¿Cansado de estresarte a última hora por tu contenido ?
Sabes cómo es eso.
El plazo para publicar contenido se está terminando rápidamente, y luchas para escribir un post rápido para tu blog, para cumplir con tu cuota semanal.
Eso no es algo aislado. Hay un problema extendido en la industria del marketing con las personas que no están seguras de cómo crear una estrategia de marketing de contenidos sostenible.
Un estudio reciente publicado por Zazzle Media muestra que mientras el 79% de los marketers considera que el marketing de contenidos es efectivo, sólo un 6% sabe cómo implementarlo.
He visto a innumerables marketers especializados en contenido empezar desde cero cada semana. Y puedo decirte que eso es estresante e improductivo. Y aún peor, no se crea gran contenido así.
Cuando te apresuras constantemente, no produces tu mejor material.
En vez de eso, necesitas elaborar un calendario editorial. Esto te ayudará a coordinar la forma en que se produce tu contenido. Te prometo que te asombrarás por los resultados una vez empieces a usar esta herramienta.
Te mostraré exactamente cómo prepararte para usar un calendario editorial.
¡Metámonos de lleno en esto!
Una introducción al sistema que vamos a usar
En este artículo, te mostraré un sistema súper efectivo para administrar todo tu contenido usando unos pocos lugares.
Siéntete libre de ajustar y modificar este sistema como creas.
Básicamente, mantendremos las cosas en tres lugares.
Primero, todos nuestros artículos estarán almacenados en una hoja de cálculo de Google, Google Sheets. Es aquí donde incluiremos notas y referencias generales para la creación del contenido.
Segundo, tendremos un Google Calendar con los plazos bien definidos. Esto no es una pieza crucial del marco de trabajo, pero es una forma útil de visualizar el calendario editorial.
Tercero, usaremos Trello para mantener en orden nuestros artículos. Esto nos permite el trabajo en equipo para desarrollar el contenido.
Si tienes un editor para corregir como yo lo tengo, él o ella puede revisar los artículos una vez los hayas terminado de escribir.
Puedes crear múltiples etapas para cada artículo y mantenerlas organizadas sin individuos afectando el trabajo de otros miembros del equipo.
Para artículos que tengan muchos pasos concretos – como investigar, escribir, editar y publicar – esto te será de gran utilidad.
Te voy a mostrar cómo ajustar cada uno de esos componentes paso a paso.
Crear una reserva de contenidos
Lo primero que necesitas es crear una lista de todo el contenido que posiblemente vayas a escribir.
Lo más probable es que hayas pensado en docenas de ideas de posts que has dejado en el olvido. ¡Qué desperdicio!
En vez de eso, mantendremos todas tus ideas de contenido en un solo lugar. Es aquí donde podremos guardar las ideas que algún día estarán en el blog.
Ten presente que solo porque agregamos algo a esta lista no quiere decir que necesariamente aparecerá en el blog. Muchas ideas que tengo para publicaciones no se materializan.
Ya sea porque cambié de parecer sobre la idea, encontré otro punto de vista, o mezclé dos posts en uno.
Si haces eso, está bien. Pero el punto aquí es que jamás habría podido escribir estas ideas si no las hubiera guardado. Por lo tanto, el primer paso es guardarlas.
Para empezar, vamos a crear una hoja de cálculo de Google con nuestras ideas de contenido.
Necesitamos diseñar algunos encabezados diferentes. Incluyamos el título, el autor asignado, el estado del proyecto, la fecha de publicación, la calificación del proyecto y las observaciones.
La calificación nos dice si el contenido está listo para publicarse o no.
Por ejemplo, 1 es sólo una idea, 2 está a medio desarrollar, y 3 está listo para escritura y publicación. Esto nos da una muestra de aquello en lo que debemos trabajar primero.
Por supuesto, puedes seguir añadiendo ideas a medida que te vengan a la cabeza, pero necesitas tener claro qué está listo para publicación y qué es apenas un concepto a mitad de camino.
Anota tantas ideas como se te puedan ocurrir. En este artículo usaré el ejemplo de un sitio de e-commerce de equipos para actividades en el exterior.
Si te cuesta generar ideas, enfócate en las necesidades y deseos de tus buyer personas. Así es como el 63% de los marketers crean contenido.
Si has dejado ideas para artículos en otros lugares, como una página de Evernote o un archivo en tu móvil, es el momento de recopilarlas en el mismo sitio.
Esto será la base de lo que nos gustaría incluir en el blog.
Ahora marca todos los temas como ideas.
Al revisar todos los temas en la hoja de cálculo, decide cuáles son los más próximos a quedar listos para publicación en la sección de calificaciones. Para las ideas que no están listas, incluye en la categoría de notas lo que todavía necesitas para que lo estén.
Ahora, organicémoslas por número de calificación. Haz click en el marcador de columna que está encima de “Calificación”. Una pequeña flecha aparecerá. Haz click en ella.
En las opciones que se despliegan, selecciona “ordenar de la Z a la A”.
Esto pondrá los artículos con una calificación de 3 al inicio.
Sigamos adelante y programemos todos esos artículos en el siguiente paso.
Antes de empezar a publicar, asegúrate de que cada pieza de contenido tiene un encabezado atractivo. Asegúrate de incluir uno que capture la atención de tus lectores.
Establece un plan maestro
Antes de entrar en los detalles específicos de cómo tu estrategia de marketing de contenidos se llevará a cabo, debes tener un plan a largo plazo.
En primer lugar, define la frecuencia de tus posts.
Aunque no hay un número mágico, un estudio de Express Writers muestra que las empresas que bloguean 16 veces al mes ganan 4.5 veces más prospectos que las que lo hacen apenas cuatro veces al mes.
¡Ese es un margen enorme! Si tienes tiempo de bloguear más a menudo, hazlo.
Sin embargo, lo importante aquí no es la cifra. Debes establecer una frecuencia que puedas mantener por semanas, meses y años de publicaciones.
También te recomiendo crear algunos tipos de publicaciones que pertenezcan a una serie. Esto te ayuda a crear contenido regularmente.
Es bastante complicado desarrollar ideas de contenido a partir de cero, por lo que establecer un marco de trabajo es una gran forma de mantener las cosas en su sitio y funcionando.
Temas diferentes
No quieres publicar el mismo tipo de artículo constantemente, solo para cambiarlo por otro diferente más adelante. Por eso, es una buena idea cerciorarte de que tu calendario editorial tenga una mezcla de temas.
Te sugiero que examines tus artículos en el lapso de un mes. Un mes es tiempo suficiente para que surjan grandes oportunidades de variedad, y a la vez es un periodo suficientemente corto para manejarlo fácilmente.
Me gusta usar Google Calendar para visualizar el contenido que he programado.
Asegúrate de que cubres más de un tema al mes. Esto es especialmente importante si tienes pocos buyer personas.
Un error común que veo en los emprendedores que están comenzando con su estrategia de marketing de contenidos, es empezar una serie demasiado extensa.
Mientras que los autores encuentran estas series fascinantes, buena parte de sus usuarios van perdiendo el interés de leer contenidos que les interesan.
Asegúrate de tener diferentes tipos de contenido durante el mes.
Publicaciones consistentes
Bastantes sitios de los que observo tienen un marco de trabajo para la forma en que publican su contenido. Esta es una gran forma de construir una reserva de contenido que siga trayendo tráfico y generando ventas.
Puede que hagan cada lunes un resumen de varios recursos o los viernes una recopilación de noticias del sector. Si encuentras una forma de repetir un tipo de contenido, tendrás mucho más éxito.
Sí, puede ser complicado ser consistente con la calidad semana tras semana con este sistema.
Pero a nivel general, ahorrarás tiempo ya que no tienes que pensar en nuevos contenidos cada vez.
Considera tener un plan muy específico para cada semana. No tiene que ser algo formal (como “viernes de resumen”), pero debería conocerse muy bien a nivel interno.
Por ejemplo, puedes incluir un estudio de un caso cada semana, una infografía la primera semana de cada mes, o un resumen cada viernes.
De ti depende, pero un esquema regular como este puede hacer más sencillo el trabajo.
Variedad de formatos
Te sugiero que no bases toda tu estrategia de contenidos en un solo medio. En cambio, deberías diversificar tu tráfico con diferentes tipos de contenido.
Si todo lo que produces son posts de gran formato en el blog, por ejemplo, podrías estar perdiendo a un segmento completo de tu público.
Una impactante cifra del 65% de los marketers senior considera que el contenido visual es clave para la historia de su marca.
Cuando DemandBase incorporó infografías a su plan de marketing, vio un incremento en ventas de un millón de dólares.
La mayoría de mi contenido se basa en texto, pero tengo un exitoso canal de videos que también mantengo actualizado. Además, como quizá ya hayas notado, soy fanático de añadir imágenes en mi contenido.
Esto es importante porque se espera que el tráfico de video represente el 74% de todo el tráfico de Internet este año.
Ten en cuenta también el contenido interactivo, ya que el 75% de marketers que lo usan, planean incrementar su uso el próximo año. ¡Eso es que debe estar funcionando!
Tu estrategia podría constar de cualquiera de estos formatos:
- Posts en blogs
- Infografías y material visual
- Podcasts
- Videos
- Contenido interactivo
Ya que estos contenidos se consumen de formas diferentes, puedes maximizar el atractivo de los mismos e incrementar tus tasas de conversión y tu tráfico.
Documenta tu plan
Una vez tengas tu plan maestro, es hora de formalizarlo.
Abre Google Calendar y crea un nuevo evento. Haz click en “Repetir”.
Escoge la frecuencia dependiendo del evento.
Cambiemos el nombre a “Por definir”. A medida que planifiquemos el contenido, actualizaremos los títulos.
Esto te permite ver con gran antelación cómo se verá tu cronograma de contenidos. También te da una perspectiva de los días de entrega que se aproximan, y cuánto tiempo tienes para cumplirlo.
Programa las siguientes 4 a 6 semanas de contenido
Ahora hay que decidir exactamente cuándo vamos a publicar cada pieza.
En Google Calendar, vamos a llenar los espacios de contenido para las próximas 4 a 6 semanas.
Tener esta lista de artículos con antelación te permite trabajar sin problema y reducir el estrés al cual estás acostumbrado si normalmente escribes las cosas la noche anterior al plazo de publicación.
Para empezar, encuentra todos los artículos en el banco de ideas que calificaste con un 3. Esos son los que están completos y listos para empezar a escribirse.
Introduce estos artículos en los espacios en el calendario, reemplazando el “Por definir” que habíamos establecido. Cerciórate de solo cambiar un evento.
Usando el plan de contenidos que creaste antes, edita cada una de las fechas de publicación para las siguientes 4 a 6 semanas con los nombres de las piezas que vas a publicar.
En el documento de Google, cambia las fechas de publicación para que coincidan. Esta es una gran oportunidad para asignar autores, en el caso de que otra persona de tu equipo vaya a tomar las riendas.
Poner los artículos en producción
Cuando estás en la onda de producir contenidos, es fácil dejar que algunas cosas queden en el aire, especialmente si tienes a muchas personas trabajando en el proyecto.
Al crear una cuenta en Trello para el contenido, podemos evitar que eso pase.
El primer paso para crear una cuenta en Trello es definir las etapas por las que cada artículo tendrá que pasar.
De ti depende lo que necesitas, pero te recomiendo lo siguiente:
- Asignado a un escritor
- Listo para edición
- Listo para carga y programación
Esto te permite tener una vista general de alto nivel para cada artículo.
También es útil ver si un artículo se está retrasando con respecto al tiempo establecido antes de que no cumpla con el plazo.
En cuanto se programe el contenido, debes crearle una tarjeta en Trello.
Asigna un plazo a la tarjeta. Yo recomiendo no fijar esta fecha como la de publicación, ya que todos normalmente terminamos las cosas a última hora.
Si apenas estás empezando con tu fila de artículos, hazlo con al menos una semana de antelación.
Eventualmente, quieres tener una cola que se anticipe entre 4 y 6 semanas a la programación, y tus plazos también estarán entre 4 y 6 semanas antes de la fecha real de publicación.
Una parte importante de la configuración de Trello es la asignación de diferentes personas a diferentes proyectos.
Si tienes a varios escritores trabajando en crear contenido para ti, necesitas incluirlos en sus respectivos artículos.
También funciona si decides añadir escritores freelance o escritores fantasma al equipo.
Para que todo sea simple, haz que tus escritores creen un documento de Google para cada artículo y publícalo en la descripción o en los comentarios de la tarjeta de artículo.
Esto permite a cada miembro del equipo acceder fácil y rápidamente al artículo a través de Trello.
Empieza a construir tu cola de contenidos
Si apenas estás comenzando con tu calendario editorial, necesitas preparar artículos con anticipación a su publicación.
Nuevamente, recomiendo un calendario con una anticipación de 4-6 semanas de contenido.
Por supuesto, la pregunta es simple. ¿Cómo hacemos para ganar mágicamente un mes extra de contenido, si apenas llegamos a los plazos?
¡Especialmente cuando el post promedio en un blog lleva entre 3 horas y 16 minutos en ser escrito!
Yo te recomendaría usar una de estas dos estrategias para desarrollar esa cola de contenidos.
En primer lugar, puedes escribir una gran cantidad de contenido de reserva durante las próximas semanas.
Esto puede ser muy beneficioso porque resuelve el asunto inmediatamente. No tienes que preocuparte por los inconvenientes que surgen al añadir nuevo contenido después.
La desventaja está en la programación. Lo más probable es que no puedas cancelar nada en tu agenda durante las próximas dos semanas para hacer el espacio necesario.
Escribir un mes o dos de contenido no es fácil, y terminarás quemándote si no tienes un equipo grande apoyándote.
La otra forma es trabajar un poco más durante las siguientes 8-12 semanas.
Tu meta es escribir una pieza y media de contenido cada semana. Lo que significa que crearás la pieza que necesita ser publicada mientras que tienes algo de progreso en la otra.
Gradualmente construirás tu cola de contenidos con menos estrés.
La desventaja obvia de esto es que tendrás que esperar algunos meses para tener todo preparado y anticipándose a la programación. Sin embargo, si tienes un equipo pequeño, quizá sea tu mejor opción.
El calendario editorial en acción
Antes de finalizar este artículo, quiero mostrarte cómo funciona exactamente el calendario editorial en la vida real.
Primero, se añade un artículo a la hoja de cálculo de Google. A medida que se añaden detalles, se califica con un #3, lo que significa que está listo para escribirse. Se le asigna un autor y su estado cambia a “En progreso”.
En este punto, está programado en Google Calendar. Ya que las siguientes seis semanas de contenido están ya escritas y esperando publicación, el próximo espacio disponible es en siete semanas.
Se añade al calendario, y ese plazo es agregado a la hoja de cálculo de Google.
Se elabora la tarjeta para el artículo en Trello. Se le asigna un escritor, y si corresponde, un editor.
Se agrega el plazo para dentro de una semana, por lo que podrá estar listo con seis semanas de adelanto.
El escritor revisa los detalles del artículo en la hoja de cálculo de Google. Él o ella crea un documento de Google para el artículo e incluye un link al documento en la descripción del artículo.
Cuando el escritor termina el artículo, traslada la tarjeta de Trello hacia la columna de “Editor”.
El editor revisa enseguida el documento de Google creado por el escritor. Si se necesitan grandes cambios, el editor lo pone de vuelta en la columna de “Escritor”.
Si no hay cambios grandes, el editor hace las revisiones que sean necesarias y mueve la pieza a la columna de “Listo para carga y programación”.
El administrador de la estrategia de contenidos coge el contenido del documento de Google y lo importa al sistema de gestión de contenidos (CMS).
Ya que la mayoría de content marketers que conozco usan blogs en WordPress, utilizaré eso como ejemplo. Aquí la persona programa el artículo para su publicación en el plazo establecido en la hoja de cálculo de Google.
De ser necesario, él o ella escribe un email programado a sus suscriptores sobre el próximo artículo, el cual está programado para su publicación el mismo día que el artículo en cuestión.
Luego se retira la tarjeta de Trello, el artículo se etiqueta como “Terminado” en la hoja de cálculo de Google, y se cierra el sistema.
¡Ahora estás listo para distribuir y promover el contenido que tu equipo ha creado!
Conclusión
Si quieres empezar a crear contenido de alto impacto de forma regular, necesitas un gran calendario editorial.
Programar mi contenido por adelantado es la única forma de producir estos artículos en profundidad consistentemente.
Con un calendario editorial, no hay necesidad de adivinar ni de improvisar.
¿Cómo vas a usar un calendario editorial para tu contenido?
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