tático
O planejamento tático empresarial consiste em definir como serão utilizados os recursos humanos e financeiros e quais estratégias serão colocadas em prática para o alcance das metas organizacionais em médio prazo.
É quando o gestor delega as responsabilidades de cada departamento da empresa, distribuindo tarefas.
Pense em uma partida de futebol: o planejamento tático é o esquema montado pelo treinador que mostra a movimentação ideal dos jogadores, cada um cobrindo uma parte do campo, para marcar gols e conquistar a vitória.
Nas empresas, esse tipo de planejamento também é fundamental, pois encadeia todas as ações e estratégias organizacionais de modo que, em conjunto, sejam efetivas na conquista de objetivos.
4. Planejamento operacional
Já o planejamento operacional diz respeito à definição de tarefas, prazos e cronogramas para garantir uma execução eficiente de todas as atividades da empresa.
Por isso, trata-se de um tipo de planejamento a curto prazo.
Ele define procedimentos a seguir, métodos e recursos necessários para manter as operações do negócio em dia a partir de um fluxo de trabalho eficaz e encadeado.
Como fazer o planejamento empresarial?
Agora que você conhece os tipos de planejamento empresarial, já pode aprender o passo a passo para colocá-lo em prática, certo?
Por isso, na sequência, eu elenquei sete etapas para você elaborar esse documento tão importante para o crescimento do negócios. Vamos nessa.
1. Faça o diagnóstico do ano anterior
Afinal, como começa o planejamento empresarial?
O diagnóstico é um método eficiente para você compreender a performance da sua empresa no último ano.
Também ajuda a compreender qual é a situação em que ela se encontra hoje.
Com isso, você poderá visualizar os problemas, erros e acertos, além de índices financeiros, de vendas e de crescimento.
Também vai entender se o desempenho das equipes foi satisfatório.
Para isso, o diagnóstico deve incluir uma comparação entre metas e resultados.
Ou seja, identificar quais objetivos foram alcançados no último ano e quais não foram, avaliando também quais estratégias funcionaram e quais delas fracassaram.
Nessa etapa, utilize estatísticas, dados, métricas e entrevistas com colaboradores para embasar a análise.
2. Ciclo PDCA
O segundo passo que eu sugiro é aplicar o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão que ajuda a otimizar continuamente os processos empresariais para o alcance da alta performance.
Dessa forma, você poderá definir estratégias eficazes para dar coerências a todas as etapas da produção.
O ciclo consiste em fazer quatro ações-chave:
- Planejar (plan)
- Fazer (do)
- Checar (check)
- Agir (act).
Planejar significa definir objetivos organizacionais e métodos que permitirão alcançá-los.
Fazer é o momento de executar a proposta elaborada, preparando os líderes e colaboradores para iniciar as operações conforme o planejamento.
Checar diz respeito a supervisionar continuamente o trabalho executado na empresa, medindo resultados e métricas relevantes.
Já a quarta ação, que é agir, consiste em tomar decisões a partir da checagem, avaliando se é necessário ajustar a estratégia e, se for o caso, implementar as mudanças para otimizar os processos.
3. Análise SWOT
Também conhecida como matriz FOFA em português, essa ferramenta permite analisar os cenários interno e externo à organização, identificando pontos fortes e fracos que devem ser considerados na hora de elaborar a estratégia.
FOFA e SWOT são as siglas para quatro termos:
- Forças (strenghts)
- Fraquezas (weaknesses)
- Oportunidade (opportunities)
- Ameaças (threats).
As forças representam os pontos nos quais a empresa é boa, enquanto as fraquezas são as características que a prejudicam.
Portanto, ambas dizem respeito a fatores internos.
As oportunidades são fatores externos favoráveis à empresa, que podem ajudá-la a crescer.
Já as ameaças são os fatores externos que apresentam influências negativas.
Portanto, divida esses tópicos e quadrantes, analisando os fatores da empresa dentro de cada um, para ter uma visão geral sobre o negócio.
4. Aprenda com os concorrentes
É claro que você deve se concentrar no próprio negócio, mas manter os olhos na concorrência também é importante para aprender com ela e extrair insights.
Caso você não faça isso, poderá ficar para trás pelo fato de não conhecer o mercado e suas dinâmicas.
Observe o que seus concorrentes fazem - isso se chama benchmarking.
Dessa forma, poderá identificar quais estratégias eles usam e quais delas são eficazes e poderiam ser aplicadas no seu negócio também.
Nesse caso, ao identificar uma boa tática, faça adaptações para a realidade da sua empresa.
5. Defina seus objetivos
Como eu ressaltei algumas vezes anteriormente, a definição de objetivos é uma atividade central do planejamento empresarial.
Mas é importante que você trace objetivos e metas tangíveis, o que significa que elas precisam ser possíveis de alcançar a partir da realidade do negócio.
Você pode ter metas variadas: aumentar a base de clientes em 10%, lançar um novo produto no mercado em 6 meses, expandir a rede de lojas para 12 cidades, por exemplo.
Perceba que, na hora de definir as metas, você não pode ser vago, estabelecendo que deseja, por exemplo, aumentar as vendas.
Essas metas precisam ser quantificáveis.
Nesse exemplo, o ideal seria estabelecer a porcentagem pretendida para esse incremento, como aumentar as vendas em 20%.
Essa definição tangível e quantificável ajudará na hora de avaliar os resultados.
6. Elabore uma estratégia de marketing digital
Sempre inclua uma estratégia de marketing digital no seu planejamento empresarial.
Afinal, você precisa promover a empresa, criar relacionamento com os clientes, criar autoridade e se comunicar com o público.
E o marketing digital é o caminho para fazer tudo isso.
Por isso, crie uma estratégia capaz de coordenar ações em diferentes canais: redes sociais, e-mail marketing e blog.
Fundamentalmente, saiba quem é o seu público a partir da criação de uma persona - representação fictícia de pessoas reais que você pretende alcançar.
E, a partir disso, adapte a sua forma de comunicação para causar identificação no seu público.
7. Defina seus indicadores de desempenho
Por último, estabeleça KPIs, os indicadores-chave de desempenho, que devem ser analisados periodicamente.
Os KPIs devem ser úteis para analisar os resultados da empresa para cada objetivo.
Por exemplo, se uma das metas é aumentar o tráfego do site da empresa, é preciso acompanhar o indicador de número de acessos.
O que estou dizendo é que o indicador precisa fazer sentido para o negócio.
Não adianta medir uma quantidade grande de indicadores.
É melhor se concentrar em analisar alguns poucos que sejam, de fato, relevantes.
Exemplo de planejamento empresarial
Para ilustrar tudo o que eu falei até aqui, vou dar um exemplo simples de como você pode unir os objetivos organizacionais ao planejamento financeiro.
Vamos supor que você tenha uma consultoria de negócios e que o seu objetivo seja aumentar o faturamento.
Para isso, quer captar mais leads e transformá-los em clientes.
Bem, nesse caso, um planejamento de marketing é uma boa opção.
Você pode, por exemplo, oferecer um pequeno curso online sobre o universo dos negócios para ajudar empreendedores.
Em troca do conteúdo, o usuário deixa um endereço de e-mail para fazer o download do material.
E aí você já tem um lead.
Mas, para isso, você precisa elaborar um planejamento financeiro, pois toda estratégia tem um custo.
O ideal aqui seria analisar o investimento necessário.
Na sua projeção de caixa, há capital para contratar um profissional para captar e editar os vídeos do curso, por exemplo?
E para impulsionar os vídeos, assinar um serviço de e-mail marketing para organizar o envio das mensagens e preparar cards de divulgação do curso nas redes sociais?
Enfim, há uma série de gastos que precisam ser contemplados.
E esses recursos financeiros, caso existam, já estão comprometidos com outra despesa da empresa ou podem ser aplicado em um novo investimento?
É hora de analisar os números, controlar receitas e custos e encaixar esse projeto de captação de leads no orçamento da empresa.
Nessa hora, vale a pena se debruçar sobre os indicadores do projeto: metas de leads, custos por aquisição de leads, taxa de conversão de leads em clientes, etc.
Depois de estruturado o planejamento, você pode partir para a prática e fazer a roda do marketing girar.
Percebe como, dessa forma, a estratégia foi bem planejada, sem desajustar o seu caixa e ajudando na conquista do seu objetivo?
Esse é o papel do planejamento empresarial.
Conclusão
Depois de ler as dicas acima, você está pronto para elaborar o planejamento empresarial e definir os próximos passos do seu negócio.
Lembre-se de que a definição de objetivos tangíveis é o começo de tudo.
São essas metas que irão ajudar na criação de estratégias eficientes que permitirão chegar aonde você deseja.
Para isso, implemente todos os tipos de planejamento empresarial, do estratégico ao operacional, pois cada um é importante para a empresa como um todo.
E sempre avalie os resultados a partir de KPIs, para ter certeza de que está no caminho certo.
Então, que tal começar o seu planejamento agora mesmo?
Caso tenha alguma dúvida ou queira contar sua experiência, deixe um comentário abaixo.
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