Método GTD: Entenda O Que É e Como Usar (Com 5 Dicas de Apps)

Se você vive correndo contra o tempo e sente que não chega a lugar algum, está na hora de conhecer o método GTD.

Essas três simples letras representam um método de organização poderoso que vai ajudar você a ter mais tempo, cumprir suas tarefas e assumir o controle da sua vida.

E o melhor: de forma totalmente flexível, com foco no bem-estar e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Para você ter uma ideia, 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo e estresse devido à sobrecarga de tarefas no dia a dia, segundo uma pesquisa realizada em 2015, pela ISMA-BR, e publicada no UOL.

Para ficar fora dessa estatística, você pode aplicar o GTD (Getting Things Done) e descobrir que é tudo uma questão de esvaziar a mente, registrar suas ações e focar no que realmente importa.

Quer saber como aumentar sua produtividade e ter mais qualidade de vida?

Siga a leitura e entenda o que eu estou dizendo.

O que é GTD e para que serve?

GTD (Getting Things Done) é um método criado pelo consultor norte-americano David Allen que promete aumentar a produtividade e reduzir o estresse na gestão da vida pessoal e profissional.

Para isso, o sistema inclui várias técnicas e estratégias para gerenciar compromissos, tarefas e informações, aliviando a sobrecarga na rotina corrida.

Em português, “getting things done” significa “fazer (ou fazendo) as coisas acontecerem”, e o livro oficial foi traduzido para “A arte de fazer acontecer” (Sextante, 2016).

O nome não poderia ser mais apropriado, pois o método é focado na capacidade de realização, performance e qualidade de vida.

Existem várias abordagens que tornam você mais produtivo, mas o GTD se destaca pela preocupação com o equilíbrio entre a carreira e a vida pessoal, além de priorizar a saúde mental em suas propostas.

De acordo com o site oficial da proposta, a metodologia já ajudou milhares de pessoas e empresas a encontrar a ordem em meio ao caos.

Prova disso é que o livro GTD foi publicado em mais de 28 idiomas e é considerado um best-seller mundial.

Sua primeira edição data de 2001, quando ainda se chamava “”Produtividade Pessoal”.

Basicamente, o GTD parte do princípio de que nós precisamos esvaziar a “memória RAM” do cérebro e registrar nossas tarefas em algum lugar, para que elas não ocupem nossos pensamentos e prejudiquem a atenção.

A inspiração vem do conceito mind like water (mente como água), que caracteriza o estado de mente limpa e consciência plena nas artes marciais.

Desse modo, ficamos com a mente livre do trabalho de memorização e conseguimos nos concentrar no que realmente importa: a execução do trabalho.

Logo, o objetivo do GTD é aliviar nosso núcleo de atenção por meio do registro das preocupações, tarefas e responsabilidades, liberando espaço para desenvolver o foco.

Esse registro pode ser feito de forma manuscrita, digital ou por gravação de voz, por exemplo, e é chamado de “memória externa” pelos praticantes do método.

Outro princípio do método é a definição de tarefas a partir de ações, já que o cérebro precisa de comandos objetivos para agilizar seu processamento.

Ao contrário de outros métodos, o GTD afirma que devemos agir de acordo com a situação, de modo que o contexto e os recursos favoreçam a realização da tarefa.

Ou seja: a adaptação é mais importante do que o planejamento.

Por isso, o GTD não trabalha com prioridades e prazos, mas sim com pequenos lembretes e planos flexíveis que são atualizados diariamente.

Por fim, uma de suas características mais marcantes é começar pelas questões mais simples, ao invés de partir dos grande objetivos e propósitos.

Faz sentido, pois são os pequenos problemas e pendências que causam ansiedade e uma sensação de perda de controle.

Em outras palavras, nós só conseguimos pensar em longo prazo depois de dominar as tarefas e preocupações do cotidiano, como ensina a psicologia.

Resumindo, a máxima do método está nesta frase de seu criador: “Sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações”.

Se você já usou outros métodos de produtividade e gestão do tempo, vai perceber o quanto essa abordagem é diferenciada.

Quais os benefícios do método GTD?

Depois de entender o que significa método GTD – Get Things Done, vamos falar sobre os seus benefícios.

Eles são sentidos rapidamente após a adoção e prática do método.

Veja alguns dos mais importantes.

Ganho de tempo

A reclamação campeã da nossa época é a falta de tempo para lidar com tantas tarefas, projetos e responsabilidades ao mesmo tempo.

Nós dizemos que precisamos de mais horas no dia, mas, na verdade, nós só temos que aproveitar melhor as 16 horas disponíveis – respeitar as 8 horas de sono é um bom começo.

Com o método GTD, você vai descobrir que tem mais tempo do que imaginava, pois sua mente estará presente em cada minuto do dia e tarefa em andamento.

Como resultado, você saberá organizar melhor seus horários e terá espaço para família, hobbies, vida social e o que mais desejar.

Equilíbrio e qualidade de vida

Um dos grandes diferenciais do GTD é seu compromisso com a eliminação do estresse.

Para David Allen, não adianta ser produtivo se o preço for a sua saúde mental.

Por isso, o método ajuda você a se manter calmo e sereno, sem todas aquelas preocupações que atormentam sua mente em segundo plano.

Assim, você não apenas será mais organizado e produtivo, como terá uma qualidade de vida superior e encontrará o caminho do equilíbrio.

Foco no presente

Quando você aplica o GTD, não importa se você tem mil pendências, pois a situação atual é que dita suas ações.

Isso é ter foco no presente, ou seja, conseguir fazer o que é possível no momento, com os recursos que você tem, e esquecer o restante.

Essa mágica é possível graças aos registros de tarefas e compromissos, que te permitem a paz de espírito necessária para se focar no que está fazendo agora.

Liberdade de escolha

Diferentemente de outros métodos, o GTD não impõe o que você deve fazer e quando deve fazer.

Pelo contrário: você é livre para organizar suas tarefas e gerir seu tempo de forma flexível, seguindo algumas regras de produtividade que não comprometem suas escolhas.

Assim, você pode definir suas prioridades e usar a intuição para melhorar seu desempenho.

Estímulo à criatividade

O GTD também é uma das poucas abordagens que valoriza a criatividade, ao invés de um sistema engessado.

Segundo David Allen, nossa mente foi feita para ter ideias, e não para armazená-las.

Logo, você poderá liberar espaço para os insights, abrindo a mente para novas possibilidades.

Adaptabilidade às mudanças

Outro ponto que faz da GTD a metodologia do século é sua capacidade de adaptação às mudanças.

Vivemos em um mundo de incertezas, com transformações radicais e novas enxurradas de informação a todo momento.

Para lidar com essa realidade caótica, precisamos ser altamente flexíveis e adaptáveis.

Ou seja: não adianta ter planos fechados em longo prazo, que só causarão mal estar e sensação de culpa por não conseguir cumprir as metas.

Por isso, o GTD permite que você ajuste seus planos e prioridades de acordo com as novas informações, oportunidades e eventos diários.

Assim, o método acompanha seu ritmo de vida, e não o contrário.

Como Utilizar o Método GTD em 5 Passos Simples

Agora, sim, você está pronto para aprender a utilizar o método GTD e comprovar sua eficiência.

A ideia geral é capturar tudo o que ronda sua mente, organizar esses itens em um sistema confiável e se habituar a tomar decisões a respeito dessas pendências, executando suas “próximas ações” nos momentos certos.

Esse processo se resume em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

Acompanhe cada etapa abaixo.

1. Capturar

O primeiro passo é capturar, ou coletar, tudo o que estiver chamando sua atenção no momento.

É um exercício muito interessante, pois você terá que passar algum tempo anotando absolutamente todas as ideias, pensamentos e preocupações que surgem na sua mente.

Você vai perceber que está sempre lembrando de pequenas tarefas pendentes, promessas e decisões que precisam ser tomadas.

Então, anote tudo isso em uma lista chamada “Caixa de entrada”, que pode ser criada em um app, editor de texto ou mesmo um caderno – você escolhe a ferramenta.

Não se preocupe em categorizar os itens nesse momento, apenas tire todos da sua mente e coloque em um lugar seguro.

2. Esclarecer

No próximo passo, você deverá esvaziar sua “Caixa de entrada” esclarecendo e tomando decisões sobre cada item, como se estivesse organizando seu e-mail.

Nesse momento, cada pendência deverá se transformar em uma ação.

Por exemplo, se você identificou uma preocupação com a viagem do fim de semana, deverá transformá-la em ações como arrumar as malas com antecedência ou checar o trajeto.

Para os itens que não puderem ser resolvidos com ações, você tem 3 opções:

• Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer, jogando no “lixo”
• Colocar em uma lista chamada “Algum dia/talvez”, sem prazo definido para o projeto (ex.: aprender a tocar guitarra, conhecer a Amazônia)
• Colocar em outra lista de referências para consultar no futuro (ex.: ler determinado livro ou assistir a um filme).

Agora, se for possível tomar uma atitude, você pode delegar a ação, agenda sua realização ou transformar as tarefas complexas (com várias ações) em um projeto.

Aqui entra uma regra muito importante do GTD: toda ação que levar até 2 minutos deverá ser executada imediatamente, pois não vale a pena adiá-la.

3. Organizar

É o momento de classificar suas ações, organizando tarefas e projetos de acordo com seu contexto.

Basicamente, você deverá criar listas temáticas com suas ações e dar nomes intuitivos, como “Trabalho”, “Viagem”, “Pós-graduação” e “Família”.

À medida que você processar itens na Caixa de entrada, surgirão novas listas e categorias.

Aqui, você pode acrescentar uma agenda para organizar as tarefas com prazos e uma lista “aguardando” para tarefas em execução, conforme preferir.

Há vários softwares que ajudam você a criar esse fluxograma GTD, como vamos ver mais para frente.

4. Refletir

A etapa de reflexão consiste em revisar continuamente suas listas e determinar suas próximas ações diariamente.

Semanalmente, você deverá fazer uma revisão mais completa para reavaliar prioridades e reorganizar suas obrigações.

Para isso, é importante fixar um horário na agenda e cumpri-lo, além de trabalhar com ferramentas que estejam sempre próximas e acessíveis.

5. Engajar

Por fim, o último passo do GTD consiste em definir os critérios para decidir sobre cada ação, garantindo seu engajamento no método.

Você pode processar suas tarefas com base no contexto, tempo e energia disponíveis, e também pela prioridade.

Para isso, David Allen sugere um modelo de 3 regras para avaliar suas ações diariamente:

1. Executar trabalhos predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”
2. Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos ou urgências do dia a dia
3. Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.

Como o método GTD pode ser aplicado na rotina?

Para aplicar o método GTD na sua rotina, você precisará de pelo menos uma semana, reservando uma hora todos os dias para se dedicar à sua implementação.

Você pode usar o primeiro dia apenas para a captura das tarefas e o segundo para o esclarecimento.

Nos próximos 4 dias, você deverá seguir fielmente tudo o que está registrado no seu calendário e nas suas listas.

Para facilitar, estas são as principais listas que você deverá criar durante o processo:

• Caixa de entrada
• Lista “Algum dia/talvez”
• Listas “Aguardando” e “Próximas ações”
• Lista “Projetos”
• Listas temáticas (“Trabalho”, “Casa”, “E-mails”, etc.).

No 7º dia, você deverá revisar todo o sistema, atualizando cada uma das listas e processando novamente sua Caixa de entrada para esvaziar a mente.

5 aplicativos para aplicar o método GTD na sua rotina

Se você quer saber como aplicar o método GTD, app é a resposta.

Não faltam aplicativos que ajudam você a manter o fluxo das listas e gerenciar suas tarefas com sucesso.

Veja meus preferidos.

Google Keep

O Google Keep é um aplicativo gratuito de notas e listas que permite guardar informações e acessá-las a qualquer hora e lugar.

Um de seus diferenciais é a possibilidade de gravar notas de voz em momentos de pressa, além de possuir recursos para adicionar cores, marcadores e lembretes às notas.

Assim, você pode organizar facilmente seu sistema GTD em uma única tela com todas as listas de que precisa, e ainda terá o Google Agenda sincronizado para não perder prazos.

Todoist

O Todoist é um dos aplicativos de gestão de tarefas mais famosos da internet, com listas intuitivas e várias opções de integração.

A plataforma permite que você grave e organize tarefas rapidamente e defina prioridades, além de medir seu progresso em gráficos.

Seus modelos se encaixam perfeitamente na rotina GTD, e tornam o processo mais divertido.

A versão simples é gratuita, mas você pode ter acesso a funções de notificação, marcadores e personalização por US$ 3 ao mês na conta premium.

OneNote

O OneNote é o aplicativo de gestão de tarefas da Microsoft, que funciona como um bloco de anotações digital.

O software oferece recursos de listas, marcações, notas em áudio e vídeo e até anotações e desenhos à mão, que podem ser feitos no tablet ou celular.

Sua principal vantagem é a flexibilidade de conteúdos, que tem tudo a ver com a proposta do método GTD.

Você pode usá-lo no computador, integrado ao Microsoft Office, ou por meio do aplicativo independente.

Trello

O Trello é um aplicativo de gestão de tarefas e projetos inspirado no modelo Kanban, conhecido por seus quadros com listas e cartões.

É uma das melhores opções para aplicar o método GTD, pois organiza todas as suas listas em único quadro e permite a criação de cartões com anexos, checklists, etiquetas e prazos.

O software também oferece um excelente sistema de notificações e várias opções de integração com outros apps de produtividade.

Outra vantagem do Trello é que a conta grátis oferece recursos suficientes para uma gestão eficaz, mas você também pode optar pelo plano Business Class (US$ 9,99 ao mês por usuário) ou Enterprise (a partir de US$ 20,83 ao mês por usuário).

Evernote

O Evernote é um aplicativo de anotações que permite capturar ideias e gerenciar tarefas com facilidade.

O app já conta com 225 milhões de usuários e oferece recursos de sincronização com diversos dispositivos, compartilhamento e escrita à mão.

Um de seus destaques é a função “Web Clipper”, que permite salvar qualquer conteúdo da web para acessar mais tarde.

O programa está disponível na versão básica gratuita e nos planos Premium (R$ 9,00 por mês) e Business (R$ 24,00 por usuário ao mês), com a vantagem do pagamento em real.

Conclusão

Com tantas opções de ferramentas e um método de eficiência comprovada, você não tem mais desculpa para viver lutando contra o relógio.

É claro que o método GTD exige trabalho e disciplina, mas a sensação de estar no controle da sua vida vale cada minuto de esforço para organizar o sistema.

Recomendo que você implemente o método aos poucos e observe os resultados na sua rotina, lembrando de aliviar a pressão e evitar o excesso de autocobrança.

Afinal, o êxito do GTD está na produtividade aliada ao bem-estar, e ambos têm que estar em perfeito equilíbrio.

Gostou da metodologia?

O que acha de começar anotando tudo o que vem à mente para entender suas preocupações?

Faça esse exercício e comente aqui o que descobriu.

E não se esqueça de compartilhar este texto com seus amigos.

Let’s start getting things done?