Delegar tareas a otros suena fácil, pero en la práctica no lo es.
A veces, parece más fácil hacerlo tú mismo.
Piensas que como eres el experto, tú mismo deberías hacerlo.
Podría ser redactar una nueva página de aterrizaje o preparar una propuesta para un nuevo cliente. Sería rápido para ti porque ya tú conoces todo sobre tu producto.
Pero, en realidad no es tan rápido porque no estás usando tu tiempo de la forma correcta.
Puedes pensar que es desperdicio de tiempo entrenar a otra persona para que haga la tarea, pero esto es exactamente lo que te ahorrará tiempo en el largo plazo.
Con tan solo delegar 20 minutos de tareas al día ¡ahorrarás 100 minutos por semana!
Y, si delegas tareas que no necesitas estar haciendo como tareas de administración y marketing, puedes ahorrar hasta 40% del tiempo.
Imagina todo lo que podrías hacer con una hora y cuarenta minutos extra cada semana.
Entrenar a tus empleados para que hagan las tareas que no es crucial que las hagas tú mismo es lo que hará que tu startup crezca.
Tú eres el que necesita dirigir el barco, no trabajar en la sala del motor.
Sigue leyendo para que aprendas a delegar eficazmente en tu equipo, incluso si solo la idea de hacerlo te provoca pánico.
Elige la persona correcta
Esta es la parte más importante para delegar exitosamente.
No elijas a la persona de tu equipo con más tiempo disponible. Elige a la persona que mejor se adapte a la tarea.
Puede ser tentador asignar tareas a alguien que necesita algo que hacer, pero esta estrategia no es exitosa a largo plazo.
Te tomará más tiempo enseñarle a esta persona a hacer la tarea, que el tiempo que te tomaría hacerlo tú mismo.
Normalmente, esto está bien si la persona aprende a hacer las cosas como tú quieres que se hagan y es capaz de repetir el resultado sin la necesidad de involucrarte mucho.
Pero, si esta no es la persona que quieres que en el futuro haga la tarea, ¿por qué gastar tiempo entrenándola?
Esto sería como enseñar a un empleado a hacer algo nuevo en el último día que trabaja para ti.
Invertir tiempo en capacitar a la persona correcta te dará frutos a largo plazo.
De hecho, muchos empleados consideran las oportunidades de capacitación como una razón para quedarse en una empresa en el largo plazo.
Un 57% de los millennials encuestados dijeron que contar con programas de capacitación haría que permanezcan cerca de 5 años o más.
Entrenar a las personas correctas significa que puedes asignarles más tareas en el futuro, y con la certeza de que lo harán bien.
Además, es un incentivo para que estos empleados se queden en tu startup a medida que creces.
Pero, ¿cómo identificas a la persona correcta?
Esto lo logras cuando conoces realmente a tus empleados. Necesitas saber en qué son buenos, cuáles son sus intereses y qué esperan conseguir con su carrera en el futuro.
Por ejemplo, tienes que escribir un comunicado de prensa, pero no cuentas con el tiempo para hacerlo.
Por supuesto, la respuesta es: «¡Delégalo!»
Pero, ¿a quién deberías asignarlo?
Miras a tu equipo de marketing y recuerdas que Katie una vez te dijo que tenía experiencia como copywriter y quería hacer más trabajos vinculados con relaciones públicas.
Solo vas a recordar detalles como estos si te tomas el tiempo para conocer a tu equipo.
No siempre resulta que hay alguien interesado en la tarea que quieres delegar.
Pero, si puedes alinear las tareas con los intereses de tus empleados, puedes tener el beneficio adicional de reducir la rotación de personal en tu startup.
Los empleados comprometidos son 59% menos propensos a buscar otro trabajo.
Si no encuentras a nadie en tu equipo que pueda realizar tarea específica, puedes contratar a un freelancer.
Tengo un video explicando dónde encontrar a los mejores freelancers. El video se enfoca en marketing, pero hay muchas otras profesiones que puedes contratar también en estos sitios.
Explica por qué estás delegando la tarea
Esto también es muy importante.
Cuando estás delegando una tarea, no simplemente le digas a la persona: «Hey, hoy necesito que hagas x, y, z, por favor.»
Dile a esta persona por qué le estás asignando esta tarea.
Sé muy claro al explicar qué tarea es, cuáles son tus expectativas y cuál es el resultado que esperas obtener.
Es probable que tu empleado se sienta nervioso al asumir más responsabilidades por primera vez. Él o ella querrá cumplir con tus expectativas.
Por lo tanto, explica claramente cuáles son esos resultados esperados.
También tienes que decirle lo que obtendrá de este trabajo.
Dile lo que puede aprender y cómo esto le ayudará para su futuro en tu startup.
Una encuesta reciente descubrió que, aunque el dinero motiva a muchas personas, no es el factor más importante.
El 89% de los empleados quieren un trabajo significativo e interesante.
Los empleados también valoran el sentido de logro y la capacidad de tener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Tú podrías decir: «Katie, escribir este comunicado de prensa nos ayudará a conseguir más conciencia de marca del Producto A, lo que nos ayudará a alcanzar nuestra meta de 100 usuarios al final del trimestre.»
Ahora, ella sabe qué tan importante es escribir este comunicado de prensa.
También le dice cómo se integra con el objetivo de tu empresa y cómo está contribuyendo para lograrlo.
Mejor aún, complementa eso con algo como: «Sé que te interesan las relaciones públicas, así que, si esto va bien, podrían haber muchas más oportunidades para hacer este tipo de trabajos en el futuro.»
Además, no seas tímido al decirle a Katie por qué la elegiste en primer lugar.
¡Sé transparente!
Podrías decir: «Katie, te elegí para escribir este comunicado de prensa porque he visto algunos de los copy que escribiste para nuestro sitio web y estaban geniales. Realmente conoces nuestro producto y sabes cómo comunicarlo a nuestra audiencia ideal.»
Las empresas que valoran el aprendizaje tienen un 46% más de probabilidades de ser líderes en su industria.
No temas conversar con tus empleados sobre sus planes de futuro y de cómo ellos pueden crecer con tu startup.
Los empleados quieren saber que hay un futuro allí para ellos.
El dinero puede ser limitado ahora que estás empezando. Eventualmente, los primeros empleados en llegar a la startup tendrán la oportunidad de ascender a puestos más altos.
Identifica a las personas que quieres que formen parte del liderazgo en el futuro. Diles que quieres ayudarles a crecer profesionalmente.
Invierte tu tiempo y energía en capacitarlos en las tareas que haces ahora, así estarán preparados para tomar posiciones importantes en el futuro.
Proporciona instrucciones claras
Proporcionar instrucciones claras no es tan fácil como suena.
No es cuestión de decir: «Katie, escribe este comunicado de prensa.»
Se trata de decir precisamente cómo quieres que se haga la tarea, para cuándo, y proporcionando los recursos necesarios para que esa persona pueda llevar la tarea a cabo.
De acuerdo a Oracle, solo el 68% de los empleados saben qué es lo que se espera de ellos.
Eso significa que aproximadamente cada 1 de 3 trabajadores no tiene idea de cuáles son tus expectativas.
¡Es una locura!
Pero, lo creo completamente.
Intenta recordar algún trabajo que hayas tenido antes de fundar tu startup.
Apuesto a que recuerdas al menos un par de veces en que se te dieron instrucciones poco claras sobre lo que tenías que hacer.
Recuerdo que cuando era adolescente trabajé por primera vez en Knott’s Berry Farm. Empecé allí a los 15 años por la misma razón que la mayoría de los adolescentes buscan un trabajo: un poco de dinero extra.
Mi trabajo no era nada glamuroso. Recogía basura del parque y limpiaba baños.
De cualquier forma, recuerdo uno de mis primeros días en el trabajo. Me dieron un balde con un montón de sprays y unos cuantos paños, y me dijeron dónde se guardaban las escobas y otros suministros.
Y, lo único que dijeron fue: “Listo, empieza”.
Recuerdo que no tenía claro lo qué se suponía que debía hacer.
Yo era bastante tímido en ese momento y no quise causar molestias, así que sonreí y empecé a caminar por el parque.
Supuse que el trabajo no podía ser tan difícil. Limpio cosas. Así que, camina, busca cosas sucias y luego límpialas.
No es gran cosa, ¿verdad?
En realidad fue mucho más difícil de lo que tenía que ser. No tenía un plan. Estaba caminando sin rumbo buscando qué hacer.
Esto es más común de lo que piensas en el mundo corporativo.
El 57% de los trabajadores dicen que, en algunas ocasiones, les falta una instrucción clara para poder cumplir sus funciones.
Supongo que debería terminar mi historia…
Vi los baños a lo lejos. Pensé que sería un buen lugar para empezar.
Fui y empecé con la limpieza. Rocié y limpié los espejos, y repuse el jabón y otros suministros.
Me sentía muy bien con mi trabajo. Pero, mi supervisor me llamó luego y me dijo que usé el producto equivocado en los espejos.
Como estaban rayados y el producto que usé dejó residuos, se veían peor que antes.
Había usado una botella etiquetada como «limpiador multiusos» en lugar de la marcada como «limpiador de cristales.»
Ups.
Entonces, aprendí dos lecciones ese día.
Primero, que los chicos de 15 años no son los mejores limpiando.
Y segundo, que debería haber hecho algunas preguntas antes de empezar a trabajar ese día para tener claro qué productos tenía que usar.
Unas pocas preguntas al inicio para aclarar los detalles pueden ser útiles en el largo plazo.
En este caso, se me habían dado todas las herramientas necesarias para hacer mi trabajo, pero no las instrucciones para usarlas efectivamente.
Probablemente estás volteando los ojos y pensando que me debí haber dado cuenta que había una botella llamada «limpiador de cristales.»
En mi defensa, no estaba hecho para ese trabajo. Algunos meses después me fui para intentar con las ventas, y entonces construí mi primer negocio en Internet.
Cuando delegues tareas a tus empleados, no se las entregues como si fuese mi balde de productos de limpieza.
Toma el tiempo para explicarles cómo tú harías la tarea, así ellos sabrán por dónde empezar.
El 40% de empleados que reciben un mal entrenamiento, dejan el empleo en menos de un año.
Explica cuáles son las herramientas que les estás entregando.
Podría ser presentarles una nueva aplicación para hacer investigación de palabras clave como Spyfu.
Explica cómo usas Spyfu para investigar a los competidores y qué utilidad tiene esta aplicación en el proyecto que les asignaste.
Cualquiera que sea tu situación, toma un segundo para determinar si necesitas explicar algo con más detalles antes de irte.
Confía en que lo harán bien
Una vez que has delegado una tarea, explicado por qué se la diste a esa persona y dado una instrucción clara, es momento de dar un paso atrás.
Si eres un controlador obsesivo, esta idea probablemente te vuelva loco.
Pero, tienes que retirarte y dejar que tu empleado haga su trabajo.
No estés todo el tiempo observando sobre sus hombros y preguntando cómo van cada cinco minutos.
Está bien, eso es una exageración, pero ya entiendes el punto.
Me atrevería a adivinar que tampoco te gusta que estén encima de ti, ¿verdad?
¡A nadie le gusta! De hecho, cerca de la mitad de los empleados dicen que es lo peor que puedes hacer.
Si tienes dificultades para retirarte, pregúntate a ti mismo por qué es tan difícil dejar que esta tarea la haga otra persona.
¿Es porque piensas que este empleado no hará un buen trabajo?
O, ¿porque estás nervioso de que no lo haga tan bien como tú?
Pues, te tengo noticias: el mundo tiene un montón de gente talentosa, y muchos de ellos son más talentosos que tú.
Suena fuerte, pero es una lección que todo líder necesita aprender en algún momento.
Cuando encuentres a alguien que haga un mejor trabajo que tú, deberías celebrarlo. ¡Tu vida se acaba de volver más sencilla!
Si no puedes confiar en que tus empleados harán un buen trabajo, necesitas averiguar qué es lo que está causando esto y solucionarlo pronto.
Tus empleados se dan cuenta cuando no confías en ellos.
¿Imaginas caminar todos los días a tu lugar de trabajo sabiendo que tu jefe no confía en que harás un buen trabajo, a pesar de que estás esforzándote al máximo?
No es un ambiente muy productivo o estimulante.
Los empleados trabajan mejor cuando saben que confías en el trabajo que hacen. Tanto así de hecho, que experimentan menos agotamiento, estrés y tienen un 106% más de energía.
Ser supervisado todo el tiempo puede debilitar ese sentimiento de confianza.
Pero, no estar encima del empleado no significa que vas ignorarlo hasta que termine la tarea.
No quieres que tu empleado piense que no puede acudir a ti con preguntas o para pedir feedback en medio del proyecto.
Hazle saber a tu empleado desde el inicio que puede acudir a ti siempre que necesite ayuda.
Lo que me lleva al próximo punto…
Haz tiempo para el feedback
Proporcionar feedback de forma regular es crucial como líder.
El feedback debería ser siempre parte de tu día. Presta atención especial en brindar apoyo a las personas que has delegado nuevas tareas.
Esto no implica solo decir «¡Buen trabajo!» a unas cuantas personas todos los días.
Implica tomar el tiempo para señalar las áreas que se pueden mejorar, y luego hacer sugerencias para mejorar esas habilidades en el futuro.
También implica hacer críticas constructivas de forma amable y respetuosa, que le permita a tu empleado saber el valor que tiene.
Pero, el feedback no es un camino de un solo sentido.
No se trata solo de ti evaluando a tus empleados.
Tus empleados deberían poder hacerte preguntas a ti también y darte sugerencias.
Los millennials, que ahora representan alrededor del 40% de la fuerza laboral, anhelan una comunicación regular y abierta mucho más que las generaciones anteriores.
El 81% de ellos preferiría tener una comunicación abierta en lugar de los beneficios típicos de un empleo, como la comida gratis o los planes de salud.
Y, si es necesario, fija tiempo en tu calendario para recordar que debes hablar con tus empleados al menos 15 minutos cada semana.
Prepara notas sobre su trabajo para estas reuniones.
No te concentres solo en cosas constructivas. Siempre asegúrate de señalar los comportamientos positivos del empleado y su gran trabajo cuando notes eso también.
Los empleados quieren oír feedback negativo, pero imagina que eso fuese lo único que oyes cada semana. Nadie quiere eso.
Haz hincapié sobre las contribuciones positivas y en cómo están ayudando al crecimiento de tu startup.
Tal vez hayan pasado algunas semanas desde que salió el comunicado de prensa de Katie.
En tu conversación semanal con ella, menciona algunas buenas estadísticas que hayas visto. Tal vez su publicación te consiguió una entrevista en un sitio web de tecnología reconocido o en un periódico.
Agradécele por su duro trabajo y por hacer que esto se hiciera realidad.
Los buenos empleados siempre se enorgullecerán de su trabajo, pero tu trabajo es reconocerlo y fomentar ese comportamiento.
Proporcionar feedback consistente los mantiene comprometidos y productivos.
Conclusión
Al principio, puede parecer que no vale la pena el tiempo que toma delegar.
Piensas en el tiempo necesario para explicar la tarea a otra persona y luego en el feedback para asegurarte de que se haga bien.
Incluso piensas en el proceso de tener que elegir a alguien para esa tarea.
Es fácil convencerte a ti mismo que tú debes ser quien lo haga.
Pero, eso no es eficiente ni es lo que tu startup necesita en este momento.
Tu startup necesita que la lideres, no que te sobrecargues de trabajo.
Concéntrate en desarrollarte como líder y delegar en tu equipo será más fácil a medida que practiques.
Eventualmente, no solo delegarás tareas, también delegarás grandes como la supervisión de departamentos.
El empleado que comenzó haciendo tareas de marketing de nivel junior, puede terminar supervisando todo el departamento de marketing en algunos años.
El 70% de tus empleados de mejor rendimiento permanecerán en tu startup a medida que creces, si sienten un desafío.
Sin embargo, el 63% de los empleadores nunca le dicen a esos empleados que los consideran futuros líderes de la compañía.
Depende de ti, como líder, entrenar a tus empleados en los roles que tu startup necesitará en el futuro.
¡Lo que delegues hoy, te dará resultados de mañana!
¿Cómo delegas en tu equipo para ayudarlos a crecer con tu empresa?
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