Wie man beim Launch seines ersten Start-ups Aufgaben delegiert

Aufgaben delegieren. Es klingt so einfach, ist aber unglaublich schwer.

Manchmal geht es eben schneller, wenn man es selbst macht.

Du bist schließlich der Experte, also solltest Du Dich drum kümmern.

Vielleicht musst Du eine neue Landingpage bauen oder ein Angebot für einen Kunden zusammenstellen. Das ist schnell erledigt, weil Du Dein Produkt in- und auswendig kennst.

Es ist aber gar nicht so schnell erledigt, weil Du eigentlich keine Zeit dafür hast.

Vielleicht bist Du der Meinung, dass es sich nicht lohnt, extra einen Mitarbeiter anzuweisen, aber genau das zahlt sich aus lange Sicht aus und spart viel Zeit.

Wenn Du nur 20 Minuten pro Tag einsparen kannst, sind das bereits 100 Minuten pro Woche!

Und wenn Du Aufgaben delegierst, die Du nicht zwingend selbst erledigen musst, beispielsweise Verwaltungstätigkeiten oder Marketing, kannst Du 40 % mehr Zeit gewinnen.

Stell Dir mal vor, was Du mit einer zusätzlichen Stunde und 40 extra Minuten pro Woche alles anstellen könntest.

Du kannst Dein Start-up wachsen lassen, indem Du Deine Mitarbeiter trainierst, damit sie Dir die Aufgaben abnehmen können, die Du nicht zwingend selbst erledigen musst.

Du bist der Kapitän, der das Schiff steuern muss, nicht der Arbeiter, der die Kohle schaufelt.

In diesem Artikel werde ich Dir zeigen, wie man Aufgaben delegiert, ohne in Panik zu geraten.

Die richtige Person finden

Das ist der wichtigste Schritt, wenn man Aufgaben delegieren will.

Du darfst nicht einfach den Mitarbeiter nehmen, der zufällig grad Zeit hat. Du musst den richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe finden.

Man ist schnell in Versuchung geführt die Aufgabe an jemanden abzugeben, der grad nicht so viel zu tun hat, das ist aber keine gute Langzeitstrategie.

Die Einweisung des Mitarbeiters nimmt normalerweise mehr Zeit in Anspruch, als die Erledigung der Aufgabe.

Das ist nicht weiter schlimm, denn wenn der Mitarbeiter gelernt hat wie man die Aufgabe erledigt, kann er sie in Zukunft ganz übernehmen und Dich entlasten.

Wenn er oder sie jedoch nicht die richtige Person für den Job ist, warum solltest Du Dir dann die Zeit für die Einweisung nehmen?

Du weist einen Mitarbeiter, der gekündigt hat, ja auch nicht in neue Aufgaben ein.

Wenn Du Dir jedoch die Zeit nimmst, um die richtige Person zu trainieren, zahlt sich das auf lange Sicht aus.

Viele Mitarbeiter legen Wert auf solche Weiterbildungsmöglichkeiten, wenn sie sich für einen Arbeitgeber entscheiden.

57 % aller befragten Teilnehmer einer Umfrage gaben an, dass sie bis zu fünf Jahre oder länger bei einem Arbeitgeber verweilen würden, wenn dieser Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten würde.

Wenn Du die richtigen Mitarbeiter für diese Aufgabe findest, kann er Dir in Zukunft vielleicht sogar noch mehr Aufgaben abnehmen.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter einen guten Grund, Deinem Unternehmen treu zu bleiben.

Aber wie findet man den richtigen Mitarbeiter für den Job?

Du musst Deine Mitarbeiter kennenlernen. Du musst ihre Stärken, Interessen und Karriereziele kennen.

Wenn Du eine Pressemitteilung schreiben musst, aber keine Zeit hast, musst Du diese Aufgabe an jemanden abgeben.

Aber an wen?

Du denkst an Deine Marketingabteilung und erinnerst Dich, dass Kathrin Dir mal erzählt hat, dass sie Erfahrung als Werbetexterin hat und gerne mehr Pressearbeit machen würde.

Diese Details fallen Dir nur dann ein, wenn Du Dir die Zeit nimmst, um Dein Team kennenzulernen.

Natürlich findest Du nicht immer einen Mitarbeiter, der an der jeweiligen Aufgabe interessiert ist.

In diesem Fall solltest Du versuchen die Aufgaben so gut wie möglich an den Interessen Deiner Mitarbeiter auszurichten, damit diese nicht abwandern.

Glückliche Mitarbeiter suchen mit 59 % geringerer Wahrscheinlichkeit nach einem neuen Job.

Wenn Du keinen geeigneten Mitarbeiter findest, kannst Du auch einen Freiberufler mit der Aufgabe beauftragen.

Hier ist ein Video, in dem ich erkläre, wie man einen geeigneten Freiberufler findet. Im Video geht es um den Schwerpunkt Marketing, Du kannst aber alle möglichen Freiberufler im Internet finden.

Du musst erklären, warum Du die Aufgabe abgibst

Dieser Schritt ist auch wichtig.

Wenn Du eine Aufgabe delegierst, kannst Du nicht einfach sagen: “Hey, bitte übernimm Aufgaben x, y, und z für mich.”

Du musst dem Mitarbeiter erklären, warum Du ihm diese Aufgaben überträgst.

Du musst die Aufgabe sowie das gewünschte Ergebnis erklären und dem Mitarbeiter ganz klar Deine Erwartungen mitteilen.

Der Mitarbeiter ist wahrscheinlich nervös, wenn er die Aufgabe zum ersten Mal macht und will natürlich das gewünschte Ergebnis erzielen, darum musst Du dieses von vornherein klar definieren.

Du musst dem Mitarbeiter aber auch sagen, was er davon hat.

Sag ihm, was er lernen kann und welche wichtige Rolle er für dir Zukunft des Start-ups spielt.

Eine Studie zeigt, dass Geld zwar wichtig ist, jedoch nicht den größten Motivationsfaktor darstellt.

89 % aller Mitarbeiter sehnen sich nach sinnvollen, interessanten Aufgaben.

Diesen Mitarbeiter ist die innere Erfüllung und der Ausgleich zwischen Beruf und Familie besonders wichtig.

Du könntest also sagen: “Kathrin, mit dieser Pressemitteilung können wir Produkt A bewerben und 100 neue Nutzer bis zum Ende des Quartals werben, um unsere Zielvorgabe zu erfüllen.”

Jetzt weiß Kathrin, dass das Schreiben dieser Pressemitteilung wichtig ist.

Sie weiß auch, was die Zielvorgaben sind und wie sie bei deren Erfüllung helfen kann.

Dann könntest Du sagen: “Ich weiß, dass Du gerne mehr Pressearbeit machen würdest. Wenn alles gut läuft, würde ich Dir in Zukunft mehr solcher Aufgaben zuteilen.”

Du kannst Kathrin ruhig sagen, warum Du gerade sie für diese Aufgabe ausgewählt hast.

Transparenz ist wichtig!

Du könntest sagen: “Kathrin, ich möchte Dir diese Aufgabe übertragen, weil mir die Texte, die Du für die Webseite geschrieben hast, sehr gut gefallen haben. Du kennst Dich mit unserem Produkt aus und hast eine Verbindung zu unserer Zielgruppe.”

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter weiterbilden, werden mit 46 % höherer Wahrscheinlichkeit zu Branchenführern in ihrem Bereich.

Scheue Dich also nicht vor Gesprächen über die Zukunft Deiner Mitarbeiter, ihr Pläne und ihre Rolle im Unternehmen.

Deine Mitarbeiter müssen wissen, dass sie eine Zukunft haben.

Gerade zu Beginn sitzt das Geld oft knapp, später könnte sich jedoch die ein oder andere Karrieremöglichkeit für Deine ersten Mitarbeiter ergeben.

Identifiziere die Mitarbeiter, die später Führungspositionen übernehmen könnten und sag ihnen, dass Du ihre Karriere fördern willst.

Nimm Dir die Zeit, um sie in neue Aufgaben einzuweisen, um sie auf diese zukünftigen Führungspositionen vorzubereiten.

Klare Anweisungen geben

Leichter gesagt als getan.

Man kann nicht einfach sagen: “Kathrin, schreib doch bitte diese Pressemitteilung.”

Du musst ihr genau erklären, wie die Pressemitteilung geschrieben wird, wann sie fällig ist und ihr dann die notwendigen Mittel zur Verfügung stellen.

Oracle sagt, dass nur 68 % aller Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Das heißt, dass einer von drei Mitarbeitern keine Ahnung hat, was Du von ihm erwartest.

Das ist doch verrückt!

Aber leider wahr.

Denk mal an Deine alten Jobs zurück.

Ich wette, dass Dir ein paar Aufgaben einfallen, die Dir nicht zureichend erklärt wurden.

Ich hatte als Teenager mal einen Ferienjob auf einem Obsthof. Ich war 15 Jahre alt und wollte vor allem eins – mehr Taschengeld.

Meine Aufgabe bestand darin, den Müll aufzusammeln und die Badezimmer zu putzen.

Ich kann mich noch an meinen ersten Arbeitstag erinnern. Man hat mit einen Eimer mit Putzmittel in die Hand gedrückt und mit gesagt, wo die Abstellkammer mit den Besen ist.

Die Anweisung lautete: “Leg los!”

Ich war erst mal verwirrt.

Ich war damals noch ganz schön schüchtern und wollte nicht zu viele Fragen stellen, also habe ich nur gelächelt und bin losgelaufen.

Ich hab mir gedacht: So schwer kann’s schon nicht sein.“ Ich muss sauber machen, also sammel ich erst mal den Dreck auf und putze ein bisschen.

Nicht schwierig, oder?

Es hätte aber leichter sein können, denn ich hatte keine Ahnung, wo ich anfangen soll. Ich bin planlos rumgerannt und hab nach Beschäftigung gesucht.

Und das kommt leider sehr häufig vor.

57 % aller Angestellten sagen, dass ihnen klare Anweisungen fehlen.

Ich muss aber noch zu Ende erzählen..

Ich habe das Badezimmer gefunden und mir gedacht, dass das schon mal ein guter Anfang wäre.

Ich hab geputzt, Spiegel abgewischt und Seifenspender nachgefüllt.

Ich war mit meiner Arbeit zufrieden. Dann hat mich mein Aufseher zur Seite genommen und gesagt, dass ich das falsche Putzmittel für die Spiegel benutzt habe.

Die waren jetzt alle verschmiert und sahen noch schlimmer aus als vorher.

Ich hatte den Allzweckreiniger benutzt, und nicht den Glasreiniger.

Mist.

An diesem Tag habe ich zwei Lektionen gelernt.

Erstens, 15 jährige Teenager sind keine guten Reinigungskräfte.

Zweitens, ich hätte ein paar Fragen zu den Putzmitteln stellen sollen, davor ich mich an die Arbeit mache.

Ein paar Fragen zu Beginn können sich auf lange Sicht auszahlen.

Ich hatte zwar die richtigen Mittel zur Verfügung gestellt bekommen, allerdings fehlte mir die richtige Einweisung.

Jetzt denkst Du vielleicht: “Stand doch Glasreiniger auf der Flasche drauf.”

Zu meiner Verteidigung, ich bin wirklich keine gute Putzkraft. Ein paar Monate später habe ich dann mein Glück als Verkäufer versucht und mein erstes Onlineunternehmen gegründet.

Wenn Du Deinem Mitarbeiter neue Aufgaben zuweist, kannst Du ihm nicht einfach einen Eimer mit Putzmitteln übergeben.

Du musst ihm die Aufgabe erklären, damit er weiß, was er machen muss.

40 % aller Angestellten kündigen innerhalb eines Jahres, weil sie nicht ausreichend eingewiesen werden.

Du musst ihnen ihren Aufgabenbereich erklären.

Vielleicht musst Du ihnen eine neue App wie Spyfu zeigen, damit sie Keywordrecherche machen können.

In diesem Fall musst Du erklären, wie man Spyfu für die Wettbewerbsanalyse benutzt und warum diese Aufgabe wichtig ist.

Du musst Dir ausreichend Zeit nehmen und genau überlegen, ob bestimmte Dinge lieber im Detail erklärt werden, bevor Du Dich wieder anderen Aufgaben zuwendest.

Du musst Deinen Mitarbeitern vertrauen

Wenn Du die Aufgabe delegierst, Deine Gründe dafür erklärt und klare Anweisungen gegeben hast, musst Du Dich zurückziehen.

Wenn Du ein Kontrollfreak bist, wird Dir das besonders schwer fallen.

Du musst Dich aber beherrschen, damit Dein Mitarbeiter in Ruhe arbeiten kann.

Du darfst ihm nicht ständig über die Schulter gucken und alle fünf Minuten wieder ankommen.

Das ist jetzt vielleicht ein bisschen übertrieben, aber Du hast meinen Einwand verstanden.

Du findest es ja auch nicht gut, wenn Dir ständig jemand im Nacken sitzt, oder?

Keiner findet das gut! Über eine habe Million Angestellte sagen, dass das ihr schlimmster Albtraum ist.

Wenn Du damit zu kämpfen hast, solltest Du dem Problem auf den Grund gehen.

Liegt es daran, weil Du dem Mitarbeiter nicht vertraust?

Oder liegt es daran, weil er die Aufgabe, Deiner Meinung nach, nicht so gut erledigen kannst wie Du?

Ich hab eine Mitteilung zu machen: Es gibt durchaus talentierte Leute und viele sind sogar besser als Du.

Die Wahrheit ist manchmal schmerzhaft, diese Lektion musst Du früher oder später aber lernen.

Wenn Du jemanden gefunden hast, der den Job besser erledigen kann als Du selbst, gibt es Grund zum Feiern! Dein Leben ist grad um einiges leichter geworden.

Wenn Du Deinen Mitarbeiter nicht vertraust, musst Du herausfinden, woran das liegt und das Problem so schnell wie möglich aus der Welt schaffen

Deine Mitarbeiter merken das nämlich.

Kannst Du Dir vorstellen wie es sich anfühlt, wenn man jeden Tag zur Arbeit kommt und weiß, dass der Boss denkt, dass die Arbeit nicht gut genug ist, obwohl man sich doch so viel Mühe gibt?

Das ist gar nicht gut für die Produktivität oder das Arbeitsklima.

Deine Angestellten arbeiten besser, wenn sie wissen, dass Du ihre Arbeit schätzt. Sie arbeiten dann sogar so gut, dass sie seltener am Burnout-Syndrom leiden, weniger Stress fühlen und 106 % mehr Energie haben.

Wenn Du ihnen jedoch ständig über die Schulter schaust, verlieren sie ihr Vertrauen in Dich.

Du solltest Deine Mitarbeiter aber auch nicht ignorieren und dann erst wieder mit ihnen sprechen, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Gib ihnen nicht das Gefühl, dass sie Dir keine Fragen stellen oder um Rat fragen können.

Sag dem Mitarbeiter, dass er jederzeit fragen oder um Hilfe bitten kann.

Du musst ihn wissen lassen, dass Du ihm während des Prozesses jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehst, nicht erst, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Was mich zum nächsten Punkt bringt…

Feedback geben

Gerade als Führungskraft ist es wichtig, regelmäßig Feedback zu geben.

Feedback musst ein fester Bestandteil Deines Arbeitsalltags sein. Du musst den Mitarbeitern, denen Du neue Aufgaben zugeteilt hast, besonders zur Seite stehen.

Damit meine ich jetzt nicht, dass Du Deinen Mitarbeiter jeden Tag “tolle Arbeit!” zurufen solltest.

Ich meine, dass Du Dir die Zeit nehmen musst, um ihnen zu sagen, was sie besser machen können und dann konstruktives Feedback geben, wie sie ihre Fähigkeiten verfeinern könnten.

Du musst dabei aber auch immer respektvoll sein und den Mitarbeiter wissen lassen, dass Du ihn zu schätzen weißt.

Feedback ist aber nicht einseitig.

Nicht nur Du darfst Deinen Mitarbeitern Feedback geben.

Deine Mitarbeiter müssen Fragen stellen und Verbesserungsvorschläge machen können.

Die Generation Y macht mittlerweile 40 % des gesamten Arbeitsmarktes aus und sehnt sich nach einer offenen und regelmäßigen Kommunikation, viel mehr als ältere Generationen von Arbeitnehmern.

81 % von ihnen hätte liebe eine offenere Kommunikation als kostenlose Snacks im Büro oder eine private Gesundheitsvorsorge.

Wenn es sein muss, kannst Du Dir jede Woche 15 Minuten Zeit nehmen, um mit jedem Mitarbeiter zu sprechen und Feedback zu geben.

Bereite Dich auch diese Meetings vor und mach Notizen.

Verteile jedoch nicht ausschließlich Kritik. Sag dem Mitarbeiter auch, was er gut macht und zeig ihm, dass Du seine Bemühungen bemerkt hast.

Mitarbeiter sind zwar an konstruktiver Kritik interessiert, dennoch wollen sie nicht jede Woche nur kritisiert werden. Das will keiner.

Du musst sie für getane Arbeit loben und ihnen zeigen, wenn die bei der Erreichung der Ziele Deines Start-ups behilflich waren.

Vielleicht sind bereits ein paar Wochen vergangen, seit Kathrin diese Pressemitteilung verschickt hat.

Im wöchentlichen Meeting kannst Du jetzt erwähnen, dass die Zahlen sehr gut aussehen. Vielleicht hast Du aufgrund der Pressemitteilung ein Interview mit einer Branchen führenden Webseite bekommen oder bist in der Zeitung erwähnt worden.

Du musst Kathrin für ihre Arbeit danken, denn sie hat es möglich gemacht.

Gute Mitarbeiter sind stolz auf ihre Arbeit, es ist jedoch Deine Aufgabe ihnen mitzuteilen dass sie gute Arbeit leisten, um sie zu motivieren.

Mit regelmäßigen Rückmeldungen und Feedback kannst Du Deine Mitarbeiter glücklich machen und bei Laune halten.

Fazit

Zuerst denkt man immer, dass es sich nicht lohnt Aufgaben abzugeben.

Man denkt dann immer an die Zeit, die man aufbringen muss, um die Aufgabe zu erklären und Feedback zu geben, damit alles richtig gemacht wird.

Man denkt auch daran, dass man erst mal jemanden finden muss.

Man redet sich ein, dass man diese Aufgabe doch schneller und einfacher selbst erledigen kann, das ist aber weder effizient noch die richtige Strategie für Dein Start-up.

Dein Start-up braucht Dich als Führungskraft, nicht als Arbeiter.

Du musst Dich als Führungskraft etablieren und Tätigkeiten an Dein Team delegieren, damit Du Dich voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren kannst.

Du delegierst damit nicht nur Aufgaben sondern auch Verantwortung und trainierst neue Führungskräfte.

Der Mitarbeiter, der als Berufseinsteiger anfing, kann später vielleicht mal die Marketingabteilung leiten.

70 % Deiner besten Mitarbeiter bleiben Deinem Unternehmen langfristig treu, wenn Du sie förderst.

Allerdings sagen 63 % der Arbeitgebern ihren Arbeitnehmern nicht, dass sie sich diese in Führungspositionen vorstellen können.

Es ist jetzt an Dir, Deine Mitarbeiter auf ihre zukünftige Rolle in Deinem Start-up-Unternehmen vorzubereiten.

Wenn Du heute Aufgaben delegierst, kannst Du bereits morgen Ergebnisse erzielen!

Wie gibst Du Aufgaben an Deine Mitarbeiter ab, um Dein Unternehmen wachsen zu lassen?