Se você vive correndo contra o tempo e sente que não chega a lugar algum, está na hora de conhecer o método GTD.
Essas três simples letras representam um método de organização poderoso que vai ajudar você a ter mais tempo, cumprir suas tarefas e assumir o controle da sua vida.
E o melhor: de forma totalmente flexível, com foco no bem-estar e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Para você ter uma ideia, 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo e estresse devido à sobrecarga de tarefas no dia a dia, segundo uma pesquisa realizada em 2015, pela ISMA-BR, e publicada no UOL.
Para ficar fora dessa estatística, você pode aplicar o GTD (Getting Things Done) e descobrir que é tudo uma questão de esvaziar a mente, registrar suas ações e focar no que realmente importa.
Quer saber como aumentar sua produtividade e ter mais qualidade de vida?
Siga a leitura e entenda o que eu estou dizendo.
O que é GTD e para que serve?
GTD (Getting Things Done) é um método criado pelo consultor norte-americano David Allen que promete aumentar a produtividade e reduzir o estresse na gestão da vida pessoal e profissional.
Para isso, o sistema inclui várias técnicas e estratégias para gerenciar compromissos, tarefas e informações, aliviando a sobrecarga na rotina corrida.
Em português, “getting things done” significa “fazer (ou fazendo) as coisas acontecerem”, e o livro oficial foi traduzido para “A arte de fazer acontecer” (Sextante, 2016).
O nome não poderia ser mais apropriado, pois o método é focado na capacidade de realização, performance e qualidade de vida.
Existem várias abordagens que tornam você mais produtivo, mas o GTD se destaca pela preocupação com o equilíbrio entre a carreira e a vida pessoal, além de priorizar a saúde mental em suas propostas.
De acordo com o site oficial da proposta, a metodologia já ajudou milhares de pessoas e empresas a encontrar a ordem em meio ao caos.
Prova disso é que o livro GTD foi publicado em mais de 28 idiomas e é considerado um best-seller mundial.
Sua primeira edição data de 2001, quando ainda se chamava “”Produtividade Pessoal”.
Basicamente, o GTD parte do princípio de que nós precisamos esvaziar a “memória RAM” do cérebro e registrar nossas tarefas em algum lugar, para que elas não ocupem nossos pensamentos e prejudiquem a atenção.
A inspiração vem do conceito mind like water (mente como água), que caracteriza o estado de mente limpa e consciência plena nas artes marciais.
Desse modo, ficamos com a mente livre do trabalho de memorização e conseguimos nos concentrar no que realmente importa: a execução do trabalho.
Logo, o objetivo do GTD é aliviar nosso núcleo de atenção por meio do registro das preocupações, tarefas e responsabilidades, liberando espaço para desenvolver o foco.
Esse registro pode ser feito de forma manuscrita, digital ou por gravação de voz, por exemplo, e é chamado de “memória externa” pelos praticantes do método.
Outro princípio do método é a definição de tarefas a partir de ações, já que o cérebro precisa de comandos objetivos para agilizar seu processamento.
Ao contrário de outros métodos, o GTD afirma que devemos agir de acordo com a situação, de modo que o contexto e os recursos favoreçam a realização da tarefa.
Ou seja: a adaptação é mais importante do que o planejamento.
Por isso, o GTD não trabalha com prioridades e prazos, mas sim com pequenos lembretes e planos flexíveis que são atualizados diariamente.
Por fim, uma de suas características mais marcantes é começar pelas questões mais simples, ao invés de partir dos grande objetivos e propósitos.
Faz sentido, pois são os pequenos problemas e pendências que causam ansiedade e uma sensação de perda de controle.
Em outras palavras, nós só conseguimos pensar em longo prazo depois de dominar as tarefas e preocupações do cotidiano, como ensina a psicologia.
Resumindo, a máxima do método está nesta frase de seu criador: “Sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações”.
Se você já usou outros métodos de produtividade e gestão do tempo, vai perceber o quanto essa abordagem é diferenciada.
Quais os benefícios do método GTD?
Depois de entender o que significa método GTD – Get Things Done, vamos falar sobre os seus benefícios.
Eles são sentidos rapidamente após a adoção e prática do método.
Veja alguns dos mais importantes.
Ganho de tempo
A reclamação campeã da nossa época é a falta de tempo para lidar com tantas tarefas, projetos e responsabilidades ao mesmo tempo.
Nós dizemos que precisamos de mais horas no dia, mas, na verdade, nós só temos que aproveitar melhor as 16 horas disponíveis – respeitar as 8 horas de sono é um bom começo.
Com o método GTD, você vai descobrir que tem mais tempo do que imaginava, pois sua mente estará presente em cada minuto do dia e tarefa em andamento.
Como resultado, você saberá organizar melhor seus horários e terá espaço para família, hobbies, vida social e o que mais desejar.
Equilíbrio e qualidade de vida
Um dos grandes diferenciais do GTD é seu compromisso com a eliminação do estresse.
Para David Allen, não adianta ser produtivo se o preço for a sua saúde mental.
Por isso, o método ajuda você a se manter calmo e sereno, sem todas aquelas preocupações que atormentam sua mente em segundo plano.
Assim, você não apenas será mais organizado e produtivo, como terá uma qualidade de vida superior e encontrará o caminho do equilíbrio.
Foco no presente
Quando você aplica o GTD, não importa se você tem mil pendências, pois a situação atual é que dita suas ações.
Isso é ter foco no presente, ou seja, conseguir fazer o que é possível no momento, com os recursos que você tem, e esquecer o restante.
Essa mágica é possível graças aos registros de tarefas e compromissos, que te permitem a paz de espírito necessária para se focar no que está fazendo agora.
Liberdade de escolha
Diferentemente de outros métodos, o GTD não impõe o que você deve fazer e quando deve fazer.
Pelo contrário: você é livre para organizar suas tarefas e gerir seu tempo de forma flexível, seguindo algumas regras de produtividade que não comprometem suas escolhas.
Assim, você pode definir suas prioridades e usar a intuição para melhorar seu desempenho.
Estímulo à criatividade
O GTD também é uma das poucas abordagens que valoriza a criatividade, ao invés de um sistema engessado.
Segundo David Allen, nossa mente foi feita para ter ideias, e não para armazená-las.
Logo, você poderá liberar espaço para os insights, abrindo a mente para novas possibilidades.
Adaptabilidade às mudanças
Outro ponto que faz da GTD a metodologia do século é sua capacidade de adaptação às mudanças.
Vivemos em um mundo de incertezas, com transformações radicais e novas enxurradas de informação a todo momento.
Para lidar com essa realidade caótica, precisamos ser altamente flexíveis e adaptáveis.
Ou seja: não adianta ter planos fechados em longo prazo, que só causarão mal estar e sensação de culpa por não conseguir cumprir as metas.
Por isso, o GTD permite que você ajuste seus planos e prioridades de acordo com as novas informações, oportunidades e eventos diários.
Assim, o método acompanha seu ritmo de vida, e não o contrário.
Como Utilizar o Método GTD em 5 Passos Simples
Agora, sim, você está pronto para aprender a utilizar o método GTD e comprovar sua eficiência.
A ideia geral é capturar tudo o que ronda sua mente, organizar esses itens em um sistema confiável e se habituar a tomar decisões a respeito dessas pendências, executando suas “próximas ações” nos momentos certos.
Esse processo se resume em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.
Acompanhe cada etapa abaixo.
1. Capturar
O primeiro passo é capturar, ou coletar, tudo o que estiver chamando sua atenção no momento.
É um exercício muito interessante, pois você terá que passar algum tempo anotando absolutamente todas as ideias, pensamentos e preocupações que surgem na sua mente.
Você vai perceber que está sempre lembrando de pequenas tarefas pendentes, promessas e decisões que precisam ser tomadas.
Então, anote tudo isso em uma lista chamada “Caixa de entrada”, que pode ser criada em um app, editor de texto ou mesmo um caderno – você escolhe a ferramenta.
Não se preocupe em categorizar os itens nesse momento, apenas tire todos da sua mente e coloque em um lugar seguro.
2. Esclarecer
No próximo passo, você deverá esvaziar sua “Caixa de entrada” esclarecendo e tomando decisões sobre cada item, como se estivesse organizando seu e-mail.
Nesse momento, cada pendência deverá se transformar em uma ação.
Por exemplo, se você identificou uma preocupação com a viagem do fim de semana, deverá transformá-la em ações como arrumar as malas com antecedência ou checar o trajeto.
Para os itens que não puderem ser resolvidos com ações, você tem 3 opções:
- Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer, jogando no “lixo”
- Colocar em uma lista chamada “Algum dia/talvez”, sem prazo definido para o projeto (ex.: aprender a tocar guitarra, conhecer a Amazônia)
- Colocar em outra lista de referências para consultar no futuro (ex.: ler determinado livro ou assistir a um filme).
Agora, se for possível tomar uma atitude, você pode delegar a ação, agenda sua realização ou transformar as tarefas complexas (com várias ações) em um projeto.
Aqui entra uma regra muito importante do GTD: toda ação que levar até 2 minutos deverá ser executada imediatamente, pois não vale a pena adiá-la.
3. Organizar
É o momento de classificar suas ações, organizando tarefas e projetos de acordo com seu contexto.
Basicamente, você deverá criar listas temáticas com suas ações e dar nomes intuitivos, como “Trabalho”, “Viagem”, “Pós-graduação” e “Família”.
À medida que você processar itens na Caixa de entrada, surgirão novas listas e categorias.
Aqui, você pode acrescentar uma agenda para organizar as tarefas com prazos e uma lista “aguardando” para tarefas em execução, conforme preferir.
Há vários softwares que ajudam você a criar esse fluxograma GTD, como vamos ver mais para frente.
4. Refletir
A etapa de reflexão consiste em revisar continuamente suas listas e determinar suas próximas ações diariamente.
Semanalmente, você deverá fazer uma revisão mais completa para reavaliar prioridades e reorganizar suas obrigações.
Para isso, é importante fixar um horário na agenda e cumpri-lo, além de trabalhar com ferramentas que estejam sempre próximas e acessíveis.
5. Engajar
Por fim, o último passo do GTD consiste em definir os critérios para decidir sobre cada ação, garantindo seu engajamento no método.
Você pode processar suas tarefas com base no contexto, tempo e energia disponíveis, e também pela prioridade.
Para isso, David Allen sugere um modelo de 3 regras para avaliar suas ações diariamente:
- Executar trabalhos predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”
- Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos ou urgências do dia a dia
- Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.
Como o método GTD pode ser aplicado na rotina?
Para aplicar o método GTD na sua rotina, você precisará de pelo menos uma semana, reservando uma hora todos os dias para se dedicar à sua implementação.
Você pode usar o primeiro dia apenas para a captura das tarefas e o segundo para o esclarecimento.
Nos próximos 4 dias, você deverá seguir fielmente tudo o que está registrado no seu calendário e nas suas listas.
Para facilitar, estas são as principais listas que você deverá criar durante o processo:
- Caixa de entrada
- Lista “Algum dia/talvez”
- Listas “Aguardando” e “Próximas ações”
- Lista “Projetos”
- Listas temáticas (“Trabalho”, “Casa”, “E-mails”, etc.).
No 7º dia, você deverá revisar todo o sistema, atualizando cada uma das listas e processando novamente sua Caixa de entrada para esvaziar a mente.
5 aplicativos para aplicar o método GTD na sua rotina
Se você quer saber como aplicar o método GTD, app é a resposta.
Não faltam aplicativos que ajudam você a manter o fluxo das listas e gerenciar suas tarefas com sucesso.
Veja meus preferidos.
Google Keep
O Google Keep é um aplicativo gratuito de notas e listas que permite guardar informações e acessá-las a qualquer hora e lugar.
Um de seus diferenciais é a possibilidade de gravar notas de voz em momentos de pressa, além de possuir recursos para adicionar cores, marcadores e lembretes às notas.
Assim, você pode organizar facilmente seu sistema GTD em uma única tela com todas as listas de que precisa, e ainda terá o Google Agenda sincronizado para não perder prazos.
Todoist
O Todoist é um dos aplicativos de gestão de tarefas mais famosos da internet, com listas intuitivas e várias opções de integração.
A plataforma permite que você grave e organize tarefas rapidamente e defina prioridades, além de medir seu progresso em gráficos.
Seus modelos se encaixam perfeitamente na rotina GTD, e tornam o processo mais divertido.
A versão simples é gratuita, mas você pode ter acesso a funções de notificação, marcadores e personalização por US$ 3 ao mês na conta premium.
OneNote
O OneNote é o aplicativo de gestão de tarefas da Microsoft, que funciona como um bloco de anotações digital.
O software oferece recursos de listas, marcações, notas em áudio e vídeo e até anotações e desenhos à mão, que podem ser feitos no tablet ou celular.
Sua principal vantagem é a flexibilidade de conteúdos, que tem tudo a ver com a proposta do método GTD.
Você pode usá-lo no computador, integrado ao Microsoft Office, ou por meio do aplicativo independente.
Trello
O Trello é um aplicativo de gestão de tarefas e projetos inspirado no modelo Kanban, conhecido por seus quadros com listas e cartões.
É uma das melhores opções para aplicar o método GTD, pois organiza todas as suas listas em único quadro e permite a criação de cartões com anexos, checklists, etiquetas e prazos.
O software também oferece um excelente sistema de notificações e várias opções de integração com outros apps de produtividade.
Outra vantagem do Trello é que a conta grátis oferece recursos suficientes para uma gestão eficaz, mas você também pode optar pelo plano Business Class (US$ 9,99 ao mês por usuário) ou Enterprise (a partir de US$ 20,83 ao mês por usuário).
Evernote
O Evernote é um aplicativo de anotações que permite capturar ideias e gerenciar tarefas com facilidade.
O app já conta com 225 milhões de usuários e oferece recursos de sincronização com diversos dispositivos, compartilhamento e escrita à mão.
Um de seus destaques é a função “Web Clipper”, que permite salvar qualquer conteúdo da web para acessar mais tarde.
O programa está disponível na versão básica gratuita e nos planos Premium (R$ 9,00 por mês) e Business (R$ 24,00 por usuário ao mês), com a vantagem do pagamento em real.
Conclusão
Com tantas opções de ferramentas e um método de eficiência comprovada, você não tem mais desculpa para viver lutando contra o relógio.
É claro que o método GTD exige trabalho e disciplina, mas a sensação de estar no controle da sua vida vale cada minuto de esforço para organizar o sistema.
Recomendo que você implemente o método aos poucos e observe os resultados na sua rotina, lembrando de aliviar a pressão e evitar o excesso de autocobrança.
Afinal, o êxito do GTD está na produtividade aliada ao bem-estar, e ambos têm que estar em perfeito equilíbrio.
Gostou da metodologia?
O que acha de começar anotando tudo o que vem à mente para entender suas preocupações?
Faça esse exercício e comente aqui o que descobriu.
E não se esqueça de compartilhar este texto com seus amigos.
Let’s start getting things done?
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