Delegar tarefas a outras pessoas parece fácil, mas pode ser difícil na prática.
Algumas vezes parece ser mais fácil fazer algo você mesmo.
Você acredita que, pelo fato de ser um especialista em algo, você quem deva fazê-lo.
Poderia ser a escrita de uma nova landing page ou a preparação de uma proposta para um novo cliente. Seria mais rápido para você, já que conhece tudo sobre o produto.
Mas não é realmente mais rápido para você fazê-lo, porque não é um bom uso do seu tempo.
Você pode pensar que isso é uma perda de tempo treinar outra pessoa para fazer a tarefa, mas isso é exatamente o que irá te economizar tempo a longo prazo.
Delegar apenas 20 minutos de tarefas por dia pode te economizar 100 minutos por semana!
E, se você delegar tarefas você não precisa fazê-las, como administração e marketing, você pode ficar livre até 40% do seu tempo.
Imagine o que você poderia ter feito com uma hora extra e 40 minutos em cada semana.
Treinar seus funcionários delegando tarefas e responsabilidades que não são cruciais para você executar, é o que irá fazer com que sua startup cresça.
Você é uma das pessoas que precisa conduzir o navio, não fazer o trabalho braçal.
Continue lendo para aprender como delegar tarefas corretamente para sua equipe, mesmo que você pense que irá entrar em pânico ao fazer isso.
Escolha a pessoa certa
Esta é a parte mais importante de delegar responsabilidades com sucesso.
Não escolha a pessoa na sua equipe com o tempo mais valioso. Escolha a pessoa a qual irá melhor se encaixar na tarefa dada.
Pode ser tentador descarregar tarefas em alguém que precisa de algo para fazer, mas essa não é uma boa estratégia a longo prazo.
Você vai terminar gastando mais tempo ensinando essa pessoa como fazer a tarefa do que se você mesmo a fizesse.
Normalmente, isso é bom, pois a pessoa poderia aprender a maneira como você quer que faça e conseguiria repetir o resultado sem que você precise ajuda-la futuramente.
Mas se ela não for a pessoa que você quer que faça a tarefa no futuro, por que gastar todo o tempo a treinando?
Seria como treinar um funcionário para fazer algo novo em seu último dia de trabalho.
Investir tempo treinando a pessoa certa para fazer a tarefa será vantajoso a longo prazo.
Na verdade, muitos funcionários consideram treinar como uma oportunidade de permanecerem na empresa durante mais tempo.
57% dos millennials entrevistados disseram que ter programas de treinamento poderiam mantê-los na empresa por uns 5 anos ou mais.
Desenvolver a pessoa certa significa que você pode descarregar nela mais de suas tarefas no futuro, sabendo que ela as farão bem.
Isso também dá um incentivo para esses funcionários para permanecer na sua startup à medida que ela cresce.
Mas, como você identifica quem é a pessoa certa?
Isso acontece quando você realmente conhece seus funcionários. Você precisa saber em que eles já são bons, quais são seus interesses e o que eles esperam alcançar em suas carreiras no futuro.
Por exemplo, digamos que você tenha de escrever um press release mas você não tem tempo.
Claro, a resposta é “Delegue-a!”.
Mas para quem você deveria delegar essa tarefa?
Você olha para sua equipe de marketing e lembra que Katie uma vez de disse que ela tinha experiência como copywriter e queria trabalhar mais com RP.
Você só irá lembrar detalhes como esse se você tirar um tempo para conhecer sua equipe.
Isso nem sempre funciona, e nem sempre você vai encontrar alguém interessado na tarefa que você quer delegar.
Mas se você consegue alinhar as tarefas com os interesses de seus funcionários, você pode ter o benefício de reduzir o volume de trabalho em sua startup.
Funcionários engajados são 59% menos propensos a procurar por outro trabalho na concorrência.
Se você não tem ninguém na sua equipe que possa assumir uma tarefa específica, você ainda pode terceirizar com um freelancer.
Eu tenho um vídeo explicando onde encontrar os melhores freelancers. O vídeo foca no marketing, mas há muitas outras habilidades nesses sites também.
Explique porque você está delegando a tarefa
Isso é bastante importante.
Quando você está delegando uma tarefa, não dia simplesmente à pessoa, “Ei, por favor faça x, y e z para mim hoje”.
Diga à essa pessoa porque você está dando a ela essa tarefa.
Seja bastante claro ao explicar qual tarefa é, suas expectativas e o resultado desejado.
Seu funcionário está com receio em ter mais responsabilidade à primeira vista. Essa pessoa quer entregar os resultados que você espera.
Então diga claramente quais são esses resultados esperados.
Diga a essa pessoa o que ela pode esperar aprender e como isso irá ajuda-la na startup, futuramente.
Uma pesquisa recente descobriu que embora o dinheiro ainda motive muitas pessoas, não é o maior motivo.
89% dos funcionários querem um trabalho significativo e interessante.
Os funcionários também valorizam a sensação de realização e o fato de poderem equilibrar seu trabalho e vida.
Você poderia dizer, “Katie, escrevendo este press release, você conheçará melhor o Produto A, o que irá te ajudar a alcançar nosso objetivo de conseguir 100 usuários no final do trimestre.”
Agora ela sabe o quão significativo isso é para escrever o press release.
Isso também diz a ela como se enquadra no objetivo da empresa, e como ela está contribuindo para alcançar isso.
Melhor ainda, siga em frente com: “Sei que você está interessada em fazer mais trabalho de RP, então se tudo ocorrer bem, terá muito mais oportunidades como essas no futuro”.
Também, não fique tímido para dizer à Katie porque você a escolheu em primeiro lugar.
Seja transparente!
Você poderia dizer: “Katie, eu te escolhi para escrever este press release porque eu vi alguns textos que você escreveu para nosso site, e estão ótimos. Você realmente conhece nosso produto e sabe como se comunicar bem como nosso público”.
Empresas que valorizam o aprendizado são 46% mais propensas a serem líderes em seus setores.
Não fique com receio de conversar com seus funcionários sobre os planos deles para o futuro e como eles podem crescer na sua startup.
Os funcionários querem saber se há um futuro para eles na empresa.
O dinheiro pode estar apertado agora, quando você está começando. Eventualmente, haverão oportunidades para que os primeiros funcionários cresçam dentro da startup.
Identifique as pessoas as quais você deseja formar sua futura liderança. Diga a eles que você quer ajuda-los a crescer em suas carreiras.
Invista seu tempo e energia treinando eles em tarefas que você executa agora, para que eles estejam prontos para assumirem posições de liderança no futuro.
Forneça direções claras
Fornecer direções claras não é tão fácil quanto parece.
Não se trata de dizer algo como “Katie, escreva este press release”.
Trata-se de dizer precisamente como e quando você quer que a tarefa seja feita, fornecendo os recursos necessários para aquela pessoa executa-la.
De acordo com o Oracle, somente 68% dos funcionários sabem o que se espera deles.
Isso significa que cerca de 1 em 3 trabalhadores não tem ideia das suas expectativas.
Isso é loucura!
Mas acredito nisso.
Pense em alguns trabalhos antigos que você teve antes de fundar sua startup.
Aposto que você pode pensar em pelo menos algumas vezes onde você recebeu instruções pouco claras sobre como fazer algo.
Lembro uma vez quando eu comecei na Knott’s Berry Farm, quando era adolescente. Comecei trabalhando lá aos meus 15 anos de idade pelo mesmo motivo que a maioria dos adolescentes conseguem um emprego: dinheiro extra.
Meu trabalho foi nem um pouco glamouroso. Eu pegava os lixos e limpava os banheiros.
Enfim, eu me lembro de um dos primeiros dias de trabalho, recebi um balde com um monte de sprays e uns panos, e me disseram onde as vassouras e outros materiais estavam.
Então era isso e pronto!
Eu me lembro de estar confuso sobre o que deveria fazer a seguir.
Eu era bastante tímido naquela época e não quis perguntar a ninguém, então eu sorri e comecei a andar pelo local.
Eu pensei que o trabalho não poderia ser tão difícil. Eu limpo coisas. Logo, eu ando por aí procurando por sujeira, e quando encontro, eu limpo.
Nada de mais, certo?
Na verdade, era um pouco mais difícil do que era para ser. Eu não tinha um plano. Eu estava andando sem rumo, procurando por coisas para limpar.
Isso é mais comum do que você imagina no mundo corporativo também.
57% dos funcionários dizem que eles não têm uma direção clara pelo menos algumas vezes em seus trabalhos.
Acho que deveria terminar minha história…
Eu vi os banheiros de longe. Pensei que fosse um bom lugar para começar.
Entrei lá e comecei a limpar. Eu puli e limpei os espelhos, e reabasteci o sabonete e outros materiais.
Achei que estava indo bem. Mas meu supervisor me puxou de lado depois e me disse que usei o material errado para limpar os espelhos.
Eles ficaram todos embaçados e o produto que usei deixou um resíduo neles, ficando piores do que estavam.
Eu usei uma garrafa com um rótulo “limpador multiuso” em vez do “limpador de vidro”.
Ops.
Então, aprendi duas lições naquele dia.
Primeiro, os garotos de 15 anos não são os melhores limpadores.
Segundo, que eu deveria ter perguntado algumas coisas para esclarecer que materiais eu deveria usar antes de começar a fazer o trabalho.
Algumas perguntas antecipadas para esclarecer os detalhes podem te trazer bastante vantagem a longo prazo.
Neste caso, eu recebi todas as ferramentas que precisava para fazer meu trabalho, mas não as direções para usá-las, de fato.
Talvez você esteja revirando seus olhos e pensando que eu deveria ter notado o rótulo na garrafa, dizendo “limpador de vidro”.
Em minha defesa, eu não fui desligado por fazer aquele trabalho. Alguns meses depois parti para tentar trabalhar com vendas, e então eu criei meu primeiro negócio na Internet.
Quando você está delegando tarefas para seus funcionários, não apenas entregue-as a eles como meu balde com materiais de limpeza.
Tire um tempo para explicar como você faria a tarefa, para que eles possam começar de algum lugar.
40% dos funcionários que recebem treinamento ruim irão deixar o trabalho em um ano.
Explique as ferramentas que você está dando.
Poderia ser apresentando a eles a um novo app para fazer pesquisa de palavras-chave como Spyfu.
Explique como você usa Spyfu para pesquisar concorrentes e como isso é útil para o projeto que você atribuiu a ele.
Seja qual for sua situação, tire um segundo para decidir se você precisa explicar algo com mais detalhes antes de seguir em frente.
Confie neles para fazê-lo direito
Uma vez que você delegou uma tarefa, explicou porque você atribuiu a responsabilidade àquela pessoa, e forneceu direções claras, é hora de dar um passo a frente.
Se você é controlador, essa ideia provavelmente te deixará maluco.
Mas você tem que recuar e deixar que seu funcionário faça o trabalho.
Não microgerencie ou fique controlando o tempo todo o trabalho deles, perguntando como estão indo a cada minuto.
OK, isso é um exagero, mas você entendeu.
Eu arriscaria um palpite de que você também não gosta de ser microgerenciado, certo?
Ninguém gosta! Na verdade, mais da metade dos funcionários dizem que essa é a pior coisa que você poderia fazer com eles.
Você sente que não consegue recuar, pergunte-se porque você está tendo dificuldade em deixar essa tarefa.
É porque você acredita que seu funcionário não fará um bom trabalho?
Ou, porque você está com receio dele fazer tão bem quanto você faria?
Aqui vai uma notícia: o mundo tem muitas pessoas talentosas, e muitas delas são mais talentosas que você.
Parece cruel, mas é uma lição que todo líder deve aprender em algum momento.
Quando você encontra alguém que pode fazer um trabalho melhor que você, você deveria celebrar. Sua vida acabou se tornar mais fácil!
Se você não consegue confiar em seus funcionários para fazer um excelente trabalho, você precisa descobrir o que está causando e lidar com isso.
Seus funcionários podem te dizer quando você não confia neles.
Você pode imaginar andar em um ambiente de trabalho todo dia sabendo que seu chefe não confia em você para fazer um bom trabalho, mesmo que você se esforce ao máximo?
Esse ambiente não é nada produtivo e inspirador.
Os funcionários trabalham melhor quando eles sabem que você confia neles para fazer o trabalho. Melhor ainda, na verdade, eles acabam tendo menos estresse e 106% mais energia.
Ser microgerenciado pode corromper a sensação de confiança.
Mas microgerenciar não é a mesma coisa que ignorar seu funcionário até que ele tenha feito a tarefa.
Você não quer que seu funcionário pense que não pode ir até você para tirar dúvidas ou pedir algum feedback durante a execução do projeto.
No início diga ao funcionário, que ele pode te procurar se precisar de ajuda.
Deixe claro que você quer fornecer feedback e ajuda-lo ao longo do processo, não somente depois dele finalizar o produto.
O que me leva ao próximo ponto…
Reserve um tempo para feedback
Fornecer feedback regularmente é extremamente importante como um líder.
O feedback deve sempre ser parte do seu dia. Dê uma atenção especial para ajudar as pessoas às quais você recentemente delegou novas tarefas e responsabilidades.
Isso não significa apenas dizer “bom trabalho!” para algumas pessoas todo dia.
Significa tirar um tempo para apontar as áreas que precisam ser melhoradas, e fazer sugestões para melhorar essas habilidades no futuro.
Também quer dizer que deve dar críticas construtivas de uma forma gentil e respeitosa, de modo que seus funcionários possam valoriza-las.
Mas feedback não é uma via de mão única.
Não é só você que deve avaliar seus funcionários.
Seus funcionários devem ser livres para te fazer perguntas e dar sugestões também.
Millennials, as quais constituem em torno de 40% da força de trabalho total, anseiam por uma comunicação constante e aberta, muito mais que as gerações passadas.
81% deles irão preferir ter uma comunicação aberta do que os benefícios típicos de escritório, como alimentação gratuita ou planos de saúde.
Se você precisar, separe um horário em sua agenda para lembra-lo de checar com cada um dos seus funcionários, pelo menos 15 minutos por semana.
Esteja preparado para essas reuniões com anotações sobre o trabalho deles.
Não se concentre somente em itens construtivos. Certifique-se sempre de apontar os comportamentos positivos dos funcionários e os bons trabalhos quando você perceber isso também.
Os funcionários querem ouvir feedbacks negativos, mas imagine se você só ouve isso toda semana. Ninguém iria querer isso.
Destaque sempre como contribuições positivas deles e como estão ajudando a sua startup crescer.
Talvez, isso possa ser após algumas semanas do press release escrito por Katie.
Na sua conversa semanal com ela, mencione algumas boas estatísticas que você viu. Talvez o press release dela tenha te proporcionado alguma entrevista com um grande site de tecnologia ou um jornal.
Agradeça a ela pelo esforço em fazer isso acontecer.
Os bons funcionários sempre irão se orgulhar de seus trabalhos, mas é seu papel reconhecer isso e incentivar esse comportamento.
Fornecer feedback consistente mantem os funcionários engajados, produtivos e rentáveis.
Conclusão
Primeiro, delegar responsabilidades e tarefas pode parecer não valer a pena.
Você pensa no tempo necessário para explicar a tarefa a alguém e fazer acompanhamento para ter certeza de que fez bem feito.
Você até pensa em escolher alguém para a tarefa em primeiro lugar.
É fácil convencer a si mesmo que você ainda deveria fazer o trabalho.
Mas isso não é eficiente ou o que sua startup precisa agora.
Sua startup precisa que você lidere, não que faça todo trabalho pesado.
Concentre-se em se desenvolver como um líder e delegar a sua equipe ficará cada vez mais fácil à medida que você pratica.
Eventualmente, você não irá somente delegar tarefas, você irá delegar responsabilidades na forma de supervisionar os departamentos.
O funcionário que começou com tarefas de marketing de nível júnior, acabou supervisionando todo seu departamento de marketing de uns anos para cá.
70% dos funcionários com melhor desempenho irá permanecer em sua startup à medida em que você cresce e eles sejam desafiados.
Contudo, 63% dos empregadores nem mesmo disseram aos funcionários que consideram eles como futuros líderes de suas empresas.
Depende de você, como líder, desenvolver seus funcionários para os cargos que você vai precisar futuramente em sua startup.
As tarefas delegadas hoje são os resultados de amanhã!
Como você delega tarefas a sua equipe para ajuda-los a crescer com sua empresa?
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