O workflow é uma tecnologia e método que organiza o fluxo de trabalho da empresa em um passo a passo lógico e compatível com suas demandas. Assim, você automatiza processos, integra as áreas do negócio e ganha tração para produzir mais e melhor.
O workflow é a palavra-chave que me vem à mente quando eu penso em processos.
Acredito que esse fluxo de trabalho organizado e automatizado é a solução definitiva para melhorar os resultados da sua empresa e conectar todas as áreas.
Imagine contar com uma tecnologia que mapeia cada passo dos processos, transmitindo tarefas entre pessoas e integrando o negócio de ponta a ponta.
Para isso, existem vários tipos de software de workflow que resolvem os problemas fundamentais da sua empresa.
Com um programa personalizado, você nunca mais vai ter prejuízo com falhas de comunicação, atrasos e perda de controle.
Ficou interessado nessa solução?
Então continue a leitura e descubra tudo sobre o sistema de workflow, seus benefícios e aplicações no seu negócio.
Farei questão de explicar em detalhes, porque essa lógica de estruturação pode fazer toda a diferença no seu negócio.
O que é Workflow?
Workflow, ou simplesmente fluxo de trabalho, é a sequência lógica de etapas que permite automatizar os processos do negócio.
Ou seja: é um roteiro que define quais documentos, informações e tarefas são passadas de colaborador em colaborador, de acordo com as regras da empresa.
Quanto mais pessoas estão envolvidas nos processos, maiores as chances de haver problemas de comunicação e falhas humanas.
Por isso, é fundamental definir um workflow e implementá-lo com apoio da tecnologia, mapeando e padronizando cada passo do fluxo de trabalho.
Para isso, existem softwares específicos chamados Workflow Management Systems (WFMS) ou sistemas de gestão de fluxo de trabalho.
Assim, você consegue sistematizar operações e integrar as diferentes áreas da empresa.
Um exemplo básico de fluxo de trabalho é a área de marketing fornecendo um lead para a equipe de vendas, que fecha o negócio e transmite o pagamento para o financeiro.
Daí em diante, a venda ainda vai mobilizar a área de produção, logística, atendimento e suporte, dependendo do produto ou serviço.
Para que esse processo flua com o máximo de agilidade e precisão, o workflow deve estar funcionando perfeitamente.
Vantagens do uso de um sistema de workflow
São inúmeras as vantagens em organizar o trabalho com um sistema de workflow.
Confira as mais interessantes.
Agiliza o gerenciamento das tarefas
Quando os processos são padronizados, as tarefas são cumpridas rapidamente e todos ficam cientes sobre o fluxo de trabalho.
Outra vantagem é que fica muito mais claro qual é a responsabilidade de cada colaborador.
Um dos problemas mais comuns nas empresas é a paralisação de processos e tarefas em um ponto específico.
Com o workflow, é possível cobrar diretamente o responsável em caso de dúvidas sobre o andamento de uma tarefa.
Assim, ninguém fica sobrecarregado e há transparência na distribuição de funções.
Além disso, a integração do workflow aos hábitos dos colaboradores contribui para a construção de uma cultura organizacional ágil e inovadora.
Oferece fluidez no andamento das tarefas
No mundo ideal, o andamento das tarefas seria um processo natural, com as equipes em plena sinergia.
Mas, como a realidade não é bem assim, o workflow se faz necessário para garantir a fluidez do trabalho.
Afinal, estamos falando de seres humanos que têm variações constantes e não apresentam um desempenho totalmente previsível.
Nesse caso, o workflow é um excelente catalisador que aciona os processos e não deixa a empresa parar.
Otimiza os produtos e serviços entregues aos clientes
A consequência óbvia de um fluxo de trabalho mais ágil é a melhora considerável nos produtos e serviços entregues aos consumidores.
Na era do foco no cliente, as empresas têm buscado soluções para aumentar os níveis de satisfação e criar valor diferenciado no mercado.
Afinal, 89% das empresas têm a experiência do cliente como principal base de competitividade, segundo uma pesquisa da Gartner, realizada em 2014.
Mais uma vez, o workflow é uma ótima ferramenta para o customer success.
Com fluxos normatizados, a tendência é manter o padrão de qualidade das soluções e criar condições para uma experiência memorável.
Reduz a quantidade de erros e etapas desnecessárias
Errar é humano, mas pode ser sinônimo de prejuízo nos negócios.
Muitas vezes, os procedimentos burocráticos têm grande parcela de culpa na recorrência de falhas na empresa.
Por isso, se você quer reduzir os erros ao mínimo possível e eliminar etapas desnecessárias, o workflow é a resposta.
Com uma ferramenta que mapeia os fluxos de trabalho, você ganha uma visão panorâmica da empresa e consegue identificar os gargalos da operação.
Simplifica a comunicação interna
A comunicação interna é outro ponto crítico das empresas, que determina a integração entre as áreas e a produtividade.
A pesquisa The Cost of Poor Communication, realizada em 2013 pelo jornalista David Grossman e publicada na SHRM, revela que as falhas de comunicação custam impressionantes US$ 64,4 milhões ao ano às empresas.
Logo, é melhor ter um bom workflow para evitar mal-entendidos, informações importantes perdidas pelo caminho e erros cruciais em processos.
Além de custosos, esses problemas afetam profundamente o clima organizacional e podem comprometer o engajamento dos colaboradores.
Diminui o volume de gastos
A eficiência em processos de negócios reduz consideravelmente o volume de gastos.
Fora os custos dos erros que acabamos de ver, a falta de organização gera gastos extras com a queda na produtividade e desempenho.
Logo, o uso de um sistema de workflow eficiente permite que sua empresa faça mais com menos recursos humanos, materiais e tecnológicos.
Ou seja: você investe em uma única solução para obter retorno contínuo e de longo prazo.
3 Tipos de Workflow
Também há vários tipos de workflow que se adaptam a diferentes processos de trabalho.
Antes de prosseguir, é importante diferenciar os sistemas de workflow (WFMS) dos chamados Business Process Management (BPM) ou Gerenciamento de Processos de Negócio.
O BPM também é um software voltado ao aprimoramento do negócio, que mapeia de ponta a ponta os processos da empresa e documenta as ações e passos necessários para realizá-los da melhor forma.
O WFMS tem a mesma função, mas é muito mais focado na organização das pessoas e documentos, para garantir a ordem certa, prazos corretos e cumprimento de normas.
Ou seja: enquanto o BPM é uma solução mais ampla que aborda a gestão e otimização dos processos, o WFMS é mais específico e trata da relação dos colaboradores com as tarefas do negócio.
Ambos podem ser implementados na mesma empresa, mas agora você não corre mais o risco de confundir os termos.
Já podemos partir para os principais tipos de workflow.
Ad hoc Workflow
Ad hoc é uma expressão em latim que significa “para esta finalidade”, utilizada para caracterizar algo que é voltado a um fim específico.
Logo, o workflow do tipo ad hoc é aquele criado especialmente para um processo dinâmico, no qual vários participantes precisam executar procedimentos individuais.
Por exemplo, um processo de desenvolvimento de software inclui inúmeras etapas, passando por desenvolvedores, analistas de teste, engenheiros, web designers, etc.
Cada um dos profissionais tem uma tarefa específica que depende do trabalho da equipe como um todo.
Nesse caso, o fluxo de trabalho precisa ser ajustado conforme o projeto, alterando as regras e procedimentos continuamente.
Por isso, o ad hoc workflow é indicado, com sua flexibilidade e facilidade de adaptação aos processos do negócio.
Workflow de Produção
O workflow de produção precisa ser bastante robusto, pois deve processar uma grande quantidade de dados e controlar várias regras e procedimentos de negócio.
Geralmente, é aplicado em grandes corporações e envolve vários ambientes e instâncias diferentes em sua tecnologia.
Processos críticos como o controle de pedidos de compra e venda são organizados por esse tipo de workflow, que deve ser muito preciso.
Sua regras são bem definidas e há necessidade de auditoria, principalmente quando se trata do departamento financeiro.
Um dos grandes desafios para implementar o workflow de produção é o fato de que as empresas costumam se organizar por funções, e não por processos.
Isso dificulta o mapeamento dos procedimentos em uma cadeia contínua, que é a ideia central do fluxo de trabalho.
Workflow Administrativo
Já o workflow administrativo é bem menos flexível, pois é orientado às rotinas do financeiro, gestão, RH, logística, auditoria, etc.
Como os processos são mais rígidos e não apresentam grande volume ou variação, é muito mais fácil construir uma ferramenta para organizar o fluxo de trabalho.
Nesse tipo, as regras e procedimentos são predefinidos e normalmente já incluem formulários, contratos, relatórios e outros documentos oficiais.
São atividades consideradas pouco estruturadas e repetitivas, além de muito previsíveis, que exigem regras simples de coordenação.
Assim, os trâmites burocráticos podem ser automatizados, poupando esforços da equipe administrativa.
O sistema também inclui ferramentas que controlam prazos e apresentam vários tipos de notificações e alarmes.
Desse modo, é possível gerenciar envios, respostas e status de mensagens e documentos.
Com um workflow personalizado, ninguém mais perde tempo com tarefas manuais e enfadonhas como preencher formulários e enviar documentos.
Exemplificando objetos e ferramentas com Workflow
Agora que você já conhece os benefícios e tipos de workflow, vale a pena entender melhor como funciona essa tecnologia.
Uma das versões mais sofisticadas do sistema é o workflow orientado a objetos (object oriented).
Em programação, o objeto é a combinação de um dado e código no mesmo elemento.
Alguns exemplos de linguagens de programação orientadas a objetos são o C++, Python, Java e C#.
No workflow, esses objetos são tratados como conjuntos de atributos e instruções de como esses atributos devem ser processados, armazenados, recuperados e visualizados pelo usuário.
Não se preocupe em entender a fundo esses conceitos de programação.
Apenas tenha em mente que os objetos são a unidade do sistema de workflow e permitem a criação de funções, padrões e regras complexas.
Nesse tipo de programa, os objetos têm comportamentos diferentes e interagem entre si, dando origem a métodos, procedimentos e rotinas.
A vantagem dessa lógica para o workflow é a facilidade em controlar processos, tanto para quem desenvolve quanto para quem usa o programa.
E tudo o que nós queremos é um software que coloque o fluxo de trabalho nas nossas mãos, certo?
Para isso, o sistema de workflow orientado a objetos precisa ter algumas características essenciais.
Abaixo, estão as principais.
Integridade
A integridade referencial é uma característica dos sistemas de workflow que aumenta sua confiabilidade.
Essa integridade diz respeito à garantia de que as informações herdadas de outros procedimentos sejam fiéis à sua fonte original.
Assim, qualquer definição descendente será idêntica às informações de referência.
Herança
O conceito de herança na programação orientada a objetivos significa a possibilidade de criar novos procedimentos com base nos existentes.
Basicamente, as regras e propriedades podem ser herdadas para o novo parâmetro.
Esse direito de herança diminui drasticamente a chance de erro na criação e definição de novo objetos.
Bibliotecas procedurais
As bibliotecas procedurais são como grandes coleções de procedimentos.
É como se você tivesse um catálogo com várias funções e ações, e pudesse escolher como combiná-las para criar procedimentos ideais para seu workflow.
Desse modo, qualquer modificação que um procedimento sofra na biblioteca irá impactar todos os procedimentos que dependem dele.
Percebe como todas as funções estão interligadas na programação do workflow?
É isso que garante o funcionamento correto do sistema e seu desempenho na organização de tarefas e processos.
Encapsulamento
O encapsulamento é uma propriedade obrigatória do software, que permite a combinação de múltiplos procedimentos em uma única representação procedural.
A função básica do encapsulamento é impedir o acesso direto ao estado do objeto, disponibilizando externamente os métodos para acessar e alterar esses estados.
Para você entender melhor, vamos usar um exemplo do dia a dia.
Você não precisa conhecer os detalhes dos chips e circuitos de um smartphone para usá-lo, certo?
É por isso que a carcaça do aparelho encapsula esses detalhes e apresenta apenas uma interface amigável e de fácil compreensão.
Assim, você só precisa interagir com a tela e saberá exatamente como configurar o sistema sem a necessidade de acessar códigos ou conhecer seu hardware.
Com o sistema de workflow, a lógica é a mesma, graças ao encapsulamento que separa aspectos internos e externos.
Procedimentos Compostos
Os procedimentos compostos são ferramentas do software de workflow que permitem a criação de processos alinhados.
Em outras palavras, é uma função que viabiliza a criação de procedimentos integrados uns aos outros.
Assim, é possível organizar as atividades com as conexões certas, garantindo a interdependência dentro do sistema de workflow.
Ambiente gráfico baseado em ícones
Por fim, o ambiente gráfico baseado em ícones é o responsável pela usabilidade do sistema de workflow.
Desse modo, os desenvolvedores podem usar ícones intuitivos para criar as aplicações que automatizam o fluxo de trabalho.
Nesse sentido, cada ícone representa um elemento como tarefa, usuário, procedimento, rotina ou função.
Assim, basta manipular esses elementos para criar regras e padrões ideais para a organização do workflow.
Do mesmo modo, uma interface gráfica amigável é o segredo para a implementação bem-sucedida do sistema de workflow.
Certamente, você já ouviu falar do conceito de experiência do usuário, o famoso UX (User Experience).
Infelizmente, a fama dos softwares corporativos é de sistemas complicados, cansativos e difíceis de usar.
Mas isso já está mudando: há uma tendência global de combinar os sistemas empresariais a uma experiência do usuário positiva.
O Conselho de Tecnologia da Forbes publicou um artigo sugestivo em 2018 sobre essa mudança.
“O software precisa ser intuitivo para quem usa, independentemente do quão complicado seja o problema que ele resolve”, diz o especialista em UX e CEO da Blink, Sean Nolan.
Para que a usabilidade deixe de ser um problema no sistema de workflow, é preciso adotar os novos conceitos de aprimoramento.
Uma das iniciativas é oferecer a possibilidade de personalização da interface, para que cada usuário configure da maneira que preferir.
Outra melhoria possível é fazer com que o software dialogue mais com o usuário, emitindo notificações e convites ao invés de apenas responder aos comandos.
Além disso, um objetivo central da inteligência em UX é reduzir o número de cliques necessários para completar processos e tarefas.
Com essas medidas, seu sistema de workflow pode aumentar a produtividade, engajar os colaboradores e reduzir os custos com treinamento.
Prova disso é um case da Deloitte Consulting, publicado em 2012 no The Wall Street Journal, que mostra 300% de aumento na produtividade de uma empresa que aplicou os princípios de UX ao seu ERP.
O cliente ainda conseguiu reduzir em 55% o tempo de treinamento e aumentou em 21% as atividades de upsell e cross-sell na sua área de vendas.
Por isso, vale a pena se preocupar com a experiência do usuário na hora de desenvolver sua solução de workflow.
Conclusão
Depois dessa pequena aula de workflow, você já pode escolher o sistema ideal para gerir seu fluxo de trabalho.
Um software como esse não apenas organiza e automatiza os processos, mas também muda o comportamento das pessoas.
Pode ter certeza de que seus colaboradores ficarão mais produtivos, organizados e motivados com uma solução inteligente de workflow.
Você vai ver: quando as ações são bem encadeadas e planejadas, sem gargalos e vácuos de responsabilidade, tudo se torna mais fácil.
Gostou de conhecer essa tecnologia e esse método?
Então, mesmo que você adote imediatamente um software específico, pode começar a traçar linhas de processos que sigam essa lógica.
Agora me conte: como você gerencia processos hoje e como pretende utilizar o conceito do workflow para melhorar sua gestão?
Vamos usar os comentários para conversar melhor sobre o assunto.
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