Como Escrever Bem, Mais Rápido e com Mais Eficiência em Apenas 7 Dias

Eu detesto ter que dizer isso, mas vou dizer mesmo assim.

Velocidade e qualidade raramente andam juntas.

Escrever bem e produzir conteúdo excelente, tanto em abordagem quanto em qualidade, toma tempo.

Para nós, especialistas em marketing, muita coisa depende da nossa habilidade para escrever textos incríveis em tempo recorde.

Como define o CEO da Salesforce: “A velocidade é a nova moeda dos negócios.”

Quanto mais rápido você escreve conteúdo, mais rapidamente você consegue direcionar leads através de seus funis de marketing, gerar popularidade para a sua marca e aperfeiçoar cada um dos pilares do seu negócio.

Já vimos que os mecanismos de busca preferem conteúdo longo e abrangente.

De fato, o número de palavras médio de um resultado que aparece na primeira página do Google é 1.890 palavras.

Você deve ter como objetivo aprender como escrever bem e com eficiência.

E isso não é impossível.

Eu usei algumas técnicas para aprender a escrever bem e com mais velocidade ao longo dos anos.

Nesse artigo, vou te como escrever melhor e mais rápido.

Veja os resultados que você pode esperar ao aplicar essas técnicas para escrever:

1. Publicar conteúdo com mais qualidade mais frequentemente.
2. Escrever mais rápido sem comprometer a qualidade.
3. Assumir trabalhos maiores e terminar de escrever com tempo de sobra.

Com essas dicas para escrever bem, você vai reduzir em pelo menos uma hora o tempo necessário para escrever cada artigo.

Veja como aprender a escrever bem!

1. Compartimentalize o processo de escrever para evitar mudanças de contexto

Você sabe qual é o inimigo nº 1 da sua produtividade?

Sua habilidade multitarefas.

Pessoas que fazem várias tarefas ao mesmo tempo têm uma queda de 40% em sua produtividade, levam 50% mais tempo para concluir uma tarefa, e cometem até 50% mais erros.

O mesmo se aplica ao processo de escrever.

Você pode cair nesse buraco de três formas diferentes:

1. Fazendo duas coisas ao mesmo tempo. Por exemplo: escrever enquanto assiste TV.
2. Passando para outra atividade imediatamente após concluir uma primeira, com demandas diferentes.
3. Passando de uma tarefa para outra sem concluir a primeira. Por exemplo: editando o texto enquanto escreve.

Toda vez que você faz essa mudança, seu cérebro tem que queimar muitas calorias para se reajustar.

Qual é o resultado dessas mudanças de contexto?

Elas te deixam estressado, cansado, e prolongam uma tarefa que do contrário seria concluída em menos tempo.

Eu te desafio a reservar algum tempo para cuidar de cada tarefa incluída no processo de escrever.

Aqui estão algumas tarefas em que você pode se concentrar:

Vamos ver isso com mais detalhes.

1º passo: Crie um plano editorial

Ter um plano editorial é importante para escrever bem.

Ele garante que todo o seu conteúdo seja ligado a um objetivo maior, para que você possa cumprir as metas do seu negócio.

Aqui está um exemplo do HubSpot:

Idealmente, você deve ter uma lista de assuntos organizados por prioridade.

Criar um bom título toma tempo. Eu recomendo que você crie um título atraente para cada tema durante esse processo, em vez de deixar isso para a hora de escrever.

Você pode também acelerar seu processo de brainstorming, usando uma ferramenta como o Blog Topic Generator do Blogspot.

É só inserir alguns temas gerais e clicar em “Give Me Blog Topics.”

A ferramenta vai te dar algumas boas ideias. Algumas podem estar escritas de uma forma estranha, e você terá que reescrever um pouco.

2º passo: Junte seus dados

O objetivo da pesquisa é criar uma estrutura básica para garantir que você escreva um artigo cheio de substância.

Quanto mais completa for sua pesquisa, melhor.

Quanto mais você focar em dados, melhor.

Mas há um detalhe.

Coletar dados de qualidade pode levar bastante tempo.

Você precisa não só encontrar a fonte primária deles, mas também verificar se essas fontes são autênticas e de confiança.

Uma solução fácil?

Criar um swipe file de estatísticas.

Eu gosto muito de swipe files. Eles permitem que você reuna tudo de que precisa em um lugar só, para não perder tempo procurando informações.

Veja como você pode selecionar dados para o seu swipe file.

Observe regularmente sites com autoridade no seu nicho

É bem provável que alguém já tenha coletado os dados de que você precisa.

É aqui que entram os blogs confiáveis do seu segmento.

Para começar, artigos confiáveis geralmente se baseiam em dados. Isso significa que você pode encontrar estatísticas relevantes ao procurar conteúdos similares ao seu.

Você pode também encontrar estatísticas selecionadas que são relevantes ao seu segmento.

Aqui está uma fórmula simples para a pesquisa: [nicho] + estatísticas + [ano].

Veja só os resultados que eu obtive ao pesquisar “content marketing statistics 2017 ”:

Clique em um dos resultados e você vai ver vários dados:

Configure Alertas do Google

Por que não fazer dos Alertas do Google seu assistente de pesquisa para escrever melhor?

Vá à sua conta e crie um alerta para dados relevantes.

Se você não for específico com os termos de busca, sua caixa de entrada vai ficar lotada de dados irrelevantes.

Veja como evitar que isso aconteça:

• Coloque seus termos de busca entre aspas. Se você criar um alerta para marketing de conteúdo em vez de “marketing de conteúdo”, vai receber um alerta toda vez que as palavras “conteúdo” e “marketing” aparecerem. Não é isso que você quer.
• Refine sua busca em torno de fontes específicas que você sabe que merecem confiança. Por exemplo: “Content marketing” + “estatísticas do HubSpot”,  OU “Content marketing” + “nova pesquisa de Harvard.”
• Selecione a opção para receber dados semanalmente em vez de diariamente.

Pesquise em publicações online

Aqui está um detalhe importante sobre blogs do segmento.

Eles são uma excelente fonte de dados, mas são usados por todo mundo.

É mais provável que você encontre informações exclusivas em publicações online, como revistas e catálogos (e não só blogs).

E também é fácil encontrar publicações online.

Vá a Issuu.com e insira sua palavra-chave.

Você vai encontrar muitas publicações gratuitas, especialmente revistas, relacionadas ao seu termo de pesquisa.

Use bases de dados de pesquisa

Não existe fonte de pesquisa melhor para quem escreve do que bases de dados dedicadas a agrupar informações.

Qualquer que seja o tipo de material de suporte que você está procurando – infográficos, estudos científicos ou apresentações, existe uma base de dados que atende às suas necessidades.

Aqui estão alguns exemplos:

3ºpasso: Crie uma estrutura básica para seu artigo

Isso é bem simples.

Quando você sabe sobre o que vai escrever, as palavras surgem mais facilmente do que quando você tenta pensar em ideias durante o processo de escrever.

Uma boa estrutura básica te dá uma visão completa de como seu artigo vai ficar.

Seu objetivo é ser o mais abrangente possível. O processo de pesquisa é a chave para garantir que você vai ter o máximo de detalhes possível na hora de escrever.

Dessa forma, você vai poder trabalhar em cada seção sem ter que desviar sua atenção do processo de escrever.

Nada de alternar entre 10 abas do navegador para buscar dados de referência. Você vai minimizar as distrações para escrever melhor, e isso vai te poupar muito tempo.

Viu como isso é detalhado? Essa deve ser a sua meta.

4º passo: Faça um rascunho do seu artigo

Você já ouviu a expressão “escrever bem é sempre reescrever”?

Ela sugere que o objetivo de fazer um rascunho é colocar as palavras no papel, e que a perfeição vem com o processo de edição.

Eu concordo, mas acho também que você deve se esforçar para escrever um bom rascunho inicialmente.

Assim, seu rascunho não vai ficar tão distante do ideal para um artigo, e editá-lo não vai exigir uma revisão completa.

Isso seria contraprodutivo.

Dito isso, aqui estão algumas dicas para escrever rascunhos de qualidade rapidamente:

• Use frases curtas.
• Use tópicos e listas numeradas.
• “Ligue os pontos” de forma lógica para o leitor.
• Use frases iniciais que expressam a ideia principal de um parágrafo.
• Use frases de transição.

5º passo. Edite seu artigo

“Escreva primeiro, edite depois.”

Essa regra antiga parece simples demais, mas funciona.

Quando você edita ao mesmo tempo que escreve, está simplesmente criando resistência ao fluxo de escrever. Escrever e reescrever constantemente elimina a diversão do processo de escrever.

Além disso, escrever e editar requerem habilidades diferentes.

E também roteiros mentais diferentes.

Vou explicar.

A história que você conta a você mesmo na hora de escrever é diferente da história que você conta na hora de editar.

Escrever é deixar que as palavras saiam de você. Editar é principalmente eliminar palavras desnecessárias.

Escrever exige ritmo. Editar exige disciplina.

Entendeu a diferença?

Eu recomendo também editar o texto em uma tela pequena.

Por quê?

Quando você tem linhas horizontais longas para ler, tende a pular algumas palavras. E como resultado, você pode deixar de ver erros.

Um conteúdo mais estreito significa que seu olhar não tem muito espaço com que se distrair.

Assim, você identifica erros de forma mais rápida e eficiente.

Dica profissional:

Organize sua semana de trabalho reservando dias específicos para cada uma dessas tarefas;

Exemplo: você pode decidir escrever estruturas básicas às segundas-feiras, pesquisar todos os seus artigos às terças e escrever às quartas.

Você acha isso entediante?

Não é. Você ainda pode fazer outras tarefas naqueles dias.

Isso é simplesmente uma forma de organizar seus dias para que sua semana seja mais produtiva.

2. Documente os procedimentos usados para completar cada tarefa no processo de escrever

Sistemas são um assunto sério.

Escrever é uma tarefa criativa, e por isso é útil contrabalançar isso com um processo padronizado.

Imagine ter que lembrar todas as regras para escrever títulos toda vez que você tiver que criar um.

Frustrante, não é?

É por isso que eu adoro documentar meus procedimentos. Isso:

• Elimina as incertezas do processo.
• Permite que você se concentre em cumprir uma tarefa, em vez de pensar em como fazer isso.
• Permite que você complete a tarefa com mais qualidade.

Veja como você pode fazer isso.

1º passo: Escreva uma lista com todas as tarefas necessárias para escrever um artigo do início ao fim.

Isso pode incluir escrever um título, pesquisar palavras-chave, criar uma estrutura básica, escrever um rascunho e editar o texto.

2º passo: Em um documento separado, escreva o processo passo a passo necessário para completar cada tarefa.

Aqui está um exemplo:

3. Crie uma declaração de missão para o seu artigo

Uma das minhas dicas para escrever bem é saber qual é o objetivo final do seu artigo antes de começar a escrever.

Que transformação você quer que seus leitores vivam?

Que informações você deseja que eles guardem?

Começar a escrever com seu objetivo em mente é importante por várias razões.

• Você pode fazer engenharia reversa de seu artigo para levar seus leitores àquele grande objetivo.
• Será muito mais fácil pensar em ações práticas para dar substância ao seu post.
• Isso evita que você introduza novas informações que talvez não sejam úteis considerando o objetivo final.

A declaração de missão não é uma coisa que deve dar muito trabalho.

Você pode criá-la simplesmente examinando seu tema e decidindo o que você quer que seus leitores aprendam.

Nesse post, por exemplo, eu quero que você saia daqui com dicas para escrever melhor e em menos tempo.

Essa é a minha declaração de missão.

A partir dela, eu sei que cada frase que eu devo escrever deve te mostrar como escrever melhor e mais rapidamente.

4. Maximize seu fluxo

Você já fez alguma tarefa específica com tanta concentração que perdeu a noção do tempo?

Esse estado de concentração mental é conhecido como fluxo.

E é assim que fazemos nossos melhores trabalhos.

Como você pode entrar no estado de fluxo?

Bem, a maioria das pessoas não chega a esse estado intencionalmente.

Ele simplesmente acontece.

Mas há algumas coisas que você pode fazer para te ajudar a chegar lá.

• Elimine todas as distrações. Isso significa sair das mídias sociais, colocar seu celular no mudo, sair de ambientes barulhentos, e tudo o mais que vai te ajudar a se concentrar.
• Evite fazer comentários negativos a si mesmo. Dizer a si mesmo que você não consegue fazer alguma coisa é a melhor receita para o fracasso. Ao invés disso, você deve praticar fazer comentários positivos e se afastar de qualquer coisa que crie fricção.
• Dedique-se à tarefa para sentir que você tem controle sobre o resultado. Eu sempre recomendo se informar sobre os recursos necessários para atingir um objetivo antes de assumir um compromisso com ele. Assim, quando você assumir o compromisso, já vai saber que é possível chegar àquele objetivo. Quanto tempo você geralmente leva para escrever um artigo?
• Vá para onde as ideias fluírem. Você não precisa começar a escrever um artigo do começo. Se tiver vontade de escrever a conclusão primeiro, vá em frente! De fato, criar a conclusão primeiro vai te dar um sentimento de conquista.
• Pratique se concentrar em uma tarefa só por um período longo. O estado de concentração que leva ao fluxo exige prática.
• Saiba o que te espera a cada passo. Nada cria mais fricção do que não saber o que fazer a seguir. É por isso que criar uma estruturas básica é tão importante.

5. Escreva em intervalos programados

O tempo é um elemento fixo.

Nós não podemos influenciá-lo. Mas as tarefas que decidimos fazer dentro de um certo tempo têm um grande impacto.

Você já ouviu falar da “lei de Parkinson?”

Ela determina que “o trabalho se expande para ocupar o tempo disponível para sua execução.”

Vou explicar.

Se você se der um prazo de três semanas para completar uma tarefa, provavelmente vai precisar das três semanas para terminá-la.

Da mesma forma, se você restringir o tempo que tem para escrever um artigo a 3 horas, a probabilidade de você completá-lo naquele tempo é maior.

O truque é reservar parte do seu dia para se concentrar em escrever.

E existem outras técnicas que você pode utilizar para maximizar sua produtividade dentro daquele período de tempo.

A minha favorita é a “Técnica Pomodoro”.

Segundo a Técnica Pomodoro, você deve trabalhar em intervalos de 25 minutos, com pausas de 5 minutos entre eles. A cada quatro intervalos de 25 minutos, você faz uma pausa mais longa.

Aqui está uma explicação disso.

• Selecione uma tarefa em que se concentrar.
• Programe seu cronômetro para 25 minutos.
• Comece a escrever até que seu cronômetro apite.
• Faça uma pausa de 5 minutos a cada intervalo de 25 minutos de trabalho.
• Faça um intervalo maior cada vez que completar quatro intervalos de 25 minutos.

Esse sistema de trabalho/recompensa permite que você trabalhe mais rápido, descanse quando necessário e se concentre em sua tarefa.

Existem duas estratégias para aproveitar ao máximo as vantagens da Técnica Pomodoro.

1. Divida tarefas grandes em uma série de pequenas tarefas

Agora que você já sabe como estruturar seu tempo, por que não dividir seu trabalho de forma complementar?

Vou mostrar como.

Digamos que você tenha que escrever um artigo de 5.000 palavras.

Você fez uma estrutura com dez sub-seções, incluindo a introdução e a conclusão.

E você está planejando escrever 500 palavras em cada uma delas.

Claro, você não vai seguir esse plano à risca, porque algumas seções podem precisar de mais profundidade do que outras.

Mas pelo menos você tem um número aproximado de palavras a escrever.

Você pode ir ainda mais longe e se comprometer a completar cada sub-seção em um intervalo de 25 minutos.

Você vai ver que isso resulta em muito menos tempo para escrever um artigo.

2.  Rastreie suas atividades em uma planilha.

Se quiser continuar aumentando sua velocidade para escrever, é importante medir seu desempenho.

A Técnica Pomodoro fornece uma estrutura excelente para manter um registo de performance.

Veja como você pode organizar sua planilha:

Essa versão é básica e fácil de usar para iniciantes.

Você pode fazer uma planilha ainda mais detalhada:

• Em que horário você começou e terminou cada intervalo de 25 minutos? Isso vai te ajudar a decidir se você tem um horário ideal para escrever.
• Que ferramentas você utilizou para acelerar o processo? Você usou ferramentas de ditado, de edição ou de expansão de texto?
• Qual é a natureza do trabalho que você fez? Você criou estruturas, escreveu ou editou?
• Onde você estava? Na maioria dos casos, escritores têm um local ideal que permite que eles escrevem com mais qualidade e velocidade. Isso permite que você determine onde trabalha melhor e se beneficie disso.

6. Tenha swipe files

Eu mencionei anteriormente a ideia de ter um swipe file com os seus dados.

Mas isso não é tudo.

Você pode fazer o mesmo com outros elementos relacionados ao processo de escrever.

Veja o que eu recomendo.

1º passo: Documente as frases de transição que você usa com frequência

Existe um certo número de formas de fazer a transição de um parágrafo para outro.

Anote todas essas frases e crie um swipe file.

Aqui estão alguns exemplos de Brian Dean:

Ele se refere a isso como “Bucket Brigades,” mas o propósito é o mesmo das frases de transição: escrever melhor, de uma forma mais agradável de ler e cativante.

De fato, o tempo médio passado em uma página do Backlink é de 4 minutos. Brian atribui isso ao uso das Bucket Brigades.

Experimente!

2º passo: Colecione exemplos de artigos que você considera os melhores do seu segmento

Todo escritor precisa de um swipe file de conteúdos excelentes para se inspirar.

Talvez você leia um certo blog com frequência?

Ou admire a forma de escrever de um certo blogueiro?

Colecione alguns desses melhores posts em um local só, e leia-os antes de começar a escrever.

Isso vai estimular a sua criatividade e te dar algumas ideias.

Consumir muitas informações também é útil.

Ler muito e escrever bem andam juntos

Quanto mais conhecimento você tiver, mais fácil é colocar as palavras no papel.

7. Automatize o máximo possível

Não importa qual é a velocidade com que as palavras fluem na sua mente – você ainda precisa digitá-las, manualmente.

É aqui que entram as ferramentas de automação.

Aqui estão algumas dicas para escrever melhor e mais rápido.

Use uma ferramenta de ditado

Essa ideia é excelente, por várias razões.

Para começar, você fala mais rápido do que digita.

Segundo: editar textos ditados é difícil, e assim, isso vai te ajudar a abandonar o hábito de editar ao mesmo tempo que escreve.

Minha ferramenta favorita é a Digitação por Voz do Google. Ela tem uma precisão impressionante e é gratuita. Há também muitos comandos de voz que você pode usar para formatar e editar seus artigos.

Você pode usar também o Apple Dictation, para Mac, e o Windows Speech Recognition, para Windows.

Use uma ferramenta de expansão de texto

Uma ferramenta de expansão de texto permite que você digite algumas letras e completa o resto da palavra por você.

Você pode programar a ferramenta com atalhos de teclado personalizados para expressões que você usa com frequência.

Alguns exemplos:

• Palavras-chave específicas do seu segmento. Se seus textos focam em um segmento específico, vai haver várias palavras que aparecem muitas vezes quando você escreve.
• Frases de transição. Você pode configurar atalhos para expressões do seu swipe file.

Precisa de algumas opções?

O TextExpander, o Breevy e o TypeIt4Me são suas melhores apostas.

Use uma ferramenta de correção de ortografia e gramática

Naturalmente, isso não vai substituir seu processo de edição.

Mas você pode usar uma ferramenta de edição como o Grammarly para preceder seu processo de edição. Ela vai te ajudar a escrever bem o português, corrigindo erros gramaticais simples. E depois disso você mesmo pode fazer a edição de estilo.

Eu também recomendo bastante a Hemingway App. Além de te mostrar como escrever corretamente, a Hemingway App te ajuda com a legibilidade e o ritmo do seu artigo.

Essas duas ferramentas vão te poupar horas de edição.

Conclusão

Aprender a escrever bem é um esforço inevitável para todos nós.

Para nós, especialistas em marketing, há uma necessidade crescente de escrever conteúdos incríveis com cada vez mais frequência.

Felizmente, há uma solução simples.

Use as técnicas para escrever melhor e mais rapidamente que discuti nesse artigo.

Assim você poderá escrever bem mais rápido e sem comprometer a qualidade do seu texto.

Você vai precisar praticar bastante, mas desde que se esforce, vai aprender a escrever melhor e produzir conteúdos incríveis em tempo recorde.

Como é o seu processo de escrever? Que técnicas você usa para escrever melhor e em menos tempo?