Ferramentas de Gestão: As Mais Usadas Que Você Precisa Conhecer

Ferramentas de gestão ajudam a otimizar a eficiência, controlar processos, identificar gargalos e tomar decisões para fazer a empresa crescer. Algumas das principais ferramentas são planejamento estratégico, Ciclo PDCA, Canvas, Análise SWOT, Indicadores-chave de desempenho, 5W2H, Orçamento Base Zero, 4Ps da Gestão da Inovação e PMBOK.

Será que você está aproveitando todo o potencial das ferramentas de gestão no seu negócio?

Por sorte, os teóricos e consultores ao redor do mundo compartilharam seus métodos, técnicas e modelos que facilitam – e muito – a vida dos gestores.

Você provavelmente conhece, ou já ouviu falar, da maioria das ferramentas de gestão listadas neste artigo.

Mas talvez não saiba o quanto elas são importantes, como boa parte dos líderes.

Nosso maior erro é achar que as ferramentas não passam de siglas e conceitos abstratos, quando são absolutamente essenciais para o sucesso do negócio.

Quer apostar?

Hoje, vou provar que aqueles métodos da aula de administração merecem ser testados na prática.

Depois da leitura, você vai poder escolher as ferramentas de gestão mais adequadas para a sua empresa e montar seu kit personalizado.

Qual a importância das ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são técnicas e modelos usados para aprimorar processos e melhorar o desempenho da empresa, facilitando o trabalho administrativo e estratégico.

Ao utilizá-las, você ganha mais controle sobre o negócio e toma decisões certeiras para garantir os melhores resultados, do planejamento à execução.

Basicamente, os gestores profissionais precisam de ferramentas para alcançar seus objetivos centrais: produzir a melhor solução ao menor custo possível e criar valor diferenciado para os clientes.

Para isso, existem vários métodos, estratégias e sistemas que ajudam a manter o negócio no caminho certo.

Ao montar um bom kit de ferramentas, sua missão de superar a concorrência e conquistar seu espaço no mercado fica mais fácil.

Mas vale lembrar que são apenas meios para se chegar a um fim, que não funcionam sozinhos.

Ou seja: você precisa dominá-los para extrair seu potencial máximo.

Muitas dessas ferramentas de gestão são conhecidas desde a época da universidade, mas nem sempre são colocadas em prática como deveriam.

Se você não se lembra da maioria delas, é melhor ficar atento aos próximos tópicos.

Os 5 tipos de ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão podem ser agrupadas em diferentes tipos, de acordo com sua aplicação no negócio.

Confira as 5 principais categorias.

Ferramentas de planejamento

Essas ferramentas são voltadas ao planejamento estratégico da empresa, facilitando a definição de objetivos e metas em curto, médio e longo prazo.

Não é fácil analisar todos os fatores, internos e externos, que afetam os rumos de uma empresa, tampouco decidir quais caminhos seguir em um cenário instável e dinâmico.

Para resolver esse problema, as ferramentas de planejamento oferecem modelos e roteiros que facilitam a identificação e análise de dados importantes.

Assim, você consegue definir objetivos e traçar estratégias com mais segurança e precisão.

Ferramentas de controle

Na categoria de ferramentas de controle, podemos incluir os métodos para controlar finanças, estoque, performance, qualidade, etc.

Como função administrativa, o controle serve para analisar o trabalho que está sendo executado em comparação com as metas predefinidas e histórico de resultados.

Resumidamente, essas ferramentas permitem que você monitore o que está sendo feito e alcançado, para realizar possíveis correções e ajustes nos planos.

Ferramentas de processo

Essas são as ferramentas que auxiliam na gestão de processos dentro da empresa, cobrindo atividades de ponta a ponta.

Seu objetivo é aprimorar continuamente os procedimentos e rotinas da empresa, aumentando a eficácia e eficiência.

Geralmente, são modelos e técnicas que contêm várias etapas de diagnóstico, análise e otimização de processos, de acordo com as necessidades do negócio.

Ferramentas de projeto

As ferramentas para gestão de projetos também são fundamentais para qualquer negócio.

Basicamente, os projetos são conjuntos de atividades temporárias que possuem começo, meio e fim, e têm como objetivo alcançar um resultado específico.

Nas empresas, eles são cruciais para a criação de novos produtos, serviços, ideias e processos – ou seja, são a própria fonte de inovação.

Para agilizar as etapas de cada projeto e chegar aos melhores resultados, há inúmeras ferramentas consagradas no mercado.

Ferramentas para tomada de decisão

Por fim, as ferramentas de gestão para tomada de decisão são matrizes, pesquisas e análises que viabilizam as melhores escolhas pelo futuro da empresa.

Para isso, esses recursos fornecem informações valiosas que embasam decisões certeiras, ampliando a visão estratégica sobre o negócio.

Cada vez mais, eles serão indispensáveis para a gestão orientada a dados.

As 9 ferramentas de gestão mais utilizadas no mercado

Vamos ver se você conhece as ferramentas de gestão mais utilizadas no mercado.

Acompanhe a lista.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é, definitivamente, a ferramenta de gestão mais popular do mundo dos negócios.

Prova disso é que apareceu em primeiro lugar na pesquisa Management Tools & Trends 2018, realizada pela Bain & Company, com 48% da preferência global entre as metodologias de gestão.

Segundo o relatório, essa tendência é reflexo dos desafios e oportunidades trazidos pela revolução digital, que criou um cenário altamente dinâmico e de rápidas mudanças.

Para sobreviver no mercado ultracompetitivo, as empresas estão lançando mão do planejamento estratégico para atingir seus objetivos e encontrar atalhos para o sucesso.

Para isso, aplicam os passos básicos dessa ferramenta a várias dimensões do negócio:

1. Diagnóstico: determinação do cenário atual da empresa a partir de pesquisas e análises de dados, incluindo seu posicionamento, propósito e desempenho
2. Definição de objetivos, estratégias e metas: elaboração dos objetivos gerais do negócio e estratégias para alcançá-los, além de metas para especificar as ações
3. Definição de indicadores: escolha dos indicadores que servirão de parâmetro para medir o progresso do plano
4. Identificação do público-alvo: mapeamento dos públicos que serão atingidos e contemplados a partir do plano
5. Execução e controle: elaboração do plano de ação e execução conforme os objetivos e prazos definidos, com acompanhamento constante
6. Avaliação de resultados: análise dos resultados a partir dos indicadores definidos.

Esse é apenas um resumo com o essencial do planejamento estratégico, que pode ser adaptado e ampliado para qualquer situação que exija um bom plano.

Vale lembrar que o modelo não é estático e deve ser revisitado e atualizado conforme as mudanças internas e externas exijam.

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma das ferramentas mais famosas da gestão de projetos, que consiste em quatro passos básicos:

1. Plan (Planejar): identificar o problema, analisar as possíveis causas e formular estratégias e táticas para chegar à solução, além de definir métricas para avaliar o progresso
2. Do (Executar): colocar o plano em prática conforme as diretrizes estabelecidas e prazos fixados, coletando dados para a próxima etapa
3. Check (Verificar): avaliar os resultados e compará-los com o planejamento, identificando possíveis desvios
4. Act (Agir): aplicar as mudanças necessárias para melhorar o processo e definir melhorias para o próximo ciclo.

Como parte da estratégia de Gestão de Qualidade Total, esse método foi criado para ajudar empresas a aprimorar continuamente seus processos e produtos.

Apesar de ter se popularizado na década de 1950, o PDCA continua altamente relevante, ganhando destaque até mesmo entre os métodos ágeis das startups e empresas inovadoras.

O segredo da sua eficiência está na facilidade em repetir os ciclos de modo constante, o que garante a evolução ininterrupta da empresa.

Canvas

O Business Model Canvas, ou simplesmente Canvas, é um dos modelos mais célebres do empreendedorismo.

O termo significa “Quadro de modelo de negócios”, que consiste em um mapa visual com nove blocos que representam os aspectos essenciais de uma empresa:

1. Proposta de valor: promessa da empresa sobre os benefícios e diferenciais da sua oferta de valor aos clientes e acionistas
2. Segmento de clientes: definição do público-alvo e personas que a empresa pretende atingir
3. Canais: escolha dos canais por meio dos quais a empresa pretende alcançar seus clientes, incluindo canais de distribuição, comunicação e vendas
4. Relacionamento: estratégias para atrair e reter clientes, mantendo um bom relacionamento
5. Receitas: definição do modelo de negócio para obter receita (venda direta, aluguel, assinatura, etc.) e política de preços
6. Recursos: listagem de recursos financeiros, humanos, tecnológicos e de infraestrutura necessários ao funcionamento do negócio
7. Atividades: delimitação das atividades a serem desenvolvidas pela empresa para cumprir a proposta de valor
8. Parcerias: mapeamento de fornecedores e parceiros estratégicos
9. Estrutura de custos: orçamento geral para iniciar as operações do negócio.

A ferramenta foi criada pelo teórico empresarial Alex Osterwalder no início dos anos 2000, e se popularizou entre os empreendedores por oferecer uma visão completa do negócio em um único diagrama.

Apesar da utilidade em novos negócios, o Canvas também é essencial para empresas que desejam inovar suas soluções e processos.

Análise SWOT

A Análise SWOT, ou FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), já tem mais de 50 anos de existência e continua no topo das ferramentas de gestão.

Basicamente, é a maneira mais simples de identificar os pontos fortes e fracos da empresa, e mapear todo o cenário externo para prever as oportunidades e ameaças do mercado.

Com a análise SWOT, você consegue analisar toda a conjuntura que envolve a empresa e embasar seu planejamento estratégico em fatos confiáveis.

Para isso, basta levantar os quatro aspectos:

• Forças (Strenghts): são os pontos fortes da empresa em relação aos concorrentes
• Fraquezas (Weaknesses): são as desvantagens e falhas que reduzem sua competitividade
• Oportunidades (Opportunities): são as variações do cenário que podem trazer benefícios para a empresa, se devidamente aproveitadas
• Ameaças (Threats): são os fatores externos que podem prejudicar a empresa e elevar seus riscos.

Depois de reunir esses dados, é só organizar as informações nos quadrantes da matriz SWOT e conduzir a análise de resultados.

Você pode usar esse modelo para tomar decisões em qualquer situação, como o lançamento de um novo produto ou o mapeamento de oportunidades em um mercado-alvo, por exemplo.

KPI – Key Performance Indicator

O KPI (Key Performance Indicator) é o seu Indicador-chave de Desempenho, ou seja, seu parâmetro oficial para mensurar a performance de qualquer processo.

Essa ferramenta de gestão permite acompanhar os resultados em números, a partir de métricas de sucesso simples e eficientes.

Por exemplo, se você quer saber se está fidelizando seus clientes, pode usar um KPI como a taxa de Churn.

Um exemplo ainda mais simples é o próprio fluxo de caixa, um KPI financeiro indispensável em qualquer empresa.

Cada negócio terá seus próprios KPIs, que serão definidos a partir dos processos e resultados que você deseja monitorar.

Em resumo, eles devem ser objetivos, mensuráveis, verificáveis e conter um valor agregado.

Para que um KPI faça sentido, você deverá ter um histórico de resultados dentro de um determinado período, para, então, comparar os números e decidir se está indo na direção certa.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão altamente versátil que funciona como um checklist para planejar atividades e processos da empresa.

Sua função é esclarecer objetivos e eliminar dúvidas a partir de sete perguntas essenciais, representadas pelos “5 Ws” e “2 Hs”:

• What ( o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?).

Simples e prático, não é mesmo?

Com essas sete respostas, você pode direcionar qualquer planejamento e montar seu roteiro de atividades com mais segurança e clareza.

OBZ: Orçamento Base Zero

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma ferramenta de gestão específica para a gestão financeira da empresa.

Seu objetivo é reduzir custos ao máximo e organizar melhor os gastos da empresa, eliminando qualquer desperdício.

Para isso, o OBZ tem uma diferença crucial do orçamento tradicional: ele não é baseado nos resultados de exercícios anteriores.

Ou seja: é como se empresa “zerasse” suas receitas e despesas e reavaliasse cada necessidade, ao invés de partir da base histórica orçamentária.

Desse modo, é possível desinflar os orçamentos e planejar gastos mais próximos da realidade atual da organização.

Ao utilizar o orçamento base zero, você consegue alocar seus recursos de modo muito mais eficiente e identificar as verdadeiras necessidades para cada verba.

4Ps da Gestão da Inovação

Os 4 Ps da Gestão da Inovação representam quatro áreas de decisão essenciais para inovar nos negócios:

1. Propósito: é o propósito central e objetivos de criar a inovação na sua empresa
2. Processos: depois de definir os objetivos a alinhá-los às estratégias do negócio, é preciso definir quais processos serão utilizados para transformar ideias em soluções lucrativas
3. Pessoas: para que os processos de inovação funcionem, as pessoas devem ser mobilizadas para adotar uma visão empreendedora e se empenhar na busca dos resultados
4. Políticas: por fim, as mudanças nas políticas da empresa serão necessárias para criar um cenário favorável aos projetos, construindo uma cultura de inovação.

A partir desses quatro aspectos, você pode elaborar um diagrama para realizar o autodiagnóstico e impulsionar a inovação no seu negócio.

O objetivo é identificar se a empresa possui os recursos necessários para inovar e tomar as medidas cabíveis para avançar no processo.

PMBOK

Por fim, não poderia faltar a ferramenta de gestão mais usada em projetos no mundo todo: o PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Trata-se de um guia global organizado pelo Instituto PMI (Project Management Institute), considerado a base de conhecimento sobre gestão de projetos.

A primeira edição foi publicada em 1983, com o objetivo de padronizar e documentar as melhores práticas para gerenciar projetos de ponta a ponta.

Hoje, o Guia PMBOk está em sua sexta edição, totalmente adaptada aos novos ambientes ágeis, iterativos e adaptativos das empresas.

Ao todo, o documento descreve 49 processos, que são divididos entre os seguintes grupos:

1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento e controle
5. Encerramento.

Além disso, são abordadas 10 áreas do conhecimento:

1. Integração
2. Escopo
3. Cronograma
4. Custo
5. Qualidade
6. Recursos
7. Comunicações
8. Riscos
9. Aquisições
10. Partes interessadas.

Como você pode imaginar, é um roteiro completo para gerir projetos com sucesso do início ao fim, alcançando os melhores resultados.

Como escolher a melhor ferramenta de gestão?

Na verdade, você não deverá escolher apenas uma ferramenta de gestão, e sim montar seu próprio kit de ferramentas baseado nas necessidades do seu negócio.

Cada método, sistema e modelo tem sua aplicação, que pode ser voltada a uma área específica, a um tipo de processo ou atividade.

Inclusive, todas as ferramentas que acabamos de conhecer podem ser aplicadas em empresas de diferentes portes, segmentos e modelos de negócio.

Da microempresa à corporação, qualquer gestor pode fazer uma análise SWOT, aplicar o PDCA ou se basear no PMBOK para melhorar o desempenho da organização.

A vantagem é que esses métodos não exigem mais que uma planilha ou aplicativo de gestão de tarefas para serem colocados em prática, desde que as equipes estejam empenhadas na implementação.

Conclusão

Espero que você tenha ficado satisfeito com a apresentação – ou revisão – das principais ferramentas de gestão.

Em qualquer formação de negócios, você vai se deparar com várias dessas metodologias, porque elas realmente são aplicadas em empresas do mundo todo.

Se ainda tiver dúvidas, procure por cases das empresas mais inovadoras, e você encontrará menções familiares sobre métodos de gestão.

Particularmente, sou um entusiasta da ciência administrativa e não abro mão de testar novas metodologias.

Então, que tal se inspirar nas ferramentas para criar seu próprio kit?

Quais métodos dessa lista você usa ou pretende usar no seu negócio?

Pergunto porque realmente quero captar seus insights sobre o assunto.

E se você se lembrar de alguém que pode se interessar pelas ferramentas de gestão, não deixe de compartilhar este texto.