Um sistema integrado talvez seja exatamente o que você precisa neste momento.
Para tanto, basta que tenha preocupações relacionadas à gestão, a estratégias e seus resultados.
E se você aprecia o suporte da tecnologia, mais ainda.
Inclusive, essa é uma solução essencial para empresas de todos os tamanhos e nichos de mercado.
Sei bem do que estou falando e, por isso, vou explicar em detalhes.
Afinal, independentemente do porte do negócio, sempre existe a necessidade de gerenciar múltiplos colaboradores, equipes, tarefas e processos.
Como você deve imaginar, isso se torna um enorme desafio quando a tarefa depende exclusivamente de mãos humanas.
Somos suscetíveis a erros e ainda temos que lidar com várias outras atividades, incluindo aquelas não relacionadas com o trabalho.
Cansativo e até perigoso, não é?
A boa notícia é que os robôs podem fazer isso por você.
Sim, é disso que se trata um sistema integrado.
Por meio de softwares de gestão, podemos automatizar boa parte das etapas do cotidiano de uma empresa.
Isso, é claro, minimiza as falhas, economiza recursos e otimiza o tempo de pessoas que poderão realizar outras ações simultaneamente.
Então, se você quer revolucionar a sua rotina, continue a leitura.
Neste artigo, vou revelar o que é, quais são as vantagens e as melhores plataformas de sistema integrado.
Vamos em frente?
O que é um sistema integrado?
Um sistema integrado (em inglês system integration) é uma combinação de diferentes funções que trabalham juntas para realizar múltiplas atividades. Em outras palavras, uma solução tecnológica que reúne diferentes subsistemas e componentes que se comunicam em um único grande e complexo sistema.
Para facilitar a compreensão, vou usar um exemplo muito comum nas organizações hoje em dia.
Imagine que a sua empresa possua um programa de CRM muito utilizado pela equipe de vendas.
Por outro lado, há também uma ferramenta de e-mail marketing comumente aplicada pelo time de marketing.
Ora, é mais do que natural que você as queira integradas, não é mesmo?
Afinal, serão recolhidas informações relevantes e complementares por ambos os sistemas.
De modo que devem estar disponíveis o tempo todo para ambos os setores.
Agora, imagine o quanto isso pode ser útil ao aliar também áreas como suporte, logística, financeiro, RH, administrativo, atendimento, operações, análise de dados ou qualquer outra que seja estratégica para o negócio.
Imaginou? Potencial gigante, não é mesmo?
O objetivo de um sistema integrado é fazer com que diferentes aplicações dialoguem entre si.
Também busca reunir informações acessíveis a todos os colaboradores da empresa em um único local.
Assim, é possível filtrar, monitorar, compreender, avaliar e tomar decisões certeiras em qualquer segmento.
Tem tudo a ver com gestão, portanto.
Esse tipo de atividade também beneficia a produtividade, acelera processos e até mesmo ajuda a economizar recursos valiosos para a empresa.
Imagine quanto tempo poderia ser perdido em uma situação na qual o RH solicita uma informação ao financeiro, por exemplo.
Caso os dados estejam agregados ou o processo de requisição automatizado, isso provavelmente levará poucos minutos – talvez segundos.
É por isso que os sistemas integrados ganham cada dia mais força no meio corporativo, repercutindo até na saúde financeira da empresa.
Sistema Integrado x ERP: Qual a diferença?
É muito comum que as pessoas confundam o sistema integrado com ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais).
Embora sejam soluções com características e funcionalidades semelhantes (ou até mesmo idênticas), apresentam algumas diferenças.
Um sistema integrado é a reunião de diferentes softwares que se inter-relacionam.
Ou seja, ele alinha as funcionalidades de sistemas individuais.
Por exemplo, ao utilizar uma ferramenta de comunicação para facilitar o envio de arquivos compactados por meio de outro aplicativo.
Em termos mais simples, trata da conexão entre elementos distintos, mas que juntos fazem parte de um fluxo de operações.
Já um ERP é um recurso mais específico, que concentra todas as atividades em apenas um programa.
Por exemplo, informações sobre os clientes.
Além de dados básicos, como nome, endereço e e-mail, pense em um sistema único no qual qualquer profissional da empresa tem os dados sobre as interações com conteúdos digitais, landing pages, histórico de transações, reclamações, atendimentos…
É no ERP que tais referências são inseridas e atualizadas em tempo real, estando ao alcance das equipes a qualquer instante.
Isso permite que cada um dos gestores e colaboradores tomem decisões melhores.
O que ocorre, por exemplo, quando um profissional da equipe de suporte sabe que determinado cliente tem grande engajamento com a empresa, mas prestou três queixas no último mês.
Assim, ele pode realizar uma medida específica, como oferecer um brinde ou atendê-lo de maneira diferenciada para manter sua lealdade.
Ou seja, um ERP é um sistema de gestão integrada, mas o sistema integrado não é, necessariamente, um ERP.
Vantagens de um sistema integrado
São muitas as vantagens adquiridas ao implementar um sistema integrado na empresa.
Elas são percebidas de maneira imediata e a longo prazo.
A seguir, vamos conhecer as principais.
Comunicação entre os setores
Foi Bill Gates quem disse que “como os seres humanos, uma companhia precisa de um mecanismo de comunicação interna, um sistema nervoso que coordene suas ações”.
E é difícil discordar de suas palavras.
Quando há problemas com o diálogo entre pessoas e equipes, os problemas começam a surgir.
Atrasos, retrabalho, falhas em processos, brigas, estresse…
Você sabe exatamente onde tudo isso leva, não é mesmo?
Um sistema integrado permite que não apenas a conversação seja facilitada, mas também outras ações, como compartilhamento de arquivos, marcação de reuniões e envio de relatórios.
Maior produtividade
Imagine que, para ter acesso a um determinado arquivo, você precise que ele seja enviado por alguém de outro setor.
Então, em alguns minutos, ele é entregue por meio de um pendrive.
Até aí, tudo bem.
Agora, pense nessa mesma ação realizada dez vezes em um único dia por cada profissional dentro da empresa.
Não dá, não é?
Um sistema integrado é responsável por aumentar a produtividade porque permite que tarefas manuais sejam realizadas em segundos.
Assim, os colaboradores ganham tempo para realizar outras tarefas com muito mais agilidade e eficiência.
Monitoramento mais eficiente
Todo mundo sabe que um bom administrador precisa manter os olhos abertos a todos os processos que envolvem os setores da empresa.
É justamente assim que podemos encontrar brechas, soluções e falhas que fazem toda a diferença na estrutura organizacional.
No entanto, você certamente terá sérios problemas se tentar encontrar tantos obstáculos e saídas apenas observando.
Essa ação é simplificada ao utilizar um sistema integrado, já que permite automatizar a criação de relatórios que traduzem as atividades da empresa.
Em outras palavras, o monitoramento de pessoas e equipes e o mapeamento de processos torna-se frequente.
Assim, a análise dos dados recolhidos nos leva a conclusões que poderiam nunca existir sem o auxílio do software.
Custos reduzidos
A somatória das diversas vantagens de um sistema integrado tem impacto direto nos cofres da empresa.
Afinal, com maior produtividade, comunicação facilitada e monitoramento constante, a tendência é que os indicadores de desempenho subam.
Como consequência, há a economia em boa parte dos setores, além de ganhos em questões de desempenho, velocidade e satisfação do cliente.
Ou seja, um sistema integrado é responsável por dar um boost em variadas ações, que geram como resultado final o desenvolvimento do negócio como um todo.
Custos de um sistema integrado
Agora que você observou as inúmeras vantagens adquiridas com um sistema integrado, provavelmente está se perguntando quanto custa essa solução.
Bom, a verdade é que como quase todos os softwares, você encontrará diferentes soluções, valores, planos, funcionalidades e modelos de negócio.
Existem desde opções gratuitas (mas extremamente limitadas) a sistemas integrados que alcançam o preço de R$ 5 mil mensais, por exemplo.
No entanto, há algumas variáveis que você deve considerar para descobrir a melhor proporção entre o que você precisa e um custo que caiba no seu bolso.
Vamos descobrir quais são elas agora mesmo.
Implementação
Um sistema integrado dificilmente será implementado de uma hora para outra.
Afinal, é possível que a sua empresa conte com centenas de computadores e nem sempre os colaboradores terão o conhecimento tecnológico para realizar a instalação.
Por isso, vale a pena considerar se a empresa fornecedora pode ou não facilitar essa ação.
E, em caso positivo, qual será o custo.
Modelo
Os sistemas integrados podem apresentar diferentes modelos de negócio.
Pagamento único (ou licença vitalícia) e assinatura são os mais comuns.
No segundo caso, geralmente vemos o formato de SaaS, na qual o pagamento é realizado mensalmente.
Além disso, normalmente, há diferentes planos para os quais são permitidos upgrades e downgrades.
Isso certamente influenciará diretamente nos gastos que a empresa terá.
Portanto, é recomendada a reflexão aprofundada sobre o tema e qual será o seu impacto financeiro na organização.
Treinamento
Depois que o sistema for totalmente implantado na sua empresa, isso não significa que ele está pronto para ser utilizado no cotidiano das equipes.
As pessoas precisam de um tempo para se adaptar.
É a mesma situação quando você compra um celular de um sistema com o qual não está acostumado.
Para acelerar esse processo, alguns fornecedores oferecem treinamento online ou presencial.
Assim, é uma boa ideia investir em um deles, já que o tempo dos colaboradores é um dos ativos mais valiosos de um negócio.
Manutenção e suporte
Um serviço de sistema integrado também precisa manter-se funcionando.
Em casos de problemas e erros, devem ser solucionados de modo rápido para não comprometer os processos a ele conectados.
Há empresas que prestam esse tipo de utilidade, principalmente no setor de software como um serviço.
No entanto, é possível que tenham interferência direta no valor pago pelo produto ou na mensalidade.
Customização
Boa parte dos softwares integrados oferecem opções de personalização.
Ou seja, podem ser adaptados às necessidades de cada empresa.
Entretanto, isso também tem efeito direto no preço.
Normalmente, quanto maior a customização, mais caro é o plano.
Custo por usuário
As empresas de gestão integrada também oferecem diferentes valores, dependendo do número de usuários que serão cadastrados no sistema.
Por isso, essa é mais uma variável que deve ser avaliada.
Certifique-se de contratar um plano que atenda aos profissionais e não sobressaia ao necessário.
Updates
Por fim, precisamos falar sobre as atualizações.
Para evitar que o sistema se torne obsoleto, elas são realizadas com determinada frequência.
Nesse caso, existem opções que realizam os updates automáticos, o que pode gerar custos recorrentes adicionais.
6 melhores softwares de sistema integrado
“Então, como eu posso escolher o meu software de sistema integrado?”, você deve estar se perguntando.
A verdade é que eu não posso apontar uma solução direta para o seu negócio.
Você terá que considerar todas as variáveis oferecidas e decidir qual delas cobre tudo que você necessita.
Mesmo assim, temos algumas ferramentas líderes no mercado.
Abaixo, veja quais são elas.
1. SAP
A SAP é uma das líderes mundiais em softwares corporativos.
Entre os principais recursos de seu sistema integrado, temos a eliminação dos silos de comunicação e a automação de processos centrais.
2. TOTVS
Empresa brasileira líder em gestão empresarial na América Latina, a TOTVS tem mais de 30 mil clientes em sua cartilha.
Seu sistema é famoso pela possibilidade de personalização, controle de todas as atividades de backoffice e estimativa de ROI calculada automaticamente.
3. Oracle
Entre os muitos produtos oferecidos pela Oracle, um dos mais conhecidos é o seu sistema integrado.
Aqui, temos um bom exemplo do uso do cloud computing para alinhar planejamento, cadeia de suprimentos, manufatura, capital humano, vendas, marketing e outras áreas.
4. Microsoft Dynamics
Outra opção interessante é o Microsoft Dynamics, alternativa que conta com uma cartilha de clientes que incluem LEGO, HP e Tesla.
Com um design intuitivo e facilidade de aprendizado, essa solução visa estimular a tomada de decisões inteligente para corporações.
5. ContaAzul
Normalmente associada a pequenas empresas, a ContaAzul possibilita a integração de boa parte dos softwares necessários para lojas virtuais e físicas.
As funcionalidades incluem emissão de notas fiscais, boletos, controle financeiro, fluxo de caixa, vendas, marketing, composição de relatórios e muito mais.
6. Superlógica
Mais uma opção muito popular é a Superlógica.
Nesse caso, a especialidade são os empreendimentos com pagamentos recorrentes, como condomínios, imobiliárias, escolas e outros serviços de assinatura.
Se esse é o seu caso, vale a pena conferir as soluções oferecidas pelo programa.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu o que é um sistema integrado.
Mas não foi só isso.
Também observou quais são suas principais vantagens e benefícios, o que justifica seu uso por boa parte das empresas nacionais e internacionais.
Também descobriu que, apesar de muito semelhantes, há diferenças entre um sistema integrado e um ERP.
Por fim, viu o que considerar ao comprar o seu sistema integrado e quais são os melhores disponíveis no mercado.
Espero que tenha informações suficientes para sua decisão, mas deixe seu comentário abaixo caso ainda reste dúvidas.
E se tiver outras dicas e sugestões, será um prazer conhecer todas elas.
Como um sistema integrado ajuda a sua empresa?
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