Gestão Para Agências: 7 Dicas Para Alavancar Seu Negócio

Artigo escrito por Raphael Pires, da equipe da iClips.

Como ter sucesso na gestão para agências de comunicação? Quais passos tomar para adquirir clientes, fazer o onboarding e aumentar seu NPS? E quais são as melhores práticas para tocar projetos, campanhas e produtividade?

Estas são questões essenciais para gerenciar de maneira efetiva uma agência. Não importa se você está na liderança de uma full service ou focado em marketing digital, você precisa de processos sólidos e bons conhecimentos para poder alavancar seu negócio.

Para isso, trouxemos neste artigo 7 dicas para que a gestão da sua agência seja mais assertiva e direcionada às suas necessidades.

1. Tenha uma comunicação clara com seu time

Você e seu time devem ter múltiplos métodos de comunicação, sempre com opções mobile e disponíveis em seu laptop. Para alguns projetos, ter chats de grupos constantes podem ser úteis (é só tomar cuidado para que assuntos pessoais ou fora do tópico venham a ser pauta nas conversas).

Além disso, tome tempo para colocar todo mundo na mesma frequência. Ao invés de simplesmente dar ordens e criar tarefas, tome um tempinho extra para explicar as razões por trás das suas decisões.

Dessa forma, você ajuda cada colaborador a entender o panorama geral da agência e como o trabalho de cada um influencia no processo todo. Esta prática melhora a colaboração e faz com que os membros da equipe se sintam mais valorizados.

Tenha certeza, também, de que indivíduos e departamentos dentro da agência comuniquem-se entre si. Mesmo em empresas pequenas, o trabalho pode se tornar bastante isolado, o que pode acarretar em jobs duplicados ou informações dúbias que atrapalham o andamento dos processos.

O trabalho despendido em retomar essas informações perdidas vai consumir mais tempo do que se as pessoas certas estivessem totalmente envolvidas no projeto e se comunicando desde o início. Por exemplo:

• Quando os designers criam anúncios, os gerentes de marketing que estão analisando os dados devem compartilhar feedbacks sobre o desempenho destes anúncios para melhorar futuros designs.
• Pesquisas de palavras-chave para SEO podem trazer boas informações para estratégias de PPC e vice-versa, mas somente se esses dados forem compartilhados
• Quando um desenvolvedor cria um website, um membro do time de SEO deve estar envolvido desde o estágio de planejamento para assegurar que o site estará bem ranqueado.

Quando um projeto tem etapas que passam por múltiplos departamentos, é incrivelmente fácil para que as coisas saiam dos trilhos. Para isso, transparência entre os times e com os clientes é essencial para prevenir que isso aconteça, caminhando em direção a soluções mais unificadas.

2. Relacione-se bem com seus clientes

Ironicamente, agências de marketing e publicidade vendem-se como experts em ajudar marcas e organizações a se comunicarem melhor com o público, mas algumas vezes falham nessa mesma disciplina.

Uma campanha de marketing digital pode até estar dobrando os leads em relação ao mês anterior, mas o cliente pode não estar conseguindo conectar os pontos e enxergar o valor que sua agência está entregando se os dados não estão sendo compartilhados de maneira efetiva.

Uma recente pesquisa com 627 colaboradores de agências, realizada pela Resultados Digitais em parceria com a iClips, mostrou que o valor de maior destaque dessas agências é o sucesso do cliente, com 71% das respostas. Isso mostra o valor que o relacionamento com o cliente tem neste segmento.

A maioria das agências reconhece a importância de agendar conversas regulares com os clientes, seja pessoalmente ou por meio de conferências. Mas é muito importante também manter uma comunicação frequente entre esses encontros.

Quando um problema surge (como um erro no site do cliente que está impedindo o preenchimento de formulários), tome a iniciativa de resolver a questão e envolva outros que estejam trabalhando nessa campanha, pois uma coisa pequena dessas pode afetar outras áreas, agora ou no futuro.

Se o cliente tiver um time interno cujo trabalho se sobreponha às responsabilidades da sua agência, clarifique como a comunicação funcionará e quem ficará a cargo de cada tarefa.

Por exemplo, se você está assessorando um cliente sobre SEO no site, tenha certeza que os redatores do time interno do cliente estão planejando conteúdos que se encaixem na estratégia.

3. Coloque seus projetos e documentos em um só lugar

Integração é a realidade agora e para o futuro, uma vez que compartilhar dados entre setores e com os clientes pode trazer benefícios para todas as operações na agência. Por essa razão, softwares de gestão têm se tornado cada vez mais comuns: eles automatizam várias etapas e entregam relatórios assertivos sobre as campanhas.

E mais: o time inteiro tem a oportunidade de ver as demandas e no que eles podem estar trabalhando hoje. Com certeza é uma das ferramentas que você deve começar a usar agora.

Faça uso de softwares

Ferramentas não são soluções milagrosas para os desafios de gestão, mas elas podem te ajudar a rastrear o andamento de tarefas e simplificar processos. Primeiramente, qualquer agência, independente do tamanho, pode se beneficiar com o uso de softwares de gestão.

Você pode agendar peças e tarefas, monitorar a produtividade, conferir o andamento das metas, analisar relatórios financeiros entre outras funcionalidades. Além disso, você integra a comunicação em um só lugar. Escolha a plataforma que tenha mais fit com sua agência e consiga trazer soluções integradas de gestão.

A mesma pesquisa da Resultados Digitais com a iClips mostra um dado preocupante: 47% das agências não utilizam sistemas integrados entre si, dificultando a movimentação de dados e perdendo em produtividade.

No entanto, tenha em mente que as ferramentas (integradas ou não) só são eficazes se forem bem usadas e facilitarem de verdade a vida dos usuários. Tentar forçar a adoção de um software que somente uma pessoa gosta ou obrigar o uso de alguma “moda” do mercado que não faça muito sentido para sua agência pode acabar por matar sua produtividade.

No entanto, com um bom processo de onboarding e consultorias constantes com o fornecedor da plataforma, o software melhorarão a eficácia dos processos e irão liberar tempo para atividades estratégicas.

4. Tenha metas bem estabelecidas

Uma boa gestão não é subjetiva, mas sim data-driven. Bons gestores devem tomar decisões a partir de dados e números, e seus objetivos devem ser possíveis dentro da realidade da agência. Não deixe que modas do mercado ou tendências ditem a forma como você irá direcionar seus esforços. Faça tudo pensando nas características do seu negócio.

Novamente, tenha iniciativa. Saiba como sua agência planeja aumentar a lucratividade neste ano e estabeleça etapas para isso. Talvez você queira aumentar o número de clientes para que suas receitas se diversifiquem. Ou talvez você queira contratar mais pessoas e com melhor qualificação para seu time, melhorando a qualidade das suas entregas.

Faça uma lista dos objetivos, incluindo números e porcentagens. Discuta com sócios e com gerentes estas metas e esteja aberto a receber feedbacks sobre elas. Ao definir metas, você está se diferenciando no mercado, pois, de acordo com uma pesquisa da Rock Content, somente 39,3% das agências digitais definem metas de vendas e, destas, somente 53,5% às batem com frequência.

5. Deixe o cliente a par de seus processos

Clientes querem saber que seus investimentos estão sendo bem usados. Então, se a fatura pelos seus serviços prestados bater na porta do cliente antes de você ter estabelecido com ele uma data para que ele pudesse começar a enxergar o ROI, adivinha o que vai acontecer?

Eles vão começar a ligar para você, cheios de perguntas, duvidando da capacidade do seu time criativo e agendando uma porção de reuniões estratégicas. Pode até ser que ele ache que está ajudando, mas, na realidade, essa falta de certeza sobre a campanha só tende a minar a produtividade de ambas as partes.

E pode ter certeza que, nesse cenário, a culpa não é do cliente, mas sua. Antes de qualquer briefing ou proposta de campanha ser aprovada pelo cliente, eles precisam ser devidamente educados sobre o que esperar de resultados e saber o que deve ser feito para chegar lá. Gerenciar expectativas para sua agência se torna mais fácil quando deadlines e metas realistas são o seu norte.

6. Seja organizado, flexível e habilidoso com pessoas

Um gestor em um ambiente criativo às vezes tem que ser multitarefas e lidar com várias responsabilidades ao mesmo tempo em que precisa equilibrar as contas.

Primeiramente, você precisa ter uma boa visão geral sobre as demandas, em que seus colaboradores estão trabalhando e quais são as ameaças e possibilidades do seu negócio (uma análise de matriz SWOT pode ajudar muito). Mesmo que essas considerações acima possam parecer lógicas, geralmente é um fator subestimado.

A verdade é: quanto melhor você se planejar, maior as chances de sucesso. E planejar bem não quer dizer apertar todas as suas atividades numa agenda à prova de erros, mas justamente deixar espaço para atrasos, confusões e momentos livres, pelo bem da sua qualidade de vida.

Além disso, tenha habilidade com pessoas: saber julgar bem um caráter pode te levar longe. Você precisa conhecer seu time de uma ponta à outra. Cada um tem suas qualidades e pontos a melhorar, e cabe ao gestor conseguir aproveitar ao máximo os talentos criativos e colocá-los em uso. Nesse sentido, como os negócios estão cada vez mais data-driven, o People Analytics é muito importante para lidar com os recursos humanos da sua agência.

Quando o assunto é gerenciar o relacionamento com os clientes, você precisa saber como conseguir as informações corretas. Fazer boas perguntas, saber quais peças estão em atraso e que tipo de informação seu time criativo precisa é essencial. Em outras palavras: você precisa saber como lidar com diversos tipos de pessoas em distintos cenários e situações.

Por fim, seja flexível. Algumas vezes você vai precisar mudar todo o curso de um projeto. Algumas coisas podem dar errado, deadlines podem ser rearranjados e você pode não chegar aos resultados desejados.

Por exemplo, um cliente te informa que quer transformar um pitch em um projeto, mas precisa de algumas peças antes do esperado. Nesse caso, use ferramentas como o gráfico de gantt ou o método kanban. Com eles fica muito mais fácil e rápido alocar essas mudanças de prazos e demandas.

7. Organize o tempo gasto nas campanhas

Quando você pensa nos maiores desafios que agências enfrentam, o que vem na mente primeiro? Manter-se competitivo em uma indústria de mudanças tão bruscas e rápidas? Manter consistência e diminuir suas taxas de turnover? Manter clientes satisfeitos, evitando o churn?

Todas essas são realidades diárias de qualquer agência.

Mas ao dar conta de um dos maiores desafios internos – a gestão de tempo – sua agência pode começar a encarar de frente essas outras dificuldades mencionadas. Gerenciar bem o tempo permite criar espaços livres para educação, treinamento, construção de times, criatividade e proatividade. Ter tempo para esses “luxos” pode ser o diferencial para que tanto clientes quanto funcionários fiquem satisfeitos.

Uma gestão de tempo eficiente pode ter também um impacto significativo nas receitas e na lucratividade. Para isso:

• Faça com que as reuniões valham a pena: elas não precisam ser um desperdício de tempo. Quando são organizadas e produtivas, reuniões podem entregar metas úteis, fomentar a colaboração e levar a melhores processos.
• Simplifique trabalhos repetitivos: pense sobre suas tarefas diárias, semanais e mensais. É muito provável que você possa economizar muito tempo automatizando algumas dessas atividades. Se você manda relatórios frequentes para clientes, crie templates para rapidamente adicionar dados.

Conclusão

De fato, gerenciar uma agência não é tarefa fácil.

Exige muita dedicação e um mindset voltado para a inovação.

Neste post tratamos de algumas dicas centrais de gestão para agências, mas o assunto é muito mais complexo.

E você, tem mais dicas ou quer compartilhar algum caso interessante? Não deixe de contar para a gente nos comentários!

Sobre o autor: Jornalista graduado pela PUC Minas e mestre em Comunicação pela UFJF. É produtor de conteúdo na iClips.